Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, quận Hải Châu không chỉ bảo đảm thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời, minh bạch mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của chính quyền.
 |
| Việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông minh, đổi mới công tác văn thư, lưu trữ của quận Hải Châu đã phát huy giá trị tài liệu, nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý. TRONG ẢNH: Chị Nguyễn Thị Việt Hà, chuyên viên phòng Nội vụ quận Hải Châu sử dụng phần mềm đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ trực tuyến. |
Hằng năm, 12 phòng chuyên môn, 6 đơn vị sự nghiệp và UBND 13 phường thuộc quận Hải Châu đều tự đánh giá kết quả công tác văn thư, lưu trữ của mình. Trước đây, công tác này được thực hiện bằng phương pháp thủ công trên giấy nên gặp nhiều khó khăn.
“Với cách làm thủ công, chúng tôi không chỉ tốn nhiều thời gian mà đôi khi còn xảy ra nhiều sai sót, không khớp số liệu thống kê cũng như mâu thuẫn giữa các nội dung tiêu chí đánh giá”, chị Nguyễn Ngọc Lan Anh, chuyên viên Phòng Tài nguyên-Môi trường quận Hải Châu cho biết,
Phụ trách công tác tổng hợp, chị Nguyễn Thị Việt Hà, chuyên viên Phòng Nội vụ quận Hải Châu chia sẻ, việc đối chiếu, thẩm định và cho điểm kết quả công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị tốn rất nhiều thời gian do tìm kiếm hồ sơ, văn bản chứng minh kết quả đánh giá của từng nội dung tiêu chí.
Bên cạnh đó, Đoàn kiểm tra của quận thường sử dụng bảng thống kê để cập nhật điểm thẩm định kết quả đánh giá của tất cả các đơn vị nên số lượng bảng tính và tập tin nhiều dẫn đến việc đối chiếu với điểm tự đánh giá của từng đơn vị gặp nhiều khó khăn, dễ nhầm lẫn, sai sót.
Đặc biệt, công tác tổng hợp điểm thẩm định tốn rất nhiều thời gian để phân loại, xác định những ưu điểm, nhược điểm trong từng nội dung tiêu chí thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.
Để tăng cường sự chỉ đạo của chính quyền trong công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của Trung ương và thành phố, Chủ tịch UBND quận Hải Châu Lê Anh chỉ đạo nâng cao trách nhiệm của thủ trưởng các đơn vị và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.
Trên cơ sở đó, Phòng Nội vụ quận Hải Châu xây dựng phần mềm đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ trực tuyến áp dụng cho tất cả đơn vị trực thuộc UBND quận để khắc phục những vướng mắc nêu trên.
Giải pháp này triển khai thực hiện trên địa bàn quận vào tháng 2-2017 và được UBND quận Hải Châu công nhận sáng kiến kinh nghiệm loại B.
Theo Trưởng phòng Nội vụ quận Hải Châu Dương Văn Vân, phần mềm cho phép người làm công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị thu thập thông tin, tổng hợp số liệu theo từng nội dung tiêu chí đánh giá.
Sau khi lãnh đạo đơn vị xác nhận kết quả tự đánh giá, cho điểm, hệ thống sẽ tự động khóa chức năng tự đánh giá, cho điểm công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị này. Trên cơ sở này, Phòng Nội vụ tiến hành kiểm tra, thẩm định số liệu và lập báo cáo thống kê.
Chị Nguyễn Thị Việt Hà cho biết, phần mềm đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ trực tuyến đáp ứng các yêu cầu với chế độ bảo mật cao để chống lại sự xâm nhập bất hợp pháp từ bên ngoài; đồng thời hỗ trợ tối ưu cho Phòng Nội vụ trong việc tổng hợp điểm, phân loại chính xác kết quả công tác văn thư, lưu trữ theo từng nhóm đánh giá (nhóm các phòng chuyên môn, nhóm các đơn vị sự nghiệp và nhóm UBND các phường).
Chị Nguyễn Ngọc Lan Anh khẳng định, từ ngày có phần mềm đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ trực tuyến đã giúp tiết kiệm thời gian thu thập thông tin và tra tìm hồ sơ, văn bản, tài liệu chứng minh cho từng nội dung tiêu chí khi tự đánh giá; tiết kiệm lớn chi phí photo các biểu mẫu của bộ tiêu chí đánh giá. Bên cạnh đó, phần mềm được xây dựng trên môi trường mạng trực tuyến nên linh động cho đơn vị thực hiện mọi lúc, mọi nơi.
Không chỉ thuận lợi khi thực hiện, phần mềm đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ trực tuyến còn thể hiện hiệu quả tích cực trong quản lý. Ông Dương Văn Vân đánh giá, nhờ có file hồ sơ, văn bản, tài liệu được đính kèm minh chứng từng nội dung tiêu chí đánh giá nên tiết kiệm nhiều về thời gian, tránh sai sót, nhầm lẫn trong việc thẩm định của Đoàn kiểm tra của quận.
Không những vậy, phần mềm còn tạo mối liên hệ, trao đổi thông tin thuận lợi giữa Phòng Nội vụ với các đơn vị thuộc đối tượng đánh giá trong quá trình thực hiện tự đánh giá, thẩm định công tác văn thư, lưu trữ hằng năm và tạo lập cơ sở dữ liệu kết quả đánh giá công tác văn thư, lưu trữ theo từng năm để làm cơ sở đánh giá toàn diện tất cả các đơn vị cũng như giúp cho UBND quận, Chủ tịch UBND quận đánh giá sự phát triển về công tác văn thư, lưu trữ của từng đơn vị qua mỗi giai đoạn.
Có thể nói, việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông minh, đổi mới công tác văn thư, lưu trữ của quận Hải Châu đã phát huy giá trị tài liệu, sẵn sàng cho lưu trữ điện tử; từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý, đóng góp tích cực phát triển kinh tế-xã hội của quận trung tâm thành phố.
Bài và ảnh: NAM BÌNH
