Cuối năm hoặc đầu năm mới, cả nước rầm rộ với hàng loạt hội nghị tổng kết nhiệm vụ công tác toàn quốc, triệu tập đại biểu mời từ mọi miền đất nước, tranh thủ mời lãnh đạo Đảng và Nhà nước đến dự, tốn kém đủ thứ chi phí, bản thân người tham dự và người điều hành nhiều khi cũng mệt mỏi với nhiều nghi thức hội họp. Trong khi đó, nội dung hội nghị dường như chỉ gói gọn qua một vài báo cáo và ý kiến phát biểu, chắc chắn không thể phản ánh hết những tâm tư, nguyện vọng, nội dung công việc đã làm và cần phải làm trong thời gian đến. Hơn nữa, hội nghị toàn quốc lâu nay gần như trở thành thủ tục bất thành văn nhằm “trả lễ”, thi đua, phát thưởng… chứ không hẳn vì mục tiêu quan trọng nhất là hiệu quả công việc.
Cách thức tổ chức hội nghị tổng kết phổ biến như hiện nay là một tiền lệ bất cập, mang tính hình thức, không giúp ích gì nhiều cho quá trình cải cách hành chính cũng như nâng cao hiệu quả, năng suất, chất lượng công việc. Thay cho cách làm lãng phí và tốn kém đó, nên chăng cần phải thay đổi theo hướng:
Kết thúc năm hoạt động, mỗi bộ phận, đơn vị cấp dưới cần có báo cáo đánh giá cụ thể những việc đã làm được, chưa làm được, phân tích nguyên nhân, đưa ra giải pháp, kiến nghị đề xuất cho năm tiếp theo. Nội dung báo cáo cần được chuẩn hóa cả về hình thức lẫn nội dung theo mẫu hướng dẫn; tránh viết dài, lan man, không tập trung vào những điểm chính. Đơn vị cấp trên có nhiệm vụ quan trọng là chỉ dẫn những nội dung công việc cần phải báo cáo trong năm, đưa ra những định hướng, chỉ tiêu phấn đấu cho năm mới, gợi ý những giải pháp để cấp dưới thảo luận, góp ý trước khi ban hành văn bản chỉ đạo chính thức.
Tốt nhất là nên thực hiện quy trình “tin học hóa” hoạt động báo cáo tổng kết cuối năm, chuẩn hóa nội dung báo cáo, trao đổi và tập trung dữ liệu báo cáo giữa cấp trên và cấp dưới thông qua hệ thống mạng để làm căn cứ tổng hợp, đánh giá tình hình một cách nhanh gọn, có chất lượng. Phải biến hoạt động tổng kết trở thành cơ chế dân chủ hóa thật sự, đó là quá trình trao đổi và xử lý thông tin hai chiều. Một mặt cấp dưới phản ánh trung thực hoạt động về cấp trên, mặt khác cấp trên thông báo tổng quan tình hình và định hướng những nội dung hành động cho cấp dưới, bảo đảm cả hai cấp đều nắm chắc được thông tin, có căn cứ chính xác để đánh giá và hoạch định mục tiêu kế hoạch công việc trong thời gian đến.
Bước quan trọng tiếp theo là cấp trên có thông báo chính thức đến cấp dưới về những nội dung quan trọng nhất trong đánh giá hoạt động tổng kết, phân tích những mặt được và chưa được, rút ra những bài học kinh nghiệm, đề ra mục tiêu và giải pháp cho năm tới. Trong đó, cần nêu rõ chính kiến của cấp trên đối với những yêu cầu, đề xuất của cấp dưới, nêu rõ lộ trình thời gian giải quyết những kiến nghị, tạo ra niềm tin và động lực để cấp dưới phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ. Nội dung chỉ đạo chính thức cần được công khai rộng rãi đến nội bộ tập thể cán bộ, nhân viên, kể cả cung cấp thông tin ra bên ngoài nội bộ khi cần thiết, nhằm tạo ra sự đồng thuận, hợp tác, phát triển. Việc gặp gỡ cuối năm để tổng kết đánh giá tình hình là nhu cầu cần thiết nhưng tránh rình rang, xa rời chủ đề công việc và không nhất thiết phải mỗi năm một lần.
Những công đoạn tổng kết nói trên hoàn toàn không xa lạ đối với mọi tổ chức, không những cần thiết trên phạm vi toàn quốc mà cả trong phạm vi nội bộ một ngành, địa phương. Tuy nhiên, để đổi mới nội dung tổng kết sao cho đi vào hiệu quả thực chất, đòi hỏi phải mạnh dạn thay đổi, kiên quyết từ bỏ lề lối cũ, trước hết phải bắt đầu từ những người lãnh đạo chịu trách nhiệm cao nhất trong từng đơn vị, bộ phận của mình.
TÂM DÂN
