Đối với Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng (PC Đà Nẵng), việc quản lý hồ sơ, giấy tờ đối với hàng ngàn công trình điện, thiết bị và hồ sơ của khách hàng... rất quan trọng trong công tác quản lý, điều hành.
Công việc này đòi hỏi nguồn nhân lực lớn và chi phí khá tốn kém. Khắc phục tình trạng này, nhiều năm qua, PC Đà Nẵng đã đẩy nhanh việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào quản lý, điều hành công việc và đã đem lại hiệu quả cao, nâng cao chất lượng dịch vụ đối với khách hàng.
 |
| Mô hình trên mạng thông tin về một trạm biến áp ở Điện lực Sơn Trà. |
PC Đà Nẵng đã đầu tư cơ sở hạ tầng CNTT đủ mạnh từ việc thiết lập hệ thống mạng nội bộ (LAN) tại tất cả các đơn vị. Cùng với đó, hệ thống WAN cũng đã được kết nối đến các phòng, ban trong công ty và Tổng Công ty Điện lực miền Trung (CPC) bằng cáp quang với tốc độ lên đến 1Gbps.
Bên cạnh việc thiết lập hệ thống mạng, PC Đà Nẵng còn chú trọng đầu tư hệ thống máy chủ, hệ thống lưu trữ dữ liệu, hệ thống bảo vệ (tường lửa) với hơn 500 máy tính cá nhân cùng các phần mềm ứng dụng CNTT như: Hệ thống quản lý khách hàng CMIS 2.0, hệ thống quản lý tài chính vật tư FMIS/MMIS và hệ thống quản lý nhân sự HMR...
Song song với việc đầu tư cơ sở hạ tầng CNTT, PC Đà Nẵng cũng quan tâm nâng cao trình độ kiến thức CNTT cho cán bộ, công nhân viên. Hằng năm, PC Đà Nẵng đã tổ chức nhiều lớp bồi dưỡng, tập huấn kiến thức tin học văn phòng, hướng dẫn chuyên sâu việc sử dụng các ứng dụng phục vụ sản xuất kinh doanh, quản lý điều hành, đồng thời thường xuyên kiểm tra kiến thức tin học bằng hình thức trắc nghiệm qua trang thông tin điện tử của công ty.
Nhờ đó, đến nay, PC Đà Nẵng đã cơ bản hoàn thành việc xây dựng “Văn phòng không giấy” phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý kỹ thuật, sản xuất kinh doanh. Để khai thác tối đa hiệu suất của hệ thống CNTT, PC Đà Nẵng đã trang bị máy tính xách tay cho các đối tượng từ cấp phó đơn vị thuộc công ty trở lên. Đây là công cụ giúp đội ngũ cán bộ khai thác dữ liệu trực tuyến trên chương trình, xử lý công văn cũng như cập nhật thông tin, tài liệu khi tham gia các cuộc họp.
Với việc làm này, thời gian qua, tất cả các cuộc họp của PC Đà Nẵng, tài liệu được gửi đến người nhận qua hệ thống mạng nội bộ, thay vì phải in ấn và cấp phát tốn kém như trước đây. “Văn phòng không giấy” dần phát huy hiệu quả trong việc giảm thời gian xử lý công việc, tăng năng suất lao động, giảm áp lực việc phân loại và lưu trữ văn bản giấy, giảm nhân công gửi nhận công văn.
Đặc biệt, lãnh đạo công ty có thể chỉ đạo, điều hành đến các đơn vị tức thời mà không phụ thuộc vào thời gian và không gian, chất lượng dịch vụ được khách hàng đánh giá cao.
PC Đà Nẵng tiếp tục nghiên cứu tính pháp lý, xây dựng phương án, triển khai chữ ký số đối với một số danh mục văn bản nội bộ, tạo bước đột phá trong công tác quản lý điều hành, lãnh đạo công ty có thể xử lý thông tin, chỉ đạo từ xa bằng các văn bản chính thức dù đang đi công tác ở xa. Chữ ký số sẽ mở ra một hướng đi mới trong công tác cải cách hành chính để xây dựng một “Văn phòng không giấy” năng động, hiệu quả mà PC Đà Nẵng đang hướng đến.
Bài và ảnh: Đức Thịnh
