Việc xử lý văn bản trong nội bộ cơ quan được thực hiện hoàn toàn trên một website điều hành và quản lý văn bản http:// www.vpkg.tttt.danang.gov.vn. Chương trình phần mềm ứng dụng bằng tiếng Việt, với trình độ tin học căn bản ai cũng có thể sử dụng. Mỗi năm cơ quan tiết kiệm được 70 triệu đồng, chưa tính khoảng thời gian tiết kiệm được do không phải cử người đem văn bản giấy từ phòng này đến phòng khác. Đây là những lợi ích của mô hình văn phòng không giấy (VPKG) đang được áp dụng tại Sở Thông tin và Truyền thông (TT&TT).
Sử dụng chữ ký số
 | |
|
VPKG mang lại nhiều tiện ích, tiết kiệm được cả tiền và thời gian. |
Chương trình cũng báo số lượng văn bản chuyển cho các phòng chức năng chỉ xem để biết nhưng chưa mở để xem. Việc lấy ý kiến các phòng chuyên môn để xây dựng văn bản của Sở cũng áp dụng quy trình này. Thông thường đối với văn bản giấy trước khi ban hành phải có chữ ký nháy của Chánh Văn phòng xác nhận đã thẩm định văn bản.
Tại Sở TT&TT áp dụng chữ ký điện tử (bằng mật mã) và chỉ có lãnh đạo Sở mới biết mật mã chữ ký điện tử của Chánh Văn phòng để kiểm tra dự thảo văn bản đó đã được Chánh Văn phòng xem và ký. Tuy nhiên, chữ ký điện tử chỉ có giá trị áp dụng trong nội bộ. Văn bản gửi ra ngoài Sở vẫn phải in ra giấy, lãnh đạo Sở ký bằng bút mực và đóng dấu.
Chương trình xử lý và điều hành văn bản cũng được Sở TT&TT áp dụng gửi giấy mời họp trong nội bộ cơ quan. Chương trình Quản lý và điều hành văn bản được tích hợp các chức năng xử lý hồ sơ hành chính “một cửa” cung cấp 9 dịch vụ hành chính công. Việc này tạo điều kiện cho cán bộ, công chức chỉ đăng nhập một phần mềm để xử lý hồ sơ và trao đổi công việc.
Thông tin hồ sơ từ tổ “một cửa” chuyển đến phòng chức năng được nhập vào phần mềm cùng dự thảo kết quả xử lý gắn vào hồ sơ trình lãnh đạo duyệt. Lãnh đạo Sở phê duyệt hồ sơ trực tiếp trên chương trình phần mềm và chuyển lại cho phòng chuyên môn yêu cầu ban hành kết quả, chuyển lại tổ “một cửa” trả kết quả cho tổ chức, công dân.
Lãnh đạo cũng làm việc với VPKG
Sử dụng chương trình Quản lý và điều hành văn bản, lãnh đạo Sở TT&TT dù đi công tác bất cứ nơi đâu miễn là có mạng Internet là vẫn có VPKG bên mình. Việc nắm tình hình, chỉ đạo, điều hành, quản lý cơ quan không hề gián đoạn. Ông Quốc cho biết: VPKG rất dễ sử dụng, không đòi hỏi cao về trình độ tin học của cán bộ, công chức.
Điều quan trọng nhất là lãnh đạo cơ quan phải luôn luôn sử dụng chương trình Quản lý và điều hành văn bản thì VPKG mới hoạt động trơn tru, giảm được họp hành, rút ngắn thời gian xử lý văn bản cũng như giải quyết hồ sơ hành chính của tổ chức, công dân.
VPKG yêu cầu phải làm lịch công tác hằng tuần của cơ quan Sở, các phòng chuyên môn và lịch làm việc của tất cả cán bộ, công chức được công khai trên website Quản lý và điều hành văn bản. Đây là điều kiện để lãnh đạo triển khai, phân công công tác thuận lợi qua VPKG.
Bài và ảnh: HOÀNG ANH
