Sử dụng email trong giao dịch hành chính đã được nêu rõ trong Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 3-12-2008 của Thủ tướng Chính phủ “Về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan Nhà nước”. Tiện ích mang lại không chỉ là tiết kiệm thời gian mà còn giúp hạn chế những kinh phí phát sinh trong việc in ấn, vận chuyển văn bản giấy. Tuy nhiên hiện nay, việc sử dụng email trong các cơ quan hành chính Nhà nước vẫn chưa được tận dụng một cách tối đa.
 | |
|
Sử dụng email trong giao dịch hành chính sẽ giúp tiết kiệm thời gian, ngân sách, nâng cao hiệu quả công việc. |
Anh Bùi Phước Sơn, Bí thư Đoàn Dân chính Đảng kể: “Trước đây, mỗi khi có văn bản cần xin ý kiến cấp trên, Đoàn Dân chính Đảng cũng đã gửi email qua hòm thư điện tử của người cần nhận. Thế nhưng một tuần sau, khi hỏi lại thì mới biết email chưa hề được mở ra, trong khi đó công việc cần giải quyết thì đã làm xong”.
Trên thực tế, nhiều cán bộ, công chức vẫn quen với cách đọc văn bản giấy thông thường và thậm chí không thích đọc văn bản điện tử. Do vậy, họ chờ những văn bản giấy gửi đến chứ không quan tâm đến chuyện sử dụng email. Ngoài ra, việc lo ngại về tính bảo mật, tính pháp lý của thư điện tử cũng khiến cho việc giao dịch hành chính bằng email chưa được ứng dụng triệt để. Hiện nay, các cơ quan hành chính trên địa bàn thành phố Đà Nẵng hầu như đều được trang bị mạng Internet.
Một số đơn vị đã sử dụng email để gửi các báo cáo thường kỳ về hoạt động trong tháng, quý và chỉ dừng lại ở những báo cáo thông thường, không đòi hỏi tính pháp lý hoặc phải lưu trữ. Tuy nhiên, nhiều trường hợp, cùng với văn bản điện tử gửi bằng email vẫn phải có một văn bản giấy kèm theo con dấu, chữ ký chứng thực của đơn vị có trách nhiệm.
Vì theo những quy định của Nhà nước về văn thư, lưu trữ thì buộc phải có xác nhận bằng con dấu, chữ ký thì văn bản mới có hiệu lực pháp lý. Việc sử dụng chữ ký điện tử chưa thông dụng, trong khi đó, nếu quét con dấu và chữ ký bằng máy scan thì vẫn không được thừa nhận. Và như vậy, văn bản gửi bằng email không có giá trị về mặt pháp lý. Nếu có gửi văn bản qua email thì văn bản này vẫn được gửi bằng cách giao nhận thông thường, nghĩa là vẫn có văn bản giấy được xác nhận bằng con dấu đỏ, chữ ký tay và thông qua người trực tiếp mang đến nơi giao nhận. Như thế, báo cáo gửi bằng email sẽ là thừa vì đã có văn bản giấy gửi kèm.
Anh Đỗ Nguyên Ngọc, Phó Văn phòng UBND quận Thanh Khê cho biết: “Trước đây, việc sử dụng email để gửi văn bản trong cơ quan đã được thực hiện nhưng hiện giờ thì rất ít. Nguyên nhân chủ yếu vẫn là tính pháp lý của văn bản điện tử. Một văn bản được ban hành phải thể hiện được nơi soạn thảo, cơ quan tham mưu và điều này chủ yếu qua con dấu, chữ ký.
Nhưng văn bản điện tử chưa được thừa nhận thì muốn xét duyệt vẫn phải cần văn bản bằng giấy in với chữ ký và con dấu thông thường”. Một số cán bộ hành chính cho rằng, các loại văn bản giao dịch giữa những cơ quan hành chính trên địa bàn quận hoặc thành phố, nếu người gửi chịu khó mất chút ít thời gian đưa đến nơi gửi thì chỉ tốn khoảng 15, 20 phút, vì vậy, không nhất thiết phải dùng email.
Nếu như cách nghĩ này thì tiện ích về mặt thời gian của email đã không được tính đến một cách thấu đáo. Và cũng chính vì thế, nhiều loại văn bản thông thường như: thư mời, công văn, báo cáo các cấp, những thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo… vẫn được chuyển bằng cách thông thường chứ không tận dụng triệt để ưu thế của email.
Vậy làm sao để việc sử dụng email trong giao dịch hành chính được tận dụng một cách triệt để? Vấn đề đầu tiên vẫn là cơ sở hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin, tức là một hệ thống mạng nội bộ, mạng Internet thông suốt và đồng bộ trong các cơ quan hành chính. Tiếp đến là nhận thức của cán bộ, công chức đối với việc sử dụng email như là một nghiệp vụ hành chính thông thường.
Cùng với đó là việc nâng cao kiến thức, kỹ năng sử dụng vi tính, từng bước hình thành thói quen sử dụng email trong giao dịch hành chính đối với cán bộ, công chức. Riêng bộ phận văn phòng của các cơ quan hành chính cần sử dụng thường xuyên một hộp thư điện tử cố định để giao dịch và công bố địa chỉ này đến tất cả các đơn vị có liên quan theo như Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ là “Công khai danh mục địa chỉ thư điện tử chính thức của từng đơn vị trực thuộc và cán bộ, công chức, viên chức có thẩm quyền trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan”.
Mỗi đơn vị cần xác định rõ: chỉ những tài liệu nào cần lưu bản gốc với dấu đỏ thì mới sử dụng văn bản giấy, còn những văn bản thông thường không cần lưu trữ thì gửi qua email, chẳng hạn như giấy mời, báo cáo thường kỳ, thông báo kết luận... Nếu thực hiện một cách hiệu quả thì sử dụng email trong giao dịch hành chính sẽ giúp tiết kiệm thời gian, ngân sách, giảm bớt các loại văn bản giấy tờ, giảm áp lực về lưu trữ thông tin không cần thiết, tận dụng triệt để tiện ích của công nghệ thông tin trong việc phục vụ cho công tác quản lý hành chính của cơ quan Nhà nước hiện nay.
Bài và ảnh: Mỹ Hạnh
