Việc trang bị máy tính kết nối mạng Internet trong cơ quan hành chính Nhà nước đã rất phổ biến. Sử dụng hộp thư điện tử - email không còn xa lạ với cán bộ, công chức (CBCC). Việc sử dụng hệ thống email trong hoạt động của cơ quan Nhà nước theo tinh thần Chỉ thị 34/2008/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ bước đầu đã mang lại nhiều thuận lợi trong công tác điều hành, quản lý. Thế nhưng việc sử dụng email phục vụ cho công tác vẫn còn nhiều trở ngại. Vừa click chuột gửi văn bản điện tử nhưng vẫn phải song song sử dụng đường thư bưu điện, hoặc nhân công để chuyển văn bản giấy.
Click chuột cho nhanh...
 | |
|
Quận Hải Châu công khai các địa chỉ email của lãnh đạo và trưởng, phó phòng, ban trên Cổng thông tin của quận. |
Văn phòng UBND quận Thanh Khê cấp hộp thư điện tử cho 10 phường để gửi lịch làm việc của lãnh đạo và giấy mời họp giao ban hằng tháng, sử dụng hộp thư điện tử của quận để trả lời những thắc mắc của công dân. Anh Đỗ Nguyên Ngọc, Phó Chánh Văn phòng UBND quận cho biết: Sử dụng email là giải pháp giúp cán bộ, công chức xây dựng tinh thần, thói quen tác nghiệp khoa học, chính xác, giảm thời gian, công sức và chi phí hành chính, tạo thuận lợi trong thống kê, tổng hợp, báo cáo.
Nhiều cán bộ lãnh đạo công nhận rằng: Khi đi công tác xa, thông qua email vẫn có thể điều hành công việc tại cơ quan bằng cách gửi mail cho chuyên viên nhắc nhở thực hiện công việc, hạn chế tình trạng tồn đọng công việc, nhất là hồ sơ hành chính của người dân, doanh nghiệp. Đây còn là giải pháp tăng cường cải cách hành chính, giúp công tác điều hành tác nghiệp nhanh chóng, chính xác, hiệu quả, khoa học, là tiền đề để xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý hành chính Nhà nước an toàn, tiết kiệm.
... nhưng phải gửi văn bản giấy
Theo đánh giá của Bộ Thông tin-Truyền thông cho thấy tỷ lệ CBCC trong cả nước sử dụng thường xuyên hệ thống email trong công việc còn hạn chế. Nhiều cán bộ lãnh đạo chưa gương mẫu đi đầu trong việc sử dụng email trong công tác quản lý, điều hành công tác của đơn vị. Nhiều cơ quan Nhà nước chưa ban hành quy chế về sử dụng hệ thống thư điện tử phù hợp với yêu cầu mới về tăng cường sử dụng thư điện tử theo Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ.
Chính vì chưa có quy định phân biệt loại văn bản nào được chuyển qua đường email làm cho CBCC lúng túng. Việc trao đổi thông tin, lấy ý kiến để xây dựng văn bản mới chỉ là quy định bất thành văn trong phạm vi nhỏ hẹp của một số cơ quan, đơn vị. Cán bộ văn phòng của nhiều quận cho biết: Hiện nay vẫn gửi báo cáo theo đường email để phục vụ công tác tổng hợp kịp thời.
Mặt khác, vẫn phải gửi văn bản giấy có chữ ký lãnh đạo, đóng dấu đỏ mới có giá trị pháp lý. Việc này vẫn gây tốn kém kinh phí và nhân lực. Bộ phận văn thư lưu trữ phải vào sổ công văn đến, đi ghi rõ ngày và lấy đó làm căn cứ chấm điểm thi đua.
Có những văn bản sao lục do thành phố chuyển tới, cán bộ văn phòng phải xử lý đóng dấu sao lại rồi phô-tô thành nhiều bản mới chuyển cho lãnh đạo và các phòng ban. Trong khi chỉ cần scan và gửi email cho các bộ phận có liên quan là thuận tiện và nhanh chóng. Tất cả đều do chưa có quy chế sử dụng email và quy định các loại văn bản được chuyển qua đường email.
Bài và ảnh: HOÀNG ANH
