Từ hơn một năm nay, sau khi hoàn thành việc đầu tư hệ thống Văn phòng điện tử NET, việc điều hành, tổ chức sản xuất và quản lý của Công ty CP Xây dựng công trình 545 (Cienco 5) đã mang lại hiệu quả cao. Các chi phí văn phòng giảm tới trên 80% so với trước, nhưng quan trọng hơn là tính chính xác và mức độ hoàn thành công việc, cũng như việc đánh giá hiệu quả công việc của từng bộ phận, từng cá nhân rất nhanh chóng và chính xác. Đây là đơn vị đầu tiên của thành phố và là một trong số ít doanh nghiệp trong nước sử dụng hệ thống này để quản lý doanh nghiệp.
 |
| Hoạt động của phòng kế toán nhìn qua camera. |
Công ty đã đầu tư trên 600 triệu đồng để mua phần mềm, máy chủ và trang bị cho 21 cán bộ chủ chốt mỗi người một máy Ipad 3G. Với sự tiện lợi của hệ thống này, các cuộc họp giao ban, họp điều hành công việc... đã được xóa bỏ, thay vào đó là việc điều hành thông qua hệ thống mạng. Phần mềm này cho phép những cán bộ lãnh đạo dù ở bất cứ đâu, bất cứ thời điểm nào đều có thể điều hành được. Những chỉ thị, mệnh lệnh trong điều hành sản xuất được truyền tải đến từng bộ phận, cá nhân liên quan chỉ bằng một cái nhấp chuột, hoặc một cái lướt tay nhẹ trên màn hình của thiết bị. Phần mềm này còn cho phép lãnh đạo kiểm tra cấp dưới đã đọc chỉ thị chưa, đọc khi nào và triển khai ra sao thông qua báo cáo phản hồi bằng chính thiết bị cầm tay của lãnh đạo.
Đối với các bộ phận được trang bị máy Ipad 3G có thể trao đổi thông tin, xin ý kiến lãnh đạo giải quyết công việc một cách nhanh chóng mà không phải gọi điện thoại, không phải trình văn bản như trước. Nếu một đề xuất nào đó mà việc xử lý, giải quyết công việc liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận thì người lãnh đạo vừa ra chỉ thị, chỉ đạo ngay cho từng bộ phận, từng người. Bộ phận được chỉ thị có thể phối hợp với các bộ phận liên quan để thực thi công việc. Nhờ vậy, việc xử lý công việc rất nhanh và chính xác, việc quy kết trách nhiệm cũng như hiệu quả công việc của từng bộ phận cũng chính xác. Ngoài ra, các cá nhân có thể lưu giữ hồ sơ, văn bản pháp luật... liên quan đến công việc chuyên môn và hồ sơ cá nhân của mình một cách tiện lợi. Đặc biệt là việc truy cứu, tìm kiếm các văn bản liên quan đến công việc một cách nhanh chóng, vì các văn bản này đã được lưu giữ đầy đủ tại máy chủ.
Đối với các bộ phận đặc biệt quan trọng như các trạm thu phí, các phòng kế toán, kế hoạch... có thể được gắn thêm camera để giám sát việc điều hành, trực. Từ hệ thống camera này, người quản lý có thể quan sát được nhân viên và biết được họ có thực thi công việc không. Từ đó, ý thức của nhân viên đã được nâng lên, tác phong làm việc chuyên nghiệp hơn. Rất nhiều cán bộ, công việc đầu tiên của một ngày làm việc là mở máy xem và nhận chỉ thị, chỉ đạo từ lãnh đạo và kết thúc ngày làm việc bằng báo cáo qua hệ thống.
Kết quả từ đầu năm 2011 đến nay, mặc dù công ty đang thi công hơn 40 công trình trên cả nước, nhưng nhờ có hệ thống quản lý này mà mọi sự cố, mọi đề xuất của các bộ phận ở các công trường khác nhau đã được giải quyết ngay khi có sự cố. Công ty sẽ tiếp tục đầu tư thêm một số phần mềm quản lý mới và khuyến khích cán bộ, nhân viên nâng cao hơn nữa trình độ sử dụng CNTT để khai thác hiệu quả hệ thống này.
Bài và ảnh: Đức Thịnh
