Văn phòng ảo - Ý tưởng từ Voffice Đà Nẵng

Không văn phòng, không ghế dựa, dưới vai trò đại diện bán hàng tại Đà Nẵng cho Tập đoàn dầu khí Exxon Mobil, Đồng Sĩ Phụng chưa quên cách làm việc hồi đó: “Tôi làm việc với sếp và đồng nghiệp tại TP. Hồ Chí Minh, Hà Nội, hay Singapore thông qua điện thoại di động, laptop, email, fax”.

	Mô hình văn phòng ảo.

Nhà riêng của anh là “văn phòng công ty” nơi anh làm các công việc giấy tờ như báo cáo, làm hợp đồng mua bán với khách hàng, thông báo chương trình đầu tư, khuyến mãi... gọi là “home based office”. Các công ty đa quốc gia áp dụng mô hình “home based office” không thuê văn phòng, không chi phí trang thiết bị, không nhân viên hành chính tại các tỉnh. Với công việc giám đốc bán hàng khu vực, anh thật sự khó xử khi khách hàng muốn hẹn gặp trực tiếp. Mời khách đến quán café thảo luận chuyện kinh doanh thật bất tiện và không chuyên nghiệp nhưng đó là cách duy nhất mà anh có thể làm để phát triển thị trường tại miền Trung.

Mọi chuyện cứ tiếp tục vậy cho đến khi Đồng Sĩ Phụng quyết định rời Exxon Mobil, thành lập một công ty riêng của mình với tên gọi Văn phòng Việt (voffice.vn) để thực hiện ý tưởng cung cấp sản phẩm lần đầu tiên có mặt tại Việt Nam nhằm giải quyết các khó khăn về văn phòng và liên lạc cho doanh nghiệp muốn mở rộng hoạt động tại khu vực miền Trung. Mô hình sản phẩm của Voffice được gọi là “Virtual Office” - Văn phòng ảo. “Đó là ý tưởng sáng tạo rất tuyệt chúng tôi bắt gặp khi mở thêm chi nhánh hoạt động tại miền Trung” - Một khách hàng cũ của Voffice nhớ lại.

Có văn phòng tại TP. Hồ Chí Minh, nhưng Công ty Hoàn Cầu có nhiều khách hàng lớn tại miền Trung, đó là các nhà máy tại các khu công nghiệp. Việc chăm sóc khách hàng thật sự gặp khó khăn, nhất là dịch vụ sau bán hàng, bảo hành khi trụ sở chính ở xa. Nếu không có văn phòng tại Đà Nẵng, nguy cơ mất khách hàng là chắc chắn. Bài toán mở văn phòng gặp khó khăn vì chi phí quá cao so với thị trường còn non trẻ.

Chính lúc ấy họ chọn mô hình “Virtual Office”. Công ty Hoàn Cầu tuyển dụng nhân viên bán hàng và nhân viên kỹ thuật. Những việc còn lại, Hoàn Cầu sử dụng dịch vụ của Vofice. Với dịch vụ “Văn phòng ảo”, Voffice cung cấp cho Hoàn Cầu một địa chỉ văn phòng trong một cao ốc hiện đại. Tại đó có các dịch vụ cho thuê chỗ ngồi làm việc tiện nghi, phòng họp, người nhận điện thoại liên lạc, gửi và nhận bưu phẩm, cung cấp cả nhiều dịch vụ tiếp thị quảng cáo khác.

Khách hàng của Voffice đến nay đã khá đông đúc. Từ những tập đoàn lớn ở hai đầu đất nước muốn về miền Trung, đến doanh nghiệp nhỏ và vừa mới thành lập, doanh nghiệp nước ngoài. Những nhân viên làm việc tại nhà có văn phòng ảo hỗ trợ họ tổ chức cuộc họp, những cuộc gặp gỡ trực tiếp với đầy đủ hình ảnh của công ty, và các tiện nghi văn phòng cần thiết.

Từ trải nghiệm thực tế, anh Đồng Sĩ Phụng đã cố gắng thiết kế các dịch vụ ngày càng hoàn hảo, thích hợp với những đơn vị vừa muốn xây dựng hình ảnh kinh doanh chuyên nghiệp, vừa tiết kiệm chi phí văn phòng. Anh Phụng cho rằng: “Việc đầu tư văn phòng là lãng phí, nhất là doanh nghiệp mới thành lập hay đã có văn phòng tại TP. Hồ Chí Minh, Hà Nội không nhất thiết phải có văn phòng tại Đà Nẵng. Các doanh nghiệp chỉ cần đầu tư kho chứa hàng, các nhân viên bán hàng và một văn phòng ảo tại Voffice là có thể hoạt động trôi chảy”. Ngoài ra, Công ty Văn phòng Việt còn cung cấp cho khách hàng các dịch vụ trợ lý ảo, tư vấn marketing.

Với chủ trương “Doanh nhân hãy tập trung thời gian cho kinh doanh, còn Văn phòng Việt sẽ nghiên cứu và cung cấp đối tác cho doanh nghiệp”, Sản phẩm “phần mềm tra cứu đối tác kinh doanh” của Voffice giúp cho doanh nghiệp tìm được nhiều đối tác và nhà phân phối ở nước ngoài chỉ bằng vài cái kích chuột và xem thông tin bằng tiếng Việt. Hãy hình dung mọi việc sẽ đơn giản hơn nếu trước khi làm hành trình ra nước ngoài tìm đối tác, doanh nghiệp có thể tra cứu và hiểu rõ đối tác ấy chỉ bằng sử dụng “phần mềm tra cứu đối tác kinh doanh” của Voffice.

Ông Đồng Sĩ Phụng, Giám đốc Văn phòng Việt khẳng định, nếu doanh nghiệp nào sử dụng sản phẩm của Vofice, doanh nghiệp đó sẽ được quảng bá trong hệ thống của phần mềm này. Phần mềm này là nguồn bổ sung thông tin thương mại không thể thiếu được cho các tổ chức xúc tiến thương mại và các tổ chức tư vấn đầu tư ở miền Trung và cả nước.

Thiên Thanh