Khi làm việc tại công sở hoặc tổ chức hội nghị, gặp gỡ đối tác..., việc bạn xếp chỗ ngồi cho khách mời hoặc để họ tự chọn chỗ cho mình có thể ảnh hưởng rất lớn tới kết quả của buổi gặp gỡ, trao đổi. Chính vì vậy, bạn cần phải tìm hiểu ngôn ngữ của việc sắp xếp vị trí ngồi. Bạn có thể tạo ra “cảm giác đánh lừa” về quyền lực hay sự bình đẳng trong các nỗ lực tạo dựng mối quan hệ của mình thông qua cách bạn chọn chỗ ngồi cho mình và sắp xếp vị trí cho những người khác tại các cuộc họp và những sự kiện quan trọng hay cuộc gặp gỡ tiếp theo sau đó... Quyền lựa chọn và quyết định là ở bạn!
Vị trí quyền lực
 | |
|
|
Vị trí hợp tác
Giả sử A là người triệu tập cuộc họp hay buổi gặp gỡ. Vị trí thể hiện thông điệp hợp tác cao nhất chính là ngồi bên cạnh người này (B) bởi vì không có ai, vật gì ngăn cách giữa 2 người. Thông thường, những đối tượng nào đã quen biết nhau sẽ chọn vị trí này, trong các tình huống xã hội hoặc công việc. Mặc dù được chấp nhận và khuyến khích nhưng các đối tác kinh doanh hoặc những người mới gặp gỡ nhau lần đầu tiên hiếm khi chọn chỗ ngồi này. Vị trí tiếp theo thể hiện sự hợp tác chính là vị trí ngồi sao cho có góc bàn ở giữa 2 người. Thường thì người ta sẽ chọn chỗ ngồi này trong lần gặp gỡ đầu tiên hoặc trong lúc vẫn còn đang làm quen với nhau. Vị trí này được khuyến khích sử dụng tại các buổi phỏng vấn xin việc, nó tạo không khí thân mật giữa 2 người khi đối thoại với nhau nhưng đồng thời vẫn có góc bàn trong vai trò là “lá chắn” an toàn.
Trường hợp sử dụng bàn tròn
Bàn tròn là giải pháp thích hợp nếu bạn đang có ý định tổ chức cuộc họp, gặp gỡ để tìm hướng giải quyết cho một vấn đề hoặc để khuyến khích tất cả những người tham gia cùng đóng góp ý kiến, vì bản chất của bàn tròn là ngụ ý chỉ người đứng đầu hoặc cao nhất về mức độ quan trọng. Nếu bạn chủ trì một cuộc họp như thế này và có sự tham dự của một người cấp phó hoặc một khách mời đặc biệt, hãy xếp họ ngồi ở bên phải của bạn.
Các cuộc họp
Bạn có thể điều khiển hoặc kiểm soát phần đối thoại trong một cuộc họp thông qua việc sắp xếp vị trí ngồi. Xếp ghế theo một vòng tròn sẽ khuyến khích sự đóng góp ý kiến và nhận xét một cách bình đẳng giữa những người tham dự. Trong khi đó, kiểu vòng cung, hình móng ngựa hoặc dạng chữ "T" sẽ xác định và nhấn mạnh vai trò của những người ngồi vị trí trung tâm. Sắp xếp chỗ ngồi theo kiểu rạp hát hoặc ngồi cạnh nhau theo từng hàng là một cách để người tham dự hiểu rằng họ đến để lắng nghe là chủ yếu.
Bàn tiệc và khách mời
Nếu bạn tổ chức một buổi tiệc trưa hoặc tiệc tối và có sự tham gia của khách mời quan trọng, người đó phải được xếp ngồi bên phải của bạn. Nếu bạn mời hai hoặc nhiều hơn các khách mời quan trọng, thứ tự sẽ là: người có cấp bậc cao thứ hai sẽ ngồi bên trái của bạn, người thứ ba sẽ ngồi bên phải của người quan trọng nhất và sau đó đến người thứ tư. Lưu ý về cấp bậc hoặc chức vụ của khách mời. Trong môi trường công việc, thứ bậc chứ không phải giới tính sẽ quyết định các vị trí chỗ ngồi cho các buổi tiệc trưa và tối.
Trường hợp dự đoán sẽ có tranh luận
Nếu bạn chủ trì một cuộc họp của một nhóm những người tham dự mà bạn tiên liệu trước sẽ có hai hoặc ba người trong số họ có ý kiến phản đối lại những nội dung mà bạn đưa ra thảo luận, có một cách để làm dịu bớt tình huống này đó là xếp cho tất cả những người này ngồi cùng một phía của bàn họp nhưng cách nhau một vài chỗ. Cách sắp xếp này sẽ giúp tránh để xảy ra sự giao tiếp bằng mắt giữa họ với nhau, một yếu tố kích thích xảy ra các cuộc tranh cãi không đúng mục đích thay vì các cuộc trao đổi thẳng thắn về một chủ đề nào đó.
NHẬT LÊ (Theo worketiquette)
