Trong thời đại của công nghệ thông tin, việc sử dụng email đã trở nên rất phổ biến và thông dụng. Không kể đến các hình thức trao đổi thông tin bằng văn bản, công văn giữa các cơ quan, thì hiếm khi bạn nhận được một lá thư viết tay, mà thay vào đó là rất nhiều tin nhắn email mỗi ngày. Tuy vậy, không phải ai cũng nhận biết được tầm quan trọng của việc sử dụng email đúng cách. Nếu cơ quan hoặc nơi bạn công tác có giao dịch với đối tác bằng hình thức này, hãy lưu ý đến những quy tắc dưới đây để có thể sử dụng phương tiện giao tiếp này một cách hiệu quả nhất.
 | |
|
|
2- Nên gửi những thông điệp ngắn gọn và đề cập thẳng vào vấn đề. Bạn nên làm rõ ý định hoặc mục đích của mình ngay từ đầu, sau đó giải thích thêm nếu cần thiết. Nếu bạn gửi một email quá dài, thông thường người nhận sẽ không giải quyết ngay những yêu cầu của bạn, thay vào đó sẽ để chúng sang một bên và thậm chí quên không hồi âm cho bạn.
3- Hồi âm đúng hạn. Việc này còn tùy thuộc vào tính chất công việc của bạn và mức độ cấp thiết của nội dung đề cập trong email. Do vậy, bạn cần phải lưu ý kiểm tra hộp thư thường xuyên để tránh người gửi phải chờ hồi âm của bạn quá lâu.
4- Lưu ý giọng điệu của bạn. Không giống như đối thoại trực tiếp hay nói chuyện qua điện thoại, người nhận email của bạn sẽ không thể nắm bắt được cao độ, cường độ trong giọng nói của bạn, sự giao tiếp bằng mắt, hay các ngôn ngữ cử chỉ. Do đó, bạn phải hết sức cẩn thận trong cách sử dụng ngôn từ. Những từ ngữ có ý nghĩa châm biếm hay chế nhạo hết sức nguy hiểm. Nếu những nội dung bạn viết được diễn giải không đúng ý định của bạn, có thể bạn sẽ gặp rắc rối. Bạn nên để ý xem đối tượng nhận email là ai, mức độ thân mật của bạn với họ đến đâu để điều chỉnh cách viết cho phù hợp.
5- Đừng dùng email để chỉ trích người khác. E-mail là một phương tiện tuyệt vời để khen ngợi hay tán dương ai đó, do đó sẽ không phù hợp nếu bạn dùng email để chỉ trích người khác. Những cuộc đối thoại nhằm góp ý phê bình nên được trao đổi trực tiếp hoặc qua điện thoại. Nhất là đừng bao giờ chỉ trích một người thứ 3 qua email. Email bạn gửi đi sẽ được lưu lại trong hộp mail của người nhận bao lâu cũng được và dễ dàng chuyển tiếp cho nhiều người khác. Và nếu bất cẩn, có thể bạn sẽ tạo ra những mâu thuẫn hoặc hiểu nhầm phiền phức.
6- Đừng gửi email/hồi âm khi bạn đang tức giận. Khi bạn cảm thấy giận dữ hoặc bực tức ai đó, việc viết tất cả vào email sẽ dễ dàng hơn khi đối mặt với họ, nhưng cũng chính vì vậy mà mức độ nguy hiểm của email cũng cao hơn, nhất là khi bạn nóng vội gửi đi sau khi viết xong. Có thể những tin nhắn email như thế sẽ phá hỏng mối quan hệ của bạn. Tuy nhiên nếu việc đó khiến bạn cảm thấy dễ chịu hơn, hãy viết ra sau đó xóa chúng đi. Một khi bạn bình tĩnh trở lại, bạn sẽ cảm thấy nhẹ nhõm hơn mà không phải hối tiếc điều gì.
7- Đừng viết hoa toàn bộ email của bạn, trừ một vài chữ cần nhấn mạnh. Trong ngôn ngữ Internet, viết hoa đồng nghĩa với việc bạn muốn nói to điều gì đó, vì vậy có thể khiến người khác hiểu lầm là bạn đang hét lên với họ. Ngoài ra, nếu tất cả đều viết hoa thì sẽ rất khó đọc.
8- Đừng quên rằng email của cơ quan, công ty của bạn không phải là email cá nhân. Bất kỳ ai cũng có thể truy cập vào địa chỉ email chung để giao dịch với đối tác. Vì vậy, nếu muốn bạn có thể tạo một tài khoản riêng để sử dụng cho các mục đích cá nhân.
9- Nên để tên, chức danh và thông tin liên lạc của bạn ở cuối email. Việc này rất tiện dụng cho người nhận, nhất là những người tiếp xúc với bạn lần đầu tiên, trong trường hợp họ muốn liên hệ với bạn qua điện thoại hoặc muốn tìm hiểu về vị trí của bạn trong cơ quan, công ty.
10- Đọc lại email trước khi gửi. Đây là một thói quen tốt mà bạn nên duy trì, để bảo đảm không mắc phải những lỗi chính tả mà bạn không để ý trong lúc gõ quá nhanh, hoặc dùng những từ ngữ không phù hợp. Nếu cần có thể đọc lại vài lần để chắc chắn email mà bạn gửi đi là đúng theo những nguyên tắc chung và truyền tải những ý định của bạn một cách hiệu quả nhất.
Nhật Lê (Theo emailetiquette)
