Không để tồn đọng hồ sơ thủ tục hành chính

Thời điểm gần Tết Nguyên đán, nhiều người dân muốn giải quyết xong công việc trong năm. Các cơ quan, đơn vị hành chính tăng cường kỷ cương hành chính, giải quyết đúng hẹn các thủ tục cho người dân, không để tâm lý “nghỉ Tết” làm ùn ứ hồ sơ. 

Người dân đến làm thủ tục tại Trung tâm Hành chính thành phố. Ảnh: TRỌNG HUY

Theo Phó Chánh văn phòng UBND quận Ngũ Hành Sơn Mai Văn Thủy, dịp giáp Tết, lãnh đạo quận quán triệt, cán bộ, công chức phụ trách tại bộ phận “Một cửa” tuyệt đối không lơ là, có tâm lý “nghỉ Tết” dẫn đến bê trễ công việc; chấp hành nghiêm kỷ cương, kỷ luật hành chính, phục vụ tốt nhất nhu cầu của người dân, bảo đảm trả hồ sơ sớm và đúng hạn, không để trễ hạn.

Bà Biện Thị Thu, Phó Chánh Văn phòng UBND quận Sơn Trà khẳng định, không chờ đến dịp giáp Tết, bình thường khi bộ phận chuyên môn hoàn thành, chuyển hồ sơ xuống bộ phận “Một cửa”, bộ phận này chủ động gọi điện thông báo đến công dân để trả hồ sơ trước hạn. Trong năm 2021, toàn quận tiếp nhận và giải quyết 23.243 hồ sơ, trong đó giải quyết sớm hạn 4.533 hồ sơ, đúng hạn 18.236 hồ sơ và trễ hạn 49 hồ sơ. Số hồ sơ trễ hạn do liên quan đến bên thứ 3 (hồ sơ hộ tịch, đất đai cần xác minh, thẩm tra, thẩm định của cơ quan chuyên môn). UBND quận đã có giải trình, giải thích cặn kẽ cho công dân biết, đồng thời đốc thúc các bộ phận chuyên môn sớm hoàn thành quy trình giải quyết để trả hồ sơ công dân.

“Nhìn chung, bộ phận “Một cửa” và phòng, ban quận cơ bản giải quyết thủ tục đúng quy trình và nhanh chóng. Những hồ sơ trễ hẹn do yếu tố khách quan, liên quan đến cơ quan thẩm quyền xử lý. Công dân qua đánh giá cơ bản hài lòng với chất lượng phục vụ của cán bộ, công chức phụ trách”, bà Thu nói.

Chủ tịch UBND phường Phước Mỹ (quận Sơn Trà) Phan Tất Tỉnh cho hay, để phục vụ tốt nhất cho người dân, đặc biệt là dịp giáp Tết, phường đã xây dựng một số phần mềm ứng dụng, quản lý hành chính; thành lập các nhóm công nghệ số ở khu dân cư hỗ trợ giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) cho nhân dân, đồng thời công khai các TTHC qua tài khoản zalo đến tận người dân. Với các giải pháp cơ bản đó, bảo đảm việc xử lý yêu cầu giải quyết TTHC cho người dân không bị trễ hẹn, tuyệt đối không có việc “ngâm” hồ sơ người dân qua năm mới giải quyết nếu hồ sơ đến hạn trước Tết.

Theo Phó Chánh văn phòng UBND thành phố Phan Văn Sơn, thực hiện chỉ đạo của Chủ tịch UBND thành phố về việc không để tồn đọng, nợ việc qua năm mới về giải quyết hồ sơ TTHC, yêu cầu các cơ quan, đơn vị, địa phương tăng cường chỉ đạo kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý trong tiếp nhận, giải quyết TTHC; theo dõi, đôn đốc tiến độ giải quyết TTHC của các công chức và đơn vị có liên quan để giao trả kết quả cho tổ chức, cá nhân đúng thời gian quy định.

Theo ông Sơn, người đứng đầu các cơ quan, đơn vị, địa phương trực tiếp chịu trách nhiệm nếu để xảy ra tình trạng hồ sơ TTHC tồn đọng, quá hạn. Bên cạnh đó, các cơ quan, đơn vị, địa phương hướng dẫn, hỗ trợ để tổ chức, cá nhân thực hiện TTHC trên môi trường điện tử; kiểm tra hồ sơ, gửi các thông tin phản hồi cho tổ chức, cá nhân theo các thông tin tổ chức, cá nhân đã đăng ký khi thực hiện TTHC trên môi trường điện tử. Các cơ quan, đơn vị, địa phương tổ chức phân công cán bộ, công chức theo dõi, nắm chắc tình hình, số lượng hồ sơ TTHC sắp đến hạn giải quyết, kịp thời xử lý, nhất là các trường hợp có vướng mắc, phát sinh nhằm bảo đảm thời gian trả kết quả đúng theo quy định. Trường hợp vì lý do khách quan không thể giải quyết hồ sơ theo đúng hạn phải có văn bản báo cáo, giải trình. Nếu để xảy ra tình trạng tồn đọng hồ sơ, quá thời hạn giải quyết do lỗi chủ quan phải xem xét, xử lý trách nhiệm tập thể, cá nhân theo quy định.

“Các cơ quan, đơn vị, địa phương rà soát và xử lý theo thẩm quyền những vướng mắc phát sinh, tham mưu, đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng giải quyết hồ sơ TTHC; thực hiện tốt bước tiếp nhận hồ sơ, hạn chế thấp nhất việc yêu cầu bổ sung hồ sơ; kịp thời có văn bản trả lời đối với các trường hợp không đủ điều kiện để xem xét, giải quyết (nêu rõ lý do), không để đến khi hết thời hạn giải quyết mới có văn bản”, ông Sơn nhấn mạnh.

T.HÙNG - T.HUY