Năm 2013, phường Hòa Hiệp Bắc, quận Liên Chiểu không để xảy ra trường hợp nào hồ sơ hành chính của tổ chức, công dân bị trễ hẹn.
Trong tổng số 5.632 hồ sơ đã giải quyết, có đến 4.232 hồ sơ được giải quyết trước hẹn, rút ngắn thời gian giải quyết 407 giờ. Cuộc vận động “3 hơn” trong cải cách hành chính đã tạo nên chuyển biến tích cực trong cung cấp dịch vụ công của chính quyền phường.
Ông Thân Đức Minh, Phó Chủ tịch UBND phường khẳng định không thể giấu giếm trường hợp hồ sơ trễ hẹn để lấy thành tích được bởi vì tất cả hồ sơ qua bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính (bộ phận “một cửa”) đều được quản lý bằng phần mềm trực tuyến và được kiểm soát từ Sở Nội vụ. Sớm hẹn, đúng hẹn, trễ hẹn đều thể hiện trên phần mềm này và không thể xóa hay sửa được. Kinh nghiệm không để hồ sơ trễ hẹn là lãnh đạo phường phải giám sát chặt chẽ quá trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ của công chức bộ phận “một cửa” hồ sơ nào đầy đủ có thể giải quyết sớm thì giải quyết ngay và gọi điện thoại cho công dân để trả kết quả sớm hẹn, không nhất thiết phải chờ đúng hẹn mới trả.
Khi triển khai cuộc vận động “3 hơn” (nhanh hơn, hợp lý hơn, thân thiện hơn), UBND phường đã rà soát tất cả các thủ tục hành chính (TTHC), xem xét thủ tục nào có thể rút ngắn thời gian thì đăng ký thời gian rút ngắn cụ thể là bao nhiêu. Công chức chịu trách nhiệm giải quyết ở các lĩnh vực TTHC sau khi tham mưu rút ngắn thời gian để giải quyết nhanh hơn phải cam kết thực hiện đúng theo đăng ký. Theo đó, phường đã rút ngắn 25 ngày giải quyết hồ sơ hành chính đối với 22 TTHC và rút ngắn thời gian giải quyết từ 1 ngày xuống thành giải quyết ngay 7 TTHC khác.
Ở nội dung “hợp lý hơn”, UBND phường đề xuất bỏ bớt một số thành phần hồ sơ không cần thiết ở 12 TTHC được cấp có thẩm quyền chấp nhận, đồng thời rút ngắn hơn thời gian giải quyết hồ sơ hành chính. Hằng ngày, lãnh đạo UBND phường luân phiên dành 20% thời gian làm việc để ký hồ sơ hành chính cho tổ chức, công dân ngay tại bộ phận “một cửa”. Việc bố trí này giúp giảm thời gian giải quyết TTHC so với trước đây công chức bộ phận “một cửa” phải đem hồ sơ đến phòng lãnh đạo UBND phường để trình ký.
Thực hiện nội dung “thân thiện hơn”, UBND phường yêu cầu cán bộ, công chức thực hiện nghiêm túc Quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức (theo Quyết định số 03/2007/BNV của Bộ Nội vụ) và Quy chế văn hóa công sở (theo Quyết định 129/2007/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ), thể hiện thái độ tận tình, lịch sự hướng dẫn công dân đến làm TTHC. Vào thứ hai hằng tuần, Đoàn phường tổ chức “Ngày thứ hai xanh” với quy định tất cả công chức là đoàn viên thanh niên đều mặc đồng phục áo xanh thanh niên tận tình phục vụ công dân có yêu cầu giải quyết TTHC. Ông Nguyễn Văn Hải, một người dân ở tổ 68 đi làm TTHC cho biết: “Tôi lâu lâu mới có dịp đến cơ quan UBND phường làm TTHC, thấy thái độ của cán bộ trẻ hướng dẫn nhân dân rất tận tình. Hồ sơ có thời gian giải quyết 1 ngày mà lãnh đạo giải quyết ngay, tôi thấy rất vui và hài lòng”.
Tất cả các nội dung đăng ký thực hiện “3 hơn” đều được UBND phường niêm yết công khai để người dân giám sát và có quyền kiến nghị xử lý công chức nếu để hồ sơ trễ hẹn so với thời gian đã đăng ký rút ngắn theo nội dung “nhanh hơn”.
Ông Minh cho biết, từ năm 2013, phường có hình thức trả hồ sơ công dân tại nhà mỗi khi công dân đến cơ quan phường nhưng lãnh đạo UBND bận họp ở quận hoặc giải quyết công việc ở cơ sở. Hồ sơ của công dân vẫn được tiếp nhận, giải quyết xong sẽ giao cho cán bộ phường đem trả tận nhà người dân. Cách làm này tránh cho công dân không phải đi lại nhiều lần mỗi khi lãnh đạo UBND phường không có mặt tại cơ quan và được dư luận nhân dân đồng tình, đánh giá tốt. Phường Hòa Hiệp Bắc đã có kế hoạch trong năm 2014 sẽ đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin vào cải cách thủ tục hành chính để xây dựng “một cửa điện tử” nâng cao tính chuyên nghiệp, hiện đại và chất lượng cung ứng dịch vụ công.
SƠN TRUNG
