Lựa chọn giữa thuê máy photocopy màu và trắng đen
Trong quy trình setup văn phòng hoặc tái ký hợp đồng thuê thiết bị in ấn, việc lựa chọn thuê máy photocopy màu và đen trắng luôn là vấn đề quan tâm của các nhà quản lý. Một bên là sự tiết kiệm tối đa chi phí (đen trắng), một bên là sự chuyên nghiệp và trực quan trong tài liệu (in màu).
Máy photocopy trắng đen: Nồi đồng cối đá cho văn phòng truyền thống
Máy photocopy đen trắng (chỉ in được màu đen - B&W) vẫn là lựa chọn thống trị tại các văn phòng hành chính, kho bãi và kế toán.
Ưu điểm:
- Chi phí thuê cực rẻ: Giá thuê máy đen trắng thường thấp hơn máy màu từ 30% - 40%. Chỉ với khoảng 800.000 đồng - 1.200.000 đồng/tháng, bạn đã có một chiếc máy đa năng tốc độ cao.
- Chi phí bản in thấp: Nếu bạn thuê theo hình thức tính tiền trên bản in, phí cho một trang đen trắng rẻ hơn rất nhiều so với trang màu.
Nhược điểm:
- Thiếu tính trực quan: Các biểu đồ, báo cáo tài chính phức tạp với nhiều đường kẻ sẽ trở nên rối rắm và khó hiểu khi chỉ có hai màu đen trắng.
- Kém thu hút: Hồ sơ năng lực, Catalog hay thư chào hàng in đen trắng thường thiếu sức sống và khó gây ấn tượng mạnh với khách hàng.
Phù hợp với: Phòng Kế toán, Nhân sự, Kho vận, các doanh nghiệp chỉ có nhu cầu in hóa đơn, hợp đồng, văn bản hành chính nội bộ.
Máy photocopy màu: Đầu tư cho hình ảnh thương hiệu
Trước đây, in màu là một sự xa xỉ. Nhưng với dịch vụ thuê máy photocopy, rào cản về chi phí đầu tư máy màu (thường đắt gấp 2-3 lần máy thường) đã được xóa bỏ. Bạn chỉ cần quan tâm đến phí thuê hàng tháng.
Ưu điểm:
- Hiệu quả truyền đạt thông tin: Theo các nghiên cứu, tài liệu có màu sắc giúp người đọc nắm bắt thông tin nhanh hơn 70% và ghi nhớ lâu hơn. Các biểu đồ doanh thu, bản vẽ kỹ thuật hay thiết kế nội thất bắt buộc phải có màu sắc để hiển thị chính xác.
- Đa năng (All-in-one): Hầu hết các máy photocopy màu đời mới (như Ricoh MP C4504, Toshiba e-Studio 4505AC...) đều có thể in đen trắng rất tốt. Nghĩa là bạn thuê 1 được 2: Cần in thường thì in, cần in màu thì có ngay.
Nhược điểm:
- Giá thuê cao hơn: Phí thuê máy màu thường dao động từ 1.500.000 đồng - 2.500.000 đồng/tháng tùy dòng máy.
- Quản lý chi phí: Nếu không kiểm soát, nhân viên có thể lạm dụng in màu cho mục đích cá nhân, gây lãng phí mực in (tuy nhiên vấn đề này có thể giải quyết bằng công nghệ - xem phần 3).
Phù hợp với: Phòng Marketing, Kinh doanh (Sales), Thiết kế, Kiến trúc, Bất động sản, hoặc Văn phòng đại diện cần hình ảnh chỉnh chu.
Lý do nên chọn dịch vụ thuê máy photocopy tại ICT Sài Gòn
Dù quyết định chọn máy photocopy màu hay đen trắng, yếu tố quan trọng nhất vẫn là chất lượng máy và dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp. Một chiếc máy màu giá rẻ nhưng hay kẹt giấy, màu sắc lem nhem sẽ gây trở ngại cho công việc.
Tại ICT Sài Gòn, chúng tôi không chỉ cho thuê máy photo, chúng tôi cung cấp giải pháp in ấn tối ưu nhất cho hơn 1.000 doanh nghiệp tại TP.Hồ Chí Minh.
Công ty TNHH TMDV ICT Sài Gòn
Hotline/Zalo: 0938-928-258
Website: https://ictsaigon.com.vn
Địa chỉ: 232 Chu Văn An, phường Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh