Hành chính công chủ động: Bước chuyển từ tư duy quản lý sang phục vụ

Mô hình dịch vụ hành chính công chủ động đánh dấu sự chuyển đổi từ phương thức “chờ người dân đến nộp hồ sơ” sang “chủ động tìm kiếm, nhắc nhở và phục vụ”, thể hiện nỗ lực của Đà Nẵng trong cải cách thủ tục hành chính và tiên phong trong tiến trình chuyển đổi số quốc gia.

Phục vụ thực chất

Cuối tháng 9/2025, UBND thành phố ban hành kế hoạch triển khai 27 thủ tục hành chính theo mô hình dịch vụ hành chính công chủ động. Qua quá trình thực hiện, hệ thống ghi nhận khoảng 4.600 hồ sơ điện tử; quản lý, theo dõi khoảng 15.400 giấy phép đã số hóa; gửi khoảng 33.900 thông báo đến người dân và doanh nghiệp qua Email, SMS, Zalo; mức độ hài lòng trung bình đạt 4,2/5 sao.

Nhiều mô hình tiêu biểu được triển khai như khai sinh liên thông chủ động, trong đó dữ liệu chứng sinh từ bệnh viện được chuyển sang hệ thống để hỗ trợ phụ huynh thực hiện khai sinh, đăng ký thường trú và cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ. Hệ thống cũng chủ động nhắc kê khai thuế đối với khoảng 8.007 hồ sơ doanh nghiệp, đồng thời nhắc hạn, hỗ trợ gia hạn đối với các giấy phép, giấy chứng nhận có thời hạn.

Kết quả bước đầu cho thấy mô hình giúp giảm thời gian tra cứu, chuẩn bị và nộp hồ sơ; hạn chế việc kê khai lại thông tin đã có; giảm khối lượng hướng dẫn, tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ thủ công cho cán bộ; đồng thời nâng cao tính minh bạch, tính chủ động và mức độ hài lòng của người dân, doanh nghiệp.

Thay vì vận hành theo quy trình truyền thống, hệ thống hành chính công chủ động sẽ đóng vai trò như một “lớp dịch vụ thông minh”, có khả năng tự động phát hiện sự kiện, dự báo nhu cầu và chủ động cung cấp, gợi ý, nhắc nhở người dân, tổ chức thực hiện thủ tục đúng thời điểm, đúng đối tượng.

Sự thay đổi này hướng đến xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch và phục vụ thực chất. Người dân và doanh nghiệp có thể tiếp cận dịch vụ nhanh chóng, giảm tối đa tiếp xúc trực tiếp, tiết kiệm thời gian và chi phí; đồng thời góp phần cải thiện môi trường đầu tư kinh doanh của thành phố.

Quan trọng hơn, mô hình góp phần nâng cao sự hài lòng và củng cố niềm tin của xã hội đối với công tác cải cách thủ tục hành chính.

“

“Dịch vụ hành chính công chủ động giúp nâng cao chất lượng phục vụ người dân và doanh nghiệp. Như giấy phép lái ô tô có thời hạn cấp đổi dài nên nhiều người dễ quên. Trước đây, khi quá hạn đổi bằng có thể phải thi lại tùy theo thời gian trễ hạn. Nay hệ thống sẽ chủ động nhắc người dân trước khi đến hạn cấp đổi.”

Ông Nguyễn Văn Thể — Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Hòa Khánh

Hiện phường Hòa Khánh đã chuẩn bị máy móc, hạ tầng mạng và nhân lực để sẵn sàng triển khai khi hệ thống được đồng bộ từ thành phố xuống cơ sở.

Triển khai trên diện rộng

Điểm nổi bật của mô hình là phân loại dịch vụ hành chính thành 4 cấp độ chủ động.

Ông Võ Văn Luận, Phó Trưởng phòng phụ trách Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính, Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Đà Nẵng cho hay, mô hình sẽ được triển khai trên nhiều lĩnh vực thiết yếu gắn với cuộc sống người dân và hoạt động doanh nghiệp.

Đối với thủ tục trợ cấp thai sản, từ dữ liệu sinh của bệnh viện và dữ liệu bảo hiểm xã hội, hệ thống sẽ tự động tạo hồ sơ ở cấp độ 2 mà người dân không cần nộp giấy chứng sinh.

Với dịch vụ chi trả trợ cấp Tết cho người có công ở cấp độ 3, hệ thống tự lập danh sách và gửi kho bạc thực hiện chi trả trực tiếp qua tài khoản mà không yêu cầu bất kỳ đơn từ nào.

Đặc biệt, nhóm thủ tục liên thông từ cơ sở y tế đến chính quyền địa phương theo quy trình “3 trong 1 cộng 1” gồm đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế và cấp thẻ căn cước sẽ được thiết kế linh hoạt từ cấp độ 1 đến cấp độ 4.

Ngay sau khi cơ sở y tế cấp giấy chứng sinh, hệ thống sẽ gửi thông báo, gợi ý hồ sơ và hỗ trợ nộp trực tuyến, giúp phụ huynh không phải đi lại nhiều nơi.

Đối với doanh nghiệp, hàng loạt thủ tục sẽ được chủ động nhắc hạn và hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ trước nhiều ngày như gia hạn giấy phép bán lẻ điện, giấy phép môi trường, giấy phép khai thác tài nguyên nước hay hồ sơ nghiệm thu hoàn thành công trình xây dựng.

Qua đó giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro vi phạm pháp luật và tránh gián đoạn hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Lê Tự Gia Thạnh thông tin: Trong năm 2026, thành phố đặt mục tiêu mở rộng hệ thống hành chính công chủ động đến tất cả cơ quan, đơn vị, địa phương liên quan; nâng tỷ lệ giấy phép, chứng chỉ và thủ tục hành chính có thời hạn được hệ thống tự động phát hiện, nhắc nhở, hỗ trợ gia hạn đạt tối thiểu 90%.

Cùng với đó, thành phố hoàn thành làm sạch, chuẩn hóa, tích hợp và kết nối dữ liệu chuyên ngành theo nguyên tắc “đúng - đủ - sạch - sống”, bảo đảm dữ liệu luôn được cập nhật và khai thác tự động.

Hệ thống cũng phải đáp ứng yêu cầu an toàn thông tin cấp độ 3, đủ điều kiện kết nối chính thức với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Ông Lê Tự Gia Thạnh nói, việc triển khai trên diện rộng chỉ được thực hiện khi bảo đảm đầy đủ các điều kiện về dữ liệu, kỹ thuật, an toàn thông tin và cơ chế kết nối, nhằm tránh tình trạng hình thức, kém hiệu quả hoặc thiếu bền vững.

UBND thành phố yêu cầu sự phối hợp đồng bộ, trách nhiệm cao của các cấp, ngành, ưu tiên đối với các dịch vụ có dữ liệu sẵn sàng, nhu cầu phát sinh lớn và tác động trực tiếp đến an sinh xã hội.

Các sở, ban, ngành, UBND xã, phường chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, chính xác và pháp lý của dữ liệu chuyên ngành do đơn vị quản lý; đồng thời đẩy mạnh tuyên truyền, hướng dẫn người dân và doanh nghiệp tiếp cận, sử dụng dịch vụ mới.

TRỌNG HUY