Nghề tổ chức sự kiện: giàu trải nghiệm nhưng không ít áp lực
Sự kiện thường được nhìn qua vẻ ngoài sôi động: sân khấu rực rỡ, những chuyến đi liên tục và cơ hội gặp gỡ nhiều nhân vật nổi bật. Thế nhưng, phía sau ánh đèn sân khấu là một thực tế nghề nghiệp khác mà chỉ những người trong cuộc mới hiểu.
Đằng sau ánh đèn: góc nhìn của người trong nghề
Trong một tập podcast của Brands Vietnam, chị Quỳnh Thư - Founder & CEO một agency sự kiện với hơn 25 năm kinh nghiệm từng ví von đầy suy ngẫm: nhiều người nhìn nghề Event như một bức tranh rực rỡ, nhưng người làm nghề lại tự nhận mình là "cây đèn" chấp nhận đứng trong bóng tối để tôn vinh người khác.
Thực tế, làm sự kiện không dừng lại ở việc dựng sân khấu hay căn chỉnh ánh sáng, âm thanh. Đây là một mắt xích cốt lõi trong ngành Quan hệ Công chúng, nơi mỗi sự kiện được coi như một "chiến dịch truyền thông thu nhỏ" nhằm xây dựng hình ảnh, gắn kết công chúng và tạo hiệu ứng lan tỏa cho thương hiệu.
Quy trình từ A-Z: hàng trăm đầu việc âm thầm
Một chương trình chỉ diễn ra trong vài giờ ngắn ngủi trên sân khấu là kết quả của nhiều tuần, thậm chí nhiều tháng chuẩn bị. Ê-kíp phải đi trọn vẹn một hành trình: tiếp nhận đề bài (brief), lên ý tưởng, xây dựng kịch bản, lập dự toán ngân sách và khảo sát địa điểm.
Tiếp đó là hàng loạt hoạt động phối hợp với các bên cung ứng (âm thanh, ánh sáng, MC, nghệ sĩ, hậu cần, an ninh), đi kèm công tác mời khách, xin cấp phép và triển khai truyền thông tiền sự kiện.
Vào ngày diễn ra sự kiện, mọi mắt xích phải vận hành chính xác từng phút: từ lắp đặt, kiểm tra kỹ thuật, điều phối chương trình đến xử lý sự cố tại chỗ. Ngay cả khi khách mời đã rời đi, công việc vẫn chưa dừng lại với khâu tháo dỡ, quyết toán và đo lường hiệu quả truyền thông.
Áp lực thực tế và bài toán đào tạo nhân sự cho ngành
Vào các mùa cao điểm như lễ Tết, khai trương hay tổng kết cuối năm, một nhân sự sự kiện phải làm cùng lúc 3-4 dự án. Việc làm xuyên đêm và luôn trong trạng thái "trực chiến" trước các sự cố ngoài kịch bản như thời tiết xấu, thiết bị hỏng hay môtip chương trình thay đổi giờ chót… là lý do khiến không ít người trẻ nhanh chóng nản lòng.
Để đi đường dài, người làm nghề cần bộ kỹ năng toàn diện: tư duy quản lý dự án, năng lực đàm phán chi phí và quan trọng nhất là "cái đầu lạnh" để ứng biến linh hoạt.
Đáp ứng thực tế này, xu hướng giáo dục hiện đại đang dịch chuyển sang mô hình thực hành. Chẳng hạn tại Trường Đại học Văn Lang, sinh viên ngành Quan hệ Công chúng được trang bị học phần "Tổ chức và quản trị sự kiện" kết hợp đồng bộ với các kỹ năng về đàm phán, xử lý khủng hoảng và lập chiến lược PR. Nhờ mô hình "Học thật - Làm thật", sinh viên được va chạm trực tiếp với bài toán và áp lực deadline từ các doanh nghiệp ngay trên giảng đường, trước khi bước vào kỳ thực tập 200 giờ chuyên sâu.
Bên cạnh đó, sự bùng nổ của ngành Truyền thông Đa phương tiện cũng đòi hỏi sự kiện ngày nay không chỉ diễn ra trực tiếp mà phải được "kể lại" hiệu quả qua livestream, video hậu trường và các nội dung số lan tỏa trên đa nền tảng.
Lựa chọn cho những người trẻ yêu tốc độ
Tổ chức sự kiện không hoàn toàn "hào nhoáng" như lời đồn, nhưng cũng không hẳn chỉ có áp lực. Đó là chặng đường giàu trải nghiệm, mỗi dự án là một cơ hội tích lũy vốn sống và ghi dấu ấn cá nhân.
Với những ai yêu thích tốc độ, chịu được áp lực và muốn nhìn thấy ý tưởng của mình bước ra đời thực trước hàng nghìn khán giả, tổ chức sự kiện vẫn là một trong những hướng đi đầy sức hút trong bức tranh tổng thể của ngành truyền thông - PR hiện đại.