[eMagazine] - Doanh nghiệp thay đổi cách vận hành bằng công nghệ và dữ liệu
ĐNO - Công nghệ đang đi sâu vào cách doanh nghiệp quản trị, bán hàng, kế toán, nhân sự và chăm sóc khách hàng. Khi dữ liệu được kết nối và khai thác đúng cách, hiệu quả vận hành rõ hơn. Nhưng phía sau đó vẫn còn nhiều khoảng trống về quy trình, con người, chi phí và năng lực sử dụng công nghệ.
ĐNO - Công nghệ đang đi sâu vào cách doanh nghiệp quản trị, bán hàng, kế toán, nhân sự và chăm sóc khách hàng. Khi dữ liệu được kết nối và khai thác đúng cách, hiệu quả vận hành rõ hơn. Nhưng phía sau đó vẫn còn nhiều khoảng trống về quy trình, con người, chi phí và năng lực sử dụng công nghệ.
.png)
Từ những cuộc họp được rút ngắn nhờ trí tuệ nhân tạo (AI) đến dòng tiền tự động cập nhật vào sổ kế toán, công nghệ đang len lỏi vào từng nghiệp vụ nhỏ nhất của doanh nghiệp. Khi quy trình thay đổi, hiệu quả số hóa bắt đầu được chứng minh bằng thời gian tiết kiệm, dữ liệu liền mạch và khả năng kiểm soát công việc rõ ràng hơn mỗi ngày. Những chuyển biến ấy thể hiện rõ nét ngay trong từng thao tác của người lao động.
AI đi vào công việc hằng ngày
Công ty Cổ phần Giao dịch Hàng hóa Phái sinh Hồ Chí Minh (HCT) hoạt động trong lĩnh vực môi giới và tư vấn giao dịch hàng hóa phái sinh - một ngành đặc thù có thông tin thị trường biến động liên tục. Tại Chi nhánh Miền Trung, AI được đưa vào ứng dụng để phân tích xu hướng và tối ưu hóa hoạt động nghiệp vụ văn phòng (back office).
Các công cụ AI cùng bot tín hiệu giúp nhân sự chuẩn bị kỹ nội dung trước khi trao đổi, nhờ đó các cuộc họp tập trung hơn vào việc lựa chọn phương án và triển khai. Bà Trần Thị Minh Mẫn, Giám đốc Chi nhánh Miền Trung HCT, nhìn nhận thay đổi rõ rệt nhất nằm ở thời gian chuẩn bị và sự phối hợp giữa các bộ phận.
"Khi chưa có AI, nhiều công việc đòi hỏi nhân sự phải xử lý trực tiếp từ khâu tìm kiếm thông tin, chuẩn bị nội dung đến xây dựng phương án, dẫn đến số lượng cuộc họp nhiều hơn. Giờ đây, chúng tôi dùng AI hỗ trợ lên kịch bản, tổng hợp và soạn thảo nội dung trước; khi họp, mọi người chỉ tập trung vào những vấn đề cần quyết định nên thời gian được rút ngắn đáng kể. Trong doanh nghiệp, thời gian gắn liền với hiệu quả và chi phí", bà Mẫn chia sẻ.
Sự chuyển dịch này cũng khiến HCT đặt ra yêu cầu khắt khe hơn đối với dữ liệu. Khi bắt đầu ứng dụng AI, doanh nghiệp đặc biệt quan tâm đến mục đích sử dụng dữ liệu đưa lên hệ thống, nguy cơ rò rỉ thông tin và yêu cầu bảo mật dữ liệu khách hàng.
HCT ưu tiên lựa chọn các công cụ có bản quyền, trả phí và rất thận trọng với loại thông tin đưa vào nền tảng. Đối với lĩnh vực có nhiều dữ liệu tài chính và thị trường, các nguyên tắc sử dụng, trách nhiệm kiểm soát đầu vào cùng việc rà soát kết quả do AI tạo ra phải được quy định rõ ràng.
"Từ những đầu việc từng cần nhiều người cùng chuẩn bị, số hóa đang thay đổi cách nhân sự phân bổ thời gian và phối hợp tại HCT. Phần việc có thể giao cho công cụ được xử lý nhanh hơn, giúp con người tập trung vào đánh giá, lựa chọn phương án và chịu trách nhiệm với quyết định cuối cùng. Nhờ vậy, thời gian xử lý giảm đáng kể, chất lượng phối hợp tốt hơn và khả năng kiểm soát thông tin trong suốt quá trình làm việc được nâng cao", bà Mẫn nói.
Khi dữ liệu chạy xuyên suốt quy trình
Một nhịp vận hành khác cũng đang thay đổi tại nhóm doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản trị. MISA khu vực miền Trung ghi nhận nhu cầu của khách hàng dịch chuyển từ các phần mềm kế toán riêng lẻ sang hệ sinh thái kết nối toàn diện từ bán hàng, hóa đơn đến kế toán và nhân sự.
Khi các khâu dùng chung dữ liệu, thông tin phát sinh từ bước trước sẽ tự động phục vụ cho bước sau, giảm thiểu việc nhập liệu thủ công. Giải pháp BankHub là một ví dụ điển hình, khi dữ liệu giao dịch ngân hàng được tự động đồng bộ vào hệ thống kế toán, hỗ trợ phân loại tiền bán hàng, thu hồi công nợ và các khoản thu chi.
Bà Nguyễn Đặng Hồng Lan, Đại diện thương mại MISA khu vực miền Trung, chia sẻ: "Một doanh nghiệp phát sinh rất nhiều dòng tiền vào mỗi ngày. Trước đây, kế toán phải đối chiếu từng giao dịch rồi xác định đó là tiền bán hàng, thu nợ hay khoản thu chi để ghi sổ. Khi hệ thống tự động đồng bộ dữ liệu và hỗ trợ phân loại, thời gian cho thao tác này giảm đi rất nhiều".
Sự thay đổi từ những thao tác nhỏ nhất cũng được phản ánh rõ nét trong cộng đồng doanh nghiệp. Ông Trần Quang Vũ, Chủ tịch Hội Doanh nghiệp và Khởi nghiệp sáng tạo phường Tam Kỳ, cho biết khoảng 2 năm gần đây, nhiều hội viên đã chủ động trang bị hệ thống CRM, phần mềm quản lý công việc và các nền tảng số.
Với một số đầu việc, theo trải nghiệm thực tế từ các doanh nghiệp, thời gian xử lý có thể giảm từ 50% đến 70%. Tuy nhiên, hiệu quả thực tế phụ thuộc lớn vào năng lực của chủ doanh nghiệp và nhân viên, bởi dữ liệu phải được cập nhật liên tục, quy trình cần được tuân thủ nghiêm ngặt và thói quen làm việc mới phải được duy trì đều đặn.
"Có công cụ tốt nhưng nếu người đứng đầu chưa hiểu cách vận hành hoặc nhân sự không duy trì cập nhật dữ liệu thì phần mềm khó phát huy giá trị. Khi công nghệ đi đúng vào quy trình, doanh nghiệp sẽ quản trị thông tin xuyên suốt hơn, tra cứu nhanh hơn và tiết kiệm thời gian. Bên cạnh đó, dữ liệu khách hàng, bí mật kinh doanh và thông tin nội bộ phải được bảo vệ nghiêm ngặt khi đưa hoạt động lên môi trường số", ông Vũ cho biết thêm.
[VIDEO] - Các doanh nghiệp chia sẻ về việc ứng dụng công nghệ số vào quá trình quản lý:
Khi dữ liệu từ bán hàng, dòng tiền, kế toán đến tồn kho được ghi nhận đầy đủ và kết nối liên thông, doanh nghiệp sẽ có được góc nhìn tổng quát hơn. Giá trị của số hóa được thể hiện rõ qua các quyết định cụ thể, từ quản trị dòng tiền, tiếp cận nguồn vốn đến dự báo và điều hành. Để đạt được bước tiến ấy, dữ liệu phải đảm bảo độ tin cậy, được cập nhật liên tục từ công việc hằng ngày và có nhân sự chuyên trách duy trì.
Dữ liệu mở đường tới vốn
Tại Techcombank Chi nhánh Quảng Nam, số hóa được nhìn nhận từ góc độ nâng cao tính minh bạch tài chính của doanh nghiệp. Nhiều giao dịch trên nền tảng Techcombank Business hiện có thể thực hiện hoàn toàn trực tuyến, từ chuyển tiền, giải ngân, bảo lãnh cho đến các giao dịch thanh toán quốc tế.
Ngân hàng đã chủ động kết nối với các đơn vị cung cấp phần mềm kế toán và chữ ký số để giúp doanh nghiệp hình thành dòng dữ liệu tài chính toàn diện hơn. Khi doanh thu, dòng tiền và nghĩa vụ thuế được ghi nhận bài bản, dữ liệu này sẽ trở thành nguồn thông tin quan trọng giúp ngân hàng đánh giá chính xác tình hình vận hành của khách hàng.
Ông Châu Văn Phúc, Giám đốc Techcombank Chi nhánh Quảng Nam, nhận định mức độ minh bạch dữ liệu ảnh hưởng trực tiếp đến cách ngân hàng đánh giá doanh nghiệp. Trước đây, nếu hồ sơ kế toán và thông tin tài chính chưa đầy đủ, doanh nghiệp sẽ phải phụ thuộc hoàn toàn vào tài sản bảo đảm.
"Khi doanh nghiệp số hóa hoạt động, sử dụng phần mềm kế toán, thuế và các nền tảng uy tín, mức độ minh bạch về dòng tiền và doanh thu sẽ tốt hơn. Ngân hàng có đủ dữ liệu để đánh giá, từ đó xem xét phương án cấp tín dụng phù hợp, bao gồm cả giải pháp kết hợp giữa tài sản bảo đảm và tín chấp", ông Phúc nói.
Cũng theo ông Phúc, đối với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc hộ kinh doanh chuyển đổi lên doanh nghiệp, việc ghi nhận doanh thu, chi phí, giao dịch và nghĩa vụ thuế ngay từ đầu sẽ giúp xây dựng một lịch sử hoạt động rõ ràng, uy tín.
Dữ liệu phản ánh sát thực tế không chỉ giúp người quản lý theo dõi chặt chẽ dòng tiền mà còn cung cấp cho ngân hàng căn cứ vững chắc để xem xét năng lực tài chính. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải duy trì cập nhật dữ liệu đều đặn, chính xác và có khả năng đối chiếu đồng bộ giữa các hệ thống trong quá trình vận hành.
"Qua tiếp xúc khách hàng, Techcombank Quảng Nam nhận thấy mức độ sẵn sàng còn có sự chênh lệch lớn giữa nhóm doanh nghiệp đã quen với nền tảng số và nhóm doanh nghiệp nhỏ mới bắt đầu chuyển đổi. Nhiều đơn vị vẫn xem chuyển đổi số đơn thuần là đưa giao dịch từ giấy tờ lên môi trường điện tử, trong khi giá trị lâu dài lại nằm ở dòng dữ liệu được tạo ra sau mỗi giao dịch - yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp nhìn rõ bức tranh tài chính của mình", ông Phúc phân tích.
Dữ liệu phải sống, sạch và sâu
ThS Ngô Hữu Thống, Viện trưởng Viện Nghiên cứu ứng dụng công nghệ và phát triển nhân lực AiOV, Chủ tịch Digiso Group, nhận định rào cản lớn nhất hiện nay nằm ở cách thức doanh nghiệp tổ chức dữ liệu.
Nhiều nhân sự đã biết dùng AI để soạn thảo, tổng hợp hoặc phân tích, nhưng ở cấp độ tổ chức, dữ liệu về doanh thu, tồn kho, khách hàng và vận hành vẫn nằm rời rạc trong các file báo cáo, bảng tính Excel. Khi thông tin chưa được kết nối thành một dòng dữ liệu xuyên suốt, AI sẽ thiếu đầu vào đủ tin cậy để đưa ra những khuyến nghị sát với thực tế.
Theo ông Thống, dữ liệu phục vụ điều hành cần đạt được 3 tiêu chí cốt lõi: sống, sạch và sâu. "Dữ liệu sống phải phản ánh đúng hoạt động đang diễn ra theo thời gian thực; dữ liệu sạch cần được chuẩn hóa; còn dữ liệu sâu phải đủ chi tiết để nhìn thấy rõ quá trình vận hành, doanh thu, tồn kho và các chỉ số liên quan. Nếu dữ liệu vẫn nằm rời rạc trong các file Excel hay báo cáo riêng lẻ của từng bộ phận thì rất khó kết nối. Khi đầu vào thiếu tính liên thông, AI cũng không thể đưa ra nhận định đủ chính xác để doanh nghiệp ứng dụng vào quản trị", ông Thống phân tích.
Từ cách tiếp cận này, AiOV và Digiso Group đã phát triển nền tảng theo hướng tích hợp công nghệ vào quy trình quản trị, giúp dữ liệu ở từng khâu được ghi nhận, gắn nhãn và chuẩn hóa ngay trong quá trình làm việc. Nhờ đó, doanh thu, tồn kho, giao dịch hay kết quả xử lý công việc được tích hợp thành nguồn dữ liệu chung phục vụ phân tích và hỗ trợ ra quyết định.
Song hành với giải pháp công nghệ là công tác đào tạo nhân lực vận hành. Theo ông Thống, Digiso hỗ trợ hơn 30.000 người lao động trên cả nước tiếp cận chương trình đào tạo AI thuộc dự án do Google.org và Ngân hàng Phát triển châu Á tài trợ.
"Có hệ thống hiện đại đến đâu, doanh nghiệp vẫn cần những con người hiểu quy trình và làm chủ được công cụ. Khi người lao động ý thức được mình cần nhập dữ liệu gì, vì sao phải tuân thủ quy trình và dữ liệu đó được dùng vào việc gì, hệ thống mới có thể vận hành bền vững. Nếu mỗi người sử dụng công cụ theo một cách riêng thì khó tạo ra được cơ sở dữ liệu thống nhất. Chỉ khi công nghệ, dữ liệu và con người đồng hành cùng nhau, AI mới có đủ nền tảng để tham gia vào quản trị và hỗ trợ ra quyết định", ông Thống chia sẻ.
[VIDEO] - Chuyên gia chuyển đổi số đưa ra phân tích về thực hiện sử dụng AI hiện nay của các doanh nghiệp:
Sau một thời gian đầu tư vào phần mềm và AI, nhiều doanh nghiệp nhận ra rằng rào cản lớn nhất không nằm ở công nghệ mà ở con người, quy trình và khả năng kết nối dữ liệu. Khoảng trống này khiến các giải pháp công nghệ chưa thực sự mang lại hiệu quả tối ưu như kỳ vọng.
Cần thời gian tư duy
Nhiều doanh nghiệp rất sẵn lòng đầu tư mua phần mềm, mở tài khoản AI hoặc số hóa quy trình, nhưng việc thay đổi công cụ luôn dễ dàng và nhanh chóng hơn việc thay đổi thói quen của con người.
ThS Vũ Tuấn Anh, chuyên gia chuyển đổi số, khởi nghiệp và đổi mới sáng tạo, nhận định doanh nghiệp cần tiếp cận chuyển đổi số theo lộ trình ba bước: thay đổi tư duy, chuẩn hóa quy trình rồi mới đến áp dụng công cụ.
Tuy nhiên trong thực tế, thứ tự này thường bị đảo ngược. Doanh nghiệp mua phần mềm trước, sau đó mới loay hoay điều chỉnh quy trình và đào tạo nhân sự. Khoảng trống này khiến công nghệ tuy đã trang bị nhưng cách phối hợp và thói quen làm việc cũ vẫn kéo dài.
Theo ông Tuấn Anh, quản trị sự thay đổi cần được xem là một cấu phần không thể tách rời của dự án công nghệ. Phần mềm và hạ tầng phần cứng có thể mua sắm nhanh chóng, nhưng con người cần có thời gian để thích nghi và thay đổi. Do đó, công tác đào tạo, định hướng và hỗ trợ tâm lý cho nhân sự phải được chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ đầu.
Từ các mô hình ông từng tiếp cận, những dự án chuyển đổi số lớn thường dành khoảng 10% đến 15% nguồn lực cho công tác quản trị sự thay đổi. Đây lại là điểm yếu của nhiều doanh nghiệp Việt Nam khi quá chú trọng vào giải pháp công nghệ mà chưa chuẩn bị sẵn sàng cho đội ngũ nhân sự về mặt tư duy, quy trình và phương thức phối hợp mới.
Khoảng cách về mức độ sẵn sàng chuyển đổi số cũng được Viettel Đà Nẵng nhận thấy rõ nét khi đồng hành cùng các doanh nghiệp. Khối doanh nghiệp FDI thường tiếp cận các công cụ số từ sớm và có tính đồng bộ cao; trong khi đó, nhiều doanh nghiệp trong nước, đặc biệt là khối vừa và nhỏ, vẫn đi từng bước chậm rãi theo nhu cầu phát sinh hoặc lộ trình quản lý tối thiểu.
Viettel hiện cung cấp hệ sinh thái toàn diện gồm hạ tầng viễn thông, chữ ký số, hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử và phần mềm quản lý, đi kèm các gói hỗ trợ ban đầu. Qua quá trình triển khai, đơn vị nhận thấy việc cài đặt phần mềm mới chỉ là bước khởi đầu cho hành trình thay đổi phương thức vận hành.
Ông Châu Minh Tuấn, Giám đốc Cụm Khách hàng doanh nghiệp khu vực Quảng Nam, nhận định các giải pháp công nghệ cần được thiết kế sát với nhu cầu thực tế. Có doanh nghiệp chỉ cần chữ ký số, hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử; nhưng cũng có những đơn vị đòi hỏi hệ thống quản trị chuyên sâu hơn. Do đó, nhà cung cấp phải tư vấn đúng nhu cầu và đồng hành hỗ trợ nhân sự thích nghi.
"Nếu doanh nghiệp đầu tư phần mềm nhưng nhân sự chưa thành thạo, quy trình cũ vẫn giữ nguyên hoặc hệ thống thiếu tính kết nối thì hiệu quả mang lại sẽ rất hạn chế. Công nghệ phải đi sâu vào công việc hằng ngày và thực sự giúp doanh nghiệp vận hành tốt hơn", ông Tuấn nhấn mạnh.
Hỗ trợ cần sát thực tế
Ở cấp cơ sở, khoảng trống số hóa còn nằm ở khả năng tiếp cận các hướng dẫn và dịch vụ công của doanh nghiệp. Phường Tam Kỳ đã chủ động phối hợp với các cơ quan chuyên môn, nhà mạng, ngân hàng và Tổ công nghệ số cộng đồng để hỗ trợ các cơ sở sản xuất, kinh doanh làm quen với các công cụ số. Đồng thời, Trung tâm Phục vụ hành chính công phường cũng tăng cường tư vấn, công khai thủ tục và hướng dẫn người dân hoàn thiện hồ sơ.
Ông Bùi Tấn Công, Phó Chủ tịch UBND phường Tam Kỳ, cho biết việc phường được thành phố ủy quyền tiếp nhận một số thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của các sở, ban, ngành ở khu vực phía nam cũng giúp doanh nghiệp có một điểm tiếp cận dịch vụ gần và thuận tiện hơn.
"Phường đã phối hợp chặt chẽ với các cơ quan, nhà mạng và ngân hàng để triển khai hỗ trợ chuyển đổi số. Tổ công nghệ số cộng đồng tại các khối phố đã trực tiếp đến từng cơ sở sản xuất, kinh doanh để hướng dẫn ứng dụng các công nghệ phù hợp. Với các cơ sở quy mô nhỏ, việc có người cầm tay chỉ việc trực tiếp giúp họ dễ dàng tiếp cận hơn", ông Công nói.
Phần lớn doanh nghiệp trên địa bàn Đà Nẵng là doanh nghiệp vừa và nhỏ, với năng lực đầu tư công nghệ, tổ chức quy trình và đào tạo nhân lực rất khác nhau. Từ thực tế đó, thành phố đang hướng hoạt động hỗ trợ đi vào chiều sâu, sát với nhu cầu của từng nhóm doanh nghiệp; đồng thời khuyến khích các đơn vị công nghệ đồng hành từ khâu khảo sát, chuẩn hóa quy trình đến lựa chọn giải pháp phù hợp.
Cùng với việc hoàn thiện hạ tầng và tăng cường chia sẻ dữ liệu, cách làm này nhằm giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng công nghệ, tránh đầu tư dàn trải nhưng hiệu quả khai thác thấp.
Tại hội nghị triển khai chính sách hỗ trợ chuyển đổi số cho doanh nghiệp nhỏ và vừa vào tháng 7/2026, Phó Chủ tịch UBND thành phố Hồ Quang Bửu nhấn mạnh, doanh nghiệp cần hướng tới "Một phương thức quản trị mới", để công nghệ thực sự đi vào hoạt động điều hành và tạo ra những chuyển biến có thể đo lường được.
"Công nghệ phải giúp nhà quản lý nhìn rõ hơn bức tranh về dòng tiền, đơn hàng, tồn kho, khách hàng và hiệu suất công việc, từ đó rút ngắn thời gian xử lý, hạn chế sai sót và đưa ra quyết định nhanh chóng hơn.
Khi dữ liệu được kết nối và ứng dụng thường xuyên vào công tác điều hành, khoản đầu tư cho phần mềm hay AI mới thực sự chuyển hóa thành hiệu quả sản xuất, kinh doanh thiết thực", ông Bửu khẳng định.
[VIDEO] - Chuyên gia và đại diện chính quyền chia sẻ về những giải pháp đưa AI đến gần hơn với doanh nghiệp:
Nội dung: PHAN VINH - Đồ họa: TUYẾT TRINH