Rút ngắn thời gian chờ nộp hồ sơ hành chính trực tiếp

Số lượng hồ sơ tăng mạnh, người dân phải chờ đợi lâu để giải quyết thủ tục hành chính... là thực trạng tại Bộ phận tiếp nhận và trả thủ tục hành chính (“Một cửa”) ở các địa phương dịp cuối năm. Làm thế nào đẩy nhanh việc tiếp nhận hồ sơ, giảm thời gian chờ cho tổ chức, công dân là vấn đề bạn đọc phản ánh qua đường dây nóng Báo Đà Nẵng những ngày qua.

Cán bộ UBND quận Sơn Trà hỗ trợ, hướng dẫn người dân kê khai, hoàn thiện hồ sơ, thủ tục hành chính. Ảnh: VIỆT ÂN

Quá tải cục bộ tại bộ phận “Một cửa”

Đến nộp hồ sơ đăng ký biến động quyền sử dụng đất tại bộ phận “Một cửa” quận Sơn Trà, gia đình bà H.T.H (phường An Hải Bắc) phải chờ đợi vài giờ mới đến lượt. Bà H. chia sẻ, khoảng 15 giờ ngày 17-12, sau khi bốc số thứ tự, bà được cán bộ hướng dẫn đăng ký nộp hồ sơ dịch vụ công trực tuyến. Thời điểm tiếp nhận hồ sơ theo email đăng ký dịch vụ công trực tuyến là 15 giờ 16 phút, song gia đình được “máy” hẹn đến hơn 18 giờ mới đến lượt làm thủ tục trực tiếp tại bộ phận “Một cửa”. “Người dân đến nộp hồ sơ quá nhiều, trong khi thời gian làm việc giới hạn. Có người không chờ đợi được phải đi về để hôm sau đến sớm bốc lại số thứ tự. Việc đi lại nhiều lần để nộp hồ sơ khiến người dân cảm thấy bất tiện”, bà H bức xúc.

Ông Đ.X.H (thành phố Điện Biên Phủ, tỉnh Điện Biên) cũng gặp tình trạng tương tự. Ông H. cho biết, khi đến nộp hồ sơ tại bộ phận “Một cửa” quận Sơn Trà, số thứ tự của ông cách số được hiển thị trên màn hình hơn 20 số. Dù vậy, thời gian thực tế giải quyết mỗi hồ sơ tại đây rất lâu do nhiều người chưa nắm rõ thủ tục, cách kê khai đơn từ, giấy xác nhận… khiến cán bộ tiếp nhận phải hướng dẫn nhiều lần. Thêm vào đó, tình trạng “số ảo” (có số thứ tự nhưng không có người dân làm thủ tục - PV) khiến thời gian chờ đợi thêm kéo dài. “Nhiều số thứ tự bị bỏ qua do người dân bấm đăng ký nhiều lần, hoặc không nộp thủ tục do chờ đợi quá lâu. Các cơ quan chức năng cần có giải pháp để người dân thuận tiện hơn khi giải quyết hồ sơ tại bộ phận một cửa”, ông H. kiến nghị.

Trong khi đó, tại quận Thanh Khê, đối với hồ sơ lĩnh vực đất đai thuộc thẩm quyền giải quyết của Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai cũng xảy ra tình trạng quá tải cục bộ tại một thời điểm nhất định. Theo UBND quận, việc quá tải cục bộ tại một số thời điểm do nhiều nguyên nhân như hệ thống cơ sở hạ tầng tại bộ phận “Một cửa” xuống cấp; một số máy tính hỗ trợ, đường truyền, trang web phục vụ việc kê khai, nộp hồ sơ trực tuyến đôi lúc bị lỗi hoặc sự cố hệ thống gây ảnh hưởng đến thời gian tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, công dân…

Triển khai đồng bộ nhiều giải pháp

Bà Lê Hồ Minh Phương, Phó Chánh văn phòng UBND quận Sơn Trà cho biết, quận đã và đang thực hiện đồng bộ nhiều giải pháp với mục tiêu cải thiện quy trình phục vụ, giảm tải áp lực cho cán bộ, nâng cao trải nghiệm của người dân. Cụ thể, đầu tư hệ thống nộp hồ sơ trực tuyến qua cổng dịch vụ công; số hóa hồ sơ nhằm tăng tốc độ xử lý nội bộ, giúp chuyên viên không mất nhiều thời gian tìm kiếm, chuyển giao. Việc rà soát và loại bỏ các bước không cần thiết trong thủ tục hành chính cũng được quận ưu tiên thực hiện, thông qua triển khai cơ chế một cửa liên thông, kết nối với các cơ quan chức năng để bảo đảm giải quyết hồ sơ không bị tồn đọng giữa các phòng chuyên môn.

Quận Sơn Trà chỉ đạo các phòng bố trí nguồn nhân lực, phân bổ chuyên viên xử lý phù hợp theo loại thủ tục và giờ cao điểm; huy động tình nguyện viên là đoàn viên thanh niên hỗ trợ sáng thứ Bảy; tạo điều kiện cho chuyên viên bộ phận một cửa tham gia đào tạo bồi dưỡng nâng cao kỹ năng xử lý hồ sơ, kỹ năng giao tiếp, giúp người dân hài lòng khi đến làm thủ tục. Mặt khác, hệ thống khảo sát ý kiến cũng được triển khai tại bộ phận “Một cửa”. Điều này không chỉ giúp quận tiếp thu góp ý để cải tiến quy trình mà còn giám sát thời gian xử lý hồ sơ của từng cán bộ, giúp nhận diện các “điểm nghẽn” để nhanh chóng khắc phục.

Theo Phó Chủ tịch UBND quận Thanh Khê Trần Tường Vân, để giảm tải khối lượng công việc tại bộ phận “Một cửa”, quận giao Phòng Nội vụ phối hợp Văn phòng UBND, bộ phận “Một cửa” tăng cường hướng dẫn tổ chức, công dân sử dụng dịch vụ công trực tuyến. Đồng thời, đẩy mạnh công tác số hóa kết quả thủ tục hành chính, bảo đảm hoàn thành mục tiêu do UBND thành phố đề ra, qua đó hoàn thiện kho dữ liệu kết quả số hóa của thành phố, xây dựng và đưa vào sử dụng phần mềm chatbot AI hỗ trợ giải đáp, vướng mắc có liên quan đến giải quyết thủ tục hành chính…

“Năm 2025, trên cơ sở phần mềm quét mã QR lấy số thứ tự, UBND quận sẽ phối hợp đơn vị tư vấn nhằm nâng cấp, phân định rõ khung thời gian tiếp nhận và hướng dẫn hồ sơ, nhất là đối với lĩnh vực đất đai nhằm khắc phục tình trạng quá tải cục bộ như hiện nay”, bà Vân cho hay.

VIỆT ÂN