Công nghệ

Smartos - Nền tảng quản lý thông minh cho không gian làm việc chung

08:15, 09/12/2020 (GMT+7)

Xuất phát từ những trải nghiệm thực tế trong việc vận hành không gian làm việc chung tại Đà Nẵng, Công ty TNHH MTV Giải pháp công nghệ thông tin Enouvo (quận Sơn Trà) đã xây dựng ứng dụng Smartos - nền tảng quản lý thông minh cho không gian làm việc chung. Smartos là một trong những sản phẩm startup của Đà Nẵng tham gia trưng bày tại ngày hội Khởi nghiệp đổi mới sáng tạo quốc gia TECHFEST 2020 do Bộ Khoa học và Công nghệ chủ trì tổ chức tại Hà Nội vào tháng 11 vừa qua.

Đội ngũ xây dựng phần mềm Smartos của Công ty TNHH MTV Giải pháp công nghệ thông tin Enouvo đang làm việc. 				   Ảnh: KHANG NINH
Đội ngũ xây dựng phần mềm Smartos của Công ty TNHH MTV Giải pháp công nghệ thông tin Enouvo đang làm việc. Ảnh: KHANG NINH

Smartos là một trong những ứng dụng đầu tiên chuyên quản lý không gian làm việc chung tại Việt Nam. Chị Trần Hạnh Trang, Giám đốc Công ty Enouvo cho biết, Smartos được xây dựng nhằm giải quyết những vấn đề mà chính công ty chị phải đối mặt khi quản lý không gian làm việc chung theo phương pháp thủ công.

Chị nói: “Đơn vị chúng tôi quản lý hai không gian làm việc chung (Enouvo Space 1 và 2) từ năm 2016. Thấu hiểu những khó khăn, chúng tôi nhận thấy việc đơn giản hóa và tự động hóa quy trình làm việc là rất cần thiết. Trước khi sử dụng Smartos, Enouvo dùng phần mềm Excel để quản lý khâu đặt phòng, nhận phòng, trả phòng cho khách, theo dõi hóa đơn… Tất cả đều phải làm thủ công, khá tốn thời gian và thường xuyên sai sót. Chúng tôi cũng thử tìm kiếm một số phần mềm tương tự nhưng hầu hết đều dành cho quản lý hệ thống khách sạn”.

Với kinh nghiệm phát triển các sản phẩm công nghệ thông tin, chị Trang cùng đội ngũ kỹ thuật của Enouvo đã lên ý tưởng, thiết kế xây dựng một phần mềm chuyên dùng để quản lý, vận hành các không gian làm việc chung. Theo chị Trang, hiện trên thế giới đã có một số đơn vị triển khai ứng dụng để quản lý không gian làm việc chung, song có hai vấn đề là giá thành cao (do áp dụng giá thị trường của các nước phát triển) và chưa phù hợp với các đặc tính kinh doanh của thị trường Việt Nam.

Smartos cung cấp nền tảng quản lý thông minh với giá cả phải chăng, phù hợp với các startup và các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. Sản phẩm có phiên bản trên nền tảng web, giúp các chủ không gian tự động hóa những nhiệm vụ vốn được thực hiện một cách thủ công, tối đa hóa hiệu suất và nâng cao mức độ hài lòng của người sử dụng. Một số chức năng chính bao gồm: giúp chủ không gian quản lý việc đặt chỗ một cách trôi chảy; nhận thông báo đặt chỗ tức thì từ hệ thống; quản lý quy trình giữ chỗ, tiếp nhận thông tin khách vào, ra hằng ngày; quản lý danh sách và trạng thái khách hàng; tìm hiểu về xu hướng, nhu cầu của khách hàng thông qua các báo cáo xu hướng theo thời gian thực.

Bên cạnh đó, Smartos có phiên bản di động tiện lợi hơn, cho phép khách hàng tìm kiếm, đặt chỗ và kết nối với những chủ cung cấp không gian làm việc chung phù hợp với nhu cầu; đặt chỗ trực tuyến 24/7; đặt câu hỏi trực tiếp ngay trên ứng dụng. Ngoài ra, khách hàng có thể tìm kiếm không gian làm việc chung phù hợp và gần mình nhất, thêm vào mục yêu thích, đặt chỗ trực tiếp hoặc gửi câu hỏi về không gian đến bộ phận hỗ trợ. Chị Trang nói: “Mọi công đoạn cốt lõi của giải pháp đều do đội ngũ kỹ thuật Việt Nam nghiên cứu và thực hiện. Enouvo có đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp sẵn sàng hỗ trợ và bảo trì, cũng như nâng cấp các chức năng sản phẩm một cách thường xuyên, phù hợp với xu hướng thị trường và nhu cầu khách hàng”.

Bắt đầu từ tháng 6-2019, Enouvo Space đã sử dụng Smartos trong việc vận hành và quản lý các không gian làm việc chung, bước đầu cho thấy đã giảm bớt khá nhiều thời gian cho những công việc như kiểm soát khách vào - ra, kiểm tra thông tin khách hàng.

Chị Nguyễn Thị Thu Trang, Quản lý tài chính của Enouvo Space chia sẻ: “Từ khi sử dụng Smartos, hiệu quả công việc của tôi được cải thiện khá nhiều. Mọi trạng thái công việc có thể được theo dõi một cách dễ dàng ngay trên màn hình điều khiển, thay vì phải đợi nhân viên báo cáo như trước đây. Điều này là vô cùng hiệu quả khi tôi phải quản lý đến hai không gian làm việc chung”.

Theo thống kê, 85% khách hàng tiếp tục quay trở lại sử dụng dịch vụ của Enouvo Space sau lần đầu tiên vì không gian phù hợp với nhu cầu và chất lượng dịch vụ tốt so với giá thành; doanh thu của các không gian làm việc chung tăng 10-30% mỗi tháng.

Trong tương lai, Smartos sẽ tích hợp công nghệ nhận diện khuôn mặt bằng trí thông minh nhân tạo, giúp tự động hóa việc kiểm soát khách vào - ra, tăng hiệu quả quản lý khách hàng và giảm thiểu chi phí của doanh nghiệp. Chị Trang cho biết, định hướng phát triển của Smartos là phát triển thành nền tảng giúp khách hàng có thể đặt chỗ, trao đổi trực tiếp với các không gian làm việc chung qua nền tảng web hoặc ứng dụng di động một cách đơn giản, dễ sử dụng. Bên cạnh đó, phát triển các giải pháp dịch vụ tư vấn xây dựng không gian làm việc chung.

Dựa trên trải nghiệm thực tế, Smartos có thể tư vấn cho các chủ không gian để xây dựng một nơi làm việc và các giải pháp để giải quyết một số vấn đề thường gặp. Chị Trang chia sẻ: “Smartos nhằm mục đích xây dựng một thói quen làm việc không phụ thuộc vào địa điểm cố định, hướng đến phục vụ các đội nhóm, công ty làm việc linh động, sử dụng các mặt bằng có giá cả phải chăng. Nhu cầu này đặc biệt cần thiết khi Covid-19 diễn biến phức tạp, song hiện chưa có phần mềm, giải pháp nào hỗ trợ. Theo chúng tôi, khi Đà Nẵng muốn phát triển khởi nghiệp đổi mới sáng tạo thì nhu cầu về các không gian làm việc chung cũng tăng lên, không chỉ về số lượng mà cả chất lượng”.  

KHANG NINH

.