Mẹo làm chủ Microsoft Teams giúp tăng gấp đôi hiệu suất làm việc văn phòng

Microsoft Teams đã trở thành trung tâm phối hợp của nhiều văn phòng hiện đại. Tuy nhiên, việc khai thác hết sức mạnh của nền tảng này để làm việc thông minh hơn là điều không phải ai cũng biết. Dưới đây là 10 thủ thuật giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm bớt áp lực từ các thông báo và cuộc họp dày đặc.

1. Chia sẻ email từ Outlook sang Teams nhanh chóng

Thay vì tải tệp xuống rồi đính kèm thủ công, bạn có thể chuyển thẳng email từ Outlook vào cuộc trò chuyện trên Teams. Cách thực hiện như sau:

• Trên thanh công cụ của Outlook, chọn Share to Teams.
• Chọn kênh hoặc cuộc trò chuyện đích trong ứng dụng Teams.
• Thêm tin nhắn tùy chọn và nhấn Share.

Toàn bộ nội dung email và tệp đính kèm sẽ hiển thị ngay lập tức, giúp đồng nghiệp theo dõi thông tin một cách liền mạch.

2. Ghim cửa sổ Teams lên trên cùng để đa nhiệm

Khi cần vừa họp vừa làm việc trên ứng dụng khác, bạn có thể giữ cửa sổ Teams luôn hiển thị ở lớp trên cùng. Điều này giúp bạn duy trì tương tác mắt và truy cập nhanh các nút điều khiển cuộc gọi.

• Tại góc trên bên phải cửa sổ muốn ghim, chọn More options.
• Nhấn Pin window on top.

Bạn có thể tự do thay đổi kích thước hoặc kéo cửa sổ này đến bất kỳ vị trí nào trên màn hình để thuận tiện theo dõi.

3. Loại bỏ tiếng ồn với tính năng Cách ly giọng nói

Nếu bạn làm việc tại quán cà phê hoặc không gian công cộng, tính năng voice isolation (cách ly giọng nói) sẽ là giải pháp hữu ích. Công nghệ AI sẽ nhận diện giọng của bạn và chặn mọi tạp âm xung quanh.

• Thiết lập hồ sơ giọng nói trong môi trường yên tĩnh (mất khoảng 30 giây).
• Hệ thống sẽ tự động kích hoạt trong các cuộc gọi sau đó để đảm bảo chất lượng âm thanh chuyên nghiệp.

4. Sử dụng Bản ghi trực tiếp (Live Transcription)

Tính năng này giúp bạn không bỏ lỡ thông tin khi tham gia họp muộn hoặc bị phân tâm. Teams sẽ ghi lại nội dung trò chuyện theo thời gian thực kèm tên người nói.

• Vào More actions > Record and transcribe.
• Chọn Start transcription và nhấn Confirm.
• Nếu là người tham dự, bạn có thể chọn Show transcript để theo dõi nội dung.

5. Luyện tập thuyết trình với "Meet Now"

Bạn có thể tạo một cuộc họp tức thì chỉ có riêng mình để luyện tập bài nói hoặc ghi lại các ý tưởng bất chợt. Các bản ghi này sẽ được lưu trữ an toàn trong OneDrive.

• Truy cập mục Calendar, nhấn Meet now ở góc trên bên phải.
• Đặt tên cuộc họp và chọn Start meeting > Join now.

6. Cộng tác thời gian thực với thành phần Loop

Thành phần Loop cho phép tạo bảng biểu, danh sách công việc ngay trong cửa sổ chat. Mọi thay đổi sẽ đồng bộ tức thì trên các ứng dụng Microsoft 365 khác như Outlook hay Whiteboards.

• Nhấp vào biểu tượng Loop trong khung soạn thảo tin nhắn.
• Chọn loại nội dung muốn tạo (bảng, danh sách...).
• Gửi vào nhóm để mọi người cùng chỉnh sửa trực tiếp mà không cần tạo tệp riêng.

7. Chuyển tiếp nhiều tin nhắn cùng lúc

Thay vì sao chép từng dòng, bạn có thể gom tối đa 5 tin nhắn vào một gói duy nhất để chuyển tiếp, giúp giữ nguyên thứ tự và ngữ cảnh câu chuyện.

• Di chuột qua tin nhắn, chọn More options > Forward.
• Chọn Multiple messages và đánh dấu các tin nhắn cần gửi.
• Nhập tên người nhận hoặc kênh và nhấn Forward.

8. Theo dõi mốc thời gian quan trọng bằng AI

Với người dùng Premium, tính năng "tóm tắt cuộc họp thông minh" (intelligent meeting recap) sẽ hiển thị các mốc thời gian cụ thể khi tên bạn được nhắc đến. Bạn có thể chuyển thẳng đến phần video liên quan thay vì phải xem lại toàn bộ bản ghi dài hàng tiếng đồng hồ.

9. Biến điện thoại thành thiết bị hỗ trợ cuộc họp

Bạn có thể dùng điện thoại làm camera thứ hai hoặc thiết bị điều khiển bài thuyết trình trong khi vẫn đang họp trên máy tính.

• Mở ứng dụng Teams trên điện thoại khi đang trong cuộc họp máy tính.
• Chọn Join call > Add this device.
• Hệ thống sẽ tự động tắt mic và loa trên điện thoại để tránh hú, cho phép bạn dùng camera điện thoại để quay vật thể hoặc di chuyển quanh phòng.

10. Sử dụng Copilot làm "thư ký AI"

Tính năng ủy quyền cuộc gọi Copilot giúp sàng lọc các cuộc gọi spam và thu thập mục đích của người gọi. Nếu là vấn đề khẩn cấp, AI sẽ chuyển cuộc gọi đến bạn; nếu không, nó sẽ tự động lên lịch gọi lại dựa trên thời gian trống trong lịch trình của bạn. Lưu ý, tính năng này hiện yêu cầu ngôn ngữ thiết lập là tiếng Anh.