Tổng hợp mẫu hóa đơn bán lẻ (giấy, điện tử) và HĐĐT thông dụng (Word, Excel) giúp quản lý giao dịch. Cập nhật các mẫu phổ biến, mới nhất cho doanh nghiệp trong bài viết này.
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là một hình thức chứng từ được tạo lập, phát hành và lưu trữ thông qua phương tiện điện tử, thay thế hoàn toàn cho hóa đơn giấy truyền thống. Đây không chỉ là một sự thay đổi về phương tiện mà còn là bước tiến quan trọng trong quản lý hành chính thuế.
Căn cứ vào Điều 59 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành nghĩa vụ bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và hộ kinh doanh. Sự bắt buộc này nhằm mục đích hiện đại hóa công tác quản lý thuế, tăng cường tính minh bạch và tiết kiệm chi phí cho cả cơ quan quản lý và doanh nghiệp.
Để đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt quy định, các chuyên gia kế toán và quản lý cần phân biệt rõ các loại hóa đơn điện tử cơ bản. Dưới đây là danh mục chi tiết các loại hóa đơn điện tử phổ biến và các chứng từ liên quan:
Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Được sử dụng cho các tổ chức kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đây là loại hóa đơn phổ biến nhất trong giao dịch thương mại.
Hóa đơn bán hàng: Áp dụng cho các tổ chức, cá nhân kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, hoặc các đối tượng bán hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT.
Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý: Được sử dụng để ghi nhận việc chuyển giao hàng hóa từ bên giao đại lý sang bên nhận đại lý.
Hóa đơn bán tài sản công: Dùng trong các giao dịch chuyển nhượng, thanh lý tài sản thuộc sở hữu nhà nước.
Hóa đơn dự trữ quốc gia: Dùng cho các nghiệp vụ nhập, xuất kho hàng hóa dự trữ theo quy định của nhà nước.
Các loại hóa đơn điện tử khác: Bao gồm các chứng từ có chức năng tương đương hóa đơn như:
Vé điện tử, thẻ điện tử, tem điện tử.
Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không.
Chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế.
Chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng (trừ trường hợp quy định).
Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn: Bao gồm các tài liệu được pháp luật quy định có giá trị tương đương hóa đơn trong giao dịch.
Dưới đây là bảng tổng hợp các mẫu hóa đơn điện tử và biên lai điện tử do Bộ Tài chính ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Các mẫu này thể hiện cách hiển thị thông tin trên hóa đơn/biên lai điện tử và là căn cứ để doanh nghiệp xây dựng định dạng hóa đơn phù hợp với từng loại hình hoạt động, đồng thời đáp ứng đúng chuẩn dữ liệu gửi đến cơ quan thuế.
Phụ lục III: CÁC MẪU THAM KHẢO VỀ HÓA ĐƠN/BIÊN LAI ĐIỆN TỬ HIỂN THỊ (Kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ)
| STT | Tên | Link tải |
|---|---|---|
| 1 | Hóa đơn giá trị gia tăng (Mẫu số 01GTKT3/001) | File word / File excel |
| 2 | Hóa đơn bán hàng (Mẫu số 02GTTT3/001) | File word / File excel |
| 3 | Hóa đơn giá trị gia tăng (cho một số đơn vị đặc thù) | File word / File excel |
| 4 | Hóa đơn giá trị gia tăng đặc thù bằng ngoại tệ | File word / File excel |
| 5 | Mẫu phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý | File word/ File excel |
| 6 | Hóa đơn bán tài sản công | File word/ File excel |
| 7 | Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc | File word / File excel |
PHỤ LỤC I II: CÁC MẪU HIỂN THỊ HÓA ĐƠN/BIÊN LAI THAM KHẢO (Ban hành kèm theo Thông tư số 32/2025/TT-BTC ngày … tháng … năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)
| Mẫu tham khảo | Tên loại hóa đơn/biên lai | Link tải |
|---|---|---|
| Mẫu tham khảo số 1 | Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế | File word / File excel |
| Mẫu tham khảo số 2 | Hóa đơn giá trị gia tăng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí | File word / File excel |
| Mẫu tham khảo số 3 | Hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí | File word/ File excel |
| Mẫu tham khảo số 4 | Hóa đơn thương mại | File word / File excel |
| Mẫu tham khảo số 5 | Biên lai thu thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế sử dụng khi thu thuế, phí, lệ phí của cá nhân | File word / File excel |
| Mẫu tham khảo số 6 | Biên lai thu phí, lệ phí điện tử | File word / File excel |
Tải Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng file word: Tại đây.
Tải Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng file exel: Tại đây.
Mẫu hóa đơn bán hàng thường được áp dụng cho những người mua bán hàng hóa phải kê khai thuế VAT theo hình thức trực tiếp trong các hoạt động như
Bán hàng hóa.
Cung cấp dịch vụ nội địa.
Hoạt động vận tải quốc tế.
Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
Tải Mẫu hóa đơn điện tử bán hàng file word: Tại đây.
Tải mẫu hóa bán hàng điện tử file excel: Tại đây.
.jpg)
Mẫu hóa đơn điện tử GTGT đặc thù áp dụng cho những trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng.
Tải Mẫu hóa đơn điện tử GTGT đặc thù file word: Tại đây.
Tải Mẫu hóa đơn GTGT đặc thù file excel: Tại đây.
Mẫu hóa đơn điện tử này áp dụng cho một số đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp đặc thù thu bằng ngoại tệ.
Tải Mẫu hóa đơn GTGT đặc thù bằng ngoại tệ file word: Tại đây.
Tải Mẫu hóa đơn GTGT đặc thù bằng ngoại tệ file excel: Tại đây.
Với mẫu phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, anh/chị có thể tham khảo mẫu dưới đây (Mẫu tham khảo được lấy từ phụ lục II thông tư 78/2021/TT-BTC)
Tải Mẫu phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý file word: Tại đây.
Tải Mẫu phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý file excel: Tại đây.
Mẫu hóa đơn điện tử này áp dụng trong trường hợp bán các tài sản công, tài sản của nhà nước
Tải Mẫu hóa đơn điện tử bán tài sản công
File word: Tại đây.
File excel: Tại đây.
Mẫu hóa đơn điện tử này chỉ được sử dụng trong trường hợp bán vật tư, thiết bị, hàng hóa nằm trong danh mục hàng dự trữ quốc gia.
Tải mẫu hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia file word: Tại đây.
Tải mẫu hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia file excel: Tại đây.
Tải mẫu hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế File word: Tại đây.
Tải mẫu hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế File excel: Tại đây.
Tải mẫu hóa đơn giá trị gia tăng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí File word: Tại đây.
Tải mẫu hóa đơn giá trị gia tăng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí File excel: Tại đây.
Tải mẫu hóa đơn thương mại File word: Tại đây.
Tải mẫu hóa đơn thương mại File excel: Tại đây.
Tải mẫu biên lai thu thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế sử dụng khi thu thuế, phí, lệ phí của cá nhân File word: Tại đây.
Tải mẫu biên lai thu thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế sử dụng khi thu thuế, phí, lệ phí của cá nhân File excel: Tại đây.
Tải mẫu biên lai thu phí, lệ phí điện tử File word: Tại đây.
Tải mẫu biên lai thu phí, lệ phí điện tử File excel: Tại đây.
Mỗi mẫu hóa đơn thể hiện rõ cách bố trí thông tin như: tên đơn vị bán hàng, mã số thuế, nội dung hàng hóa – dịch vụ, thuế suất, chữ ký điện tử… từ đó giúp doanh nghiệp xây dựng mẫu hóa đơn vừa đúng quy định, vừa thể hiện tính chuyên nghiệp trong giao dịch.
Mỗi mẫu hóa đơn thể hiện rõ cách bố trí thông tin như: Tên đơn vị bán hàng, mã số thuế, nội dung hàng hóa – dịch vụ, thuế suất, chữ ký điện tử… từ đó giúp doanh nghiệp xây dựng mẫu hóa đơn vừa đúng quy định, vừa thể hiện tính chuyên nghiệp trong giao dịch.
| STT | Loại hóa đơn | Đặc điểm |
|---|---|---|
| 1 | Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng (thu tiền điện) | Dùng để thu tiền điện, thể hiện chi tiết điện năng tiêu thụ và giá trị thanh toán. |
| 2 | Mẫu hóa đơn GTGT (thu tiền nước) | Dùng để thu tiền nước sinh hoạt hoặc sản xuất, ghi rõ lượng nước và giá tiền. |
| 3 | Mẫu hóa đơn GTGT (dịch vụ vận tải) | Áp dụng cho các dịch vụ vận tải hàng hóa, hành khách, thể hiện chi tiết hành trình, phí. |
| 4 | Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng (dịch vụ khách sạn) | Dùng cho dịch vụ lưu trú, khách sạn, ghi nhận các khoản dịch vụ và phí liên quan. |
| 5 | Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng (dịch vụ đại lý vé máy bay) | Dùng cho đại lý bán vé máy bay, ghi rõ thông tin chuyến bay và giá vé. |
| 6 | Mẫu hóa đơn GTGT (lĩnh vực công nghiệp, chế biến, chế tạo) | Dùng trong ngành công nghiệp, chế biến, thể hiện chi tiết sản phẩm, số lượng, giá thành. |
| 7 | Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng (dùng chung cho nhiều lĩnh vực) | Mẫu linh hoạt, áp dụng cho nhiều ngành nghề khác nhau, dễ điều chỉnh theo yêu cầu. |
Căn cứ tại điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sử đổi, bổ sung tại Điểm đ Khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về nội dung hóa đơn. Theo đó, nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử theo quy định như sau:
(1) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn
(2) Tên liên hóa đơn
(3) Số hóa đơn
(4) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
(5) Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua (sửa đổi tại Điểm a Khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP)
(6) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ, thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT. (Sửa đổi, bổ sung tại Điểm b Khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP)
(7) Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua.
(8) Thời điểm lập hóa đơn
(9) Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử (sửa đổi, bổ sung tại Điểm c Khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-C)
(10) Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có
(11) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).
(12) Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
(13) Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.
Về nguyên tắc, hóa đơn điện tử phải đảm bảo những nội dung trên. Tuy nhiên trong một số trường hợp theo quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi Điểm d Khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP không cần đảm bảo tất cả nội dung trên.
Căn cứ Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được quy định với định dạng cụ thể như sau:
Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử được thiết lập theo định dạng XML (eXtensible Markup Language), giúp chuẩn hóa việc trao đổi dữ liệu giữa các hệ thống công nghệ thông tin.
Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần gồm hai thành phần chính:
Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử
Thành phần chứa chữ ký số.
Nếu hóa đơn có mã của cơ quan thuế, sẽ có thêm dữ liệu liên quan đến mã số của cơ quan thuế.
