Để đối phó với đại dịch Covid-19, nhiều công ty đã áp dụng chính sách làm việc tại nhà trong thời gian này. Có lẽ đây là điều chưa có tiền lệ đối với một số loại hình công việc và điều này vẫn là một thách thức lớn đối với mọi nhân viên công sở nhất là trong vấn đề giao tiếp.
Bài viết dưới đây cung cấp năm chiến thuật đã được thử nghiệm để đảm bảo giao tiếp hiệu quả - điều mà các nhà tuyển dụng tại Hải Dương, Hải Phòng hay Hà Nội đều muốn thấy ở ứng viên làm việc từ xa, cùng tham khảo nhé.
Tăng năng suất giao tiếp bằng công cụ quản lý dự án
Quản lý dự án hiệu quả là cốt lõi của công việc kinh doanh. Vì các thành viên đang làm việc từ nhiều vị trí, nên việc theo dõi nhiệm vụ và thời hạn qua bảng tính Google hoặc hộp thư email đông đúc sẽ ngốn rất nhiều thời gian của mọi người.
Do đó người quản lý nên cân nhắc đầu tư vào một công cụ quản lý dự án như Basecamp, Trello hoặc Asana. Với các giải pháp phần mềm này, công việc có thể chia thành nhiều dự án. Bằng cách đó, mỗi dự án sẽ có một tập hợp các nhân viên đảm nhiệm trong nhóm từ đó các giao tiếp cũng như tiến độ trong công việc được đảm bảo.
Mỗi người sẽ có thể tạo danh sách việc cần làm mới, thêm nhiệm vụ và đặt thời hạn. Trong mỗi dự án, mọi người trong nhóm có thể chia sẻ tệp trong thời gian thực và sử dụng lịch dùng chung để luôn cập nhật các ưu tiên của mỗi người.
Xây dựng văn hóa phản hồi cho nhóm làm việc
Khi làm việc tại công ty, nhân viên đã quen với việc nhìn thấy người quản lý và đồng nghiệp hàng ngày. Họ nói chuyện với nhau thường xuyên và sử dụng kỹ năng giao tiếp để hiểu những gì mọi người nghe và cảm nhận. Mặt khác, khi làm việc từ xa, các cá nhân đang thiếu những tín hiệu cần thiết đó. Để thúc đẩy tinh thần làm việc, văn hóa phản hồi cần được xây dựng và nuôi dưỡng để giao tiếp được hiệu quả.
Để bắt đầu, người quản lý có thể theo dõi hiệu suất và mức độ tương tác của nhân viên. Đó là nơi mà các công cụ như Desktime, WorkiQ, Time Doctor và ProofHub có thể trợ giúp. Dựa trên dữ liệu thu thập được, tạo báo cáo hiệu suất chi tiết hàng tuần hoặc hàng tháng cho từng thành viên trong nhóm.
Không kiểm soát quá mức
Không cần phải kiểm tra email hoặc các công cụ quản lý dự án của bạn một cách ám ảnh để xem khi nào nhân viên hoặc đồng nghiệp đăng nhập và đăng xuất. Những phương pháp đó sẽ chỉ gây hại cho động lực và hiệu suất của nhóm bạn. Thay vào đó, bạn nên so sánh hiệu suất và mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng nhân viên với các mục tiêu bạn đã đặt ra trước đó.
Đặt ra tiêu chuẩn giao tiếp
Các nhóm làm việc nên tự thống nhất và tạo ra các nguyên tắc về giao tiếp hiệu quả. Dưới đây là một số quy tắc đơn giản để làm theo.
Sử dụng công cụ giao tiếp tùy theo mục đích cụ thể
Với một loạt các công cụ, ứng dụng gọi điện, công cụ quản lý dự án và nền tảng email, giao tiếp nhóm có thể sớm trở nên hỗn loạn.
Ví dụ: sử dụng Zoom và các lựa chọn thay thế của nó cho họp trực tuyến. Sử dụng công cụ quản lý dự án để ủy quyền nhiệm vụ như Trello, để lại nhận xét về các dự án cụ thể và việc cần làm, đồng thời chia sẻ các tệp quan trọng trong thời gian thực. Các trường hợp khẩn cấp nên được giải quyết thông qua các cuộc gọi điện thoại, trong khi các vấn đề chính thức nên được giải quyết qua email. Thảo luận các vấn đề có thể tạo nhóm chat trên Viber, Skype.
Dành thời gian cho việc thư giãn
Trong một văn phòng, các đồng nghiệp dành nhiều thời gian cho nhau. Họ làm việc bên cạnh nhau, nghỉ trưa cùng nhau và trò chuyện tán gẫu cùng nhau. Nhưng khi làm việc từ xa các hoạt động tưởng chừng như thường ngày bị hạn chế rất nhiều. Vì vậy sự có mặt của nhóm chat như là không gian để kết nối xã hội là nơi khuyến khích nhân viên chia sẻ các nội dung giải trí không quá mang nặng tính công việc.
Những kênh này sẽ xóa bỏ cảm giác xa cách giữa đồng nghiệp và đặt nền tảng cho sự hợp tác trong tương lai.
Thông cảm và thấu hiểu nhau
Trong bối cảnh làm việc tại văn phòng đã ăn sâu vào gốc rễ người lao động, việc chuyển đột ngột sang làm việc từ xa khiến mọi người cần thời gian để thích nghi và đối mặt với nhiều vấn đề trong công việc. Từ việc học sử dụng các công cụ công nghệ mới đến sự cô đơn, những thách thức mà các đồng nghiệp của bạn có thể phải đối mặt là rất nhiều.
Lắng nghe và đồng cảm với các vấn đề của nhau là phương thức giao tiếp hiệu quả, giúp mọi người hiểu cũng như hỗ trợ nhau tốt hơn trong giai đoạn khó khăn này.
HÀ PHƯƠNG
