180 ngàn giờ tương đương với 22.500 ngày làm việc đã được các cơ quan hành chính của thành phố sử dụng để tổ chức 11.183 cuộc họp trong năm 2019. Con số này được Ban Pháp chế, HĐND thành phố đưa ra trong báo cáo thẩm tra tại kỳ họp thứ 15 HĐND thành phố vừa qua và cho thấy hội nghị, họp hành tuy có giảm nhưng không đáng kể.
Họp là một trong những cách thức hiệu quả để giải quyết công việc trong hoạt động lãnh đạo, quản lý. Qua đó, người đứng đầu hoặc tập thể lãnh đạo thực hiện sự lãnh đạo, quản lý, điều hành và giải quyết các nhiệm vụ, công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định. Tuy nhiên, hội họp quá nhiều sẽ trở thành một gánh nặng, mang tính hình thức, gây lãng phí về thời gian, nhân lực, tiền bạc...
Gần đây, Sở Nội vụ đã tham mưu triển khai quy trình giải quyết thủ tục hành chính nội bộ giữa các cơ quan hành chính của thành phố, giúp làm giảm họp để lấy ý kiến phối hợp giữa các cơ quan liên quan nhằm giải quyết một công việc cụ thể. Mới đây nhất, trong thời gian thực hiện giãn cách xã hội, phòng, chống Covid-19, UBND thành phố đã triển khai Hệ thống họp trực tuyến thành phố Đà Nẵng cùng với khuyến khích các cơ quan hành chính tiếp nhận, xử lý văn bản điện tử ký số, đây cũng là giải pháp ứng dụng CNTT để giảm họp tập trung, trực tiếp. Trong thời gian này, lễ khởi công, động thổ các dự án, công trình trọng điểm của thành phố cũng được tổ chức theo tinh thần gọn nhẹ về thành phần mời, nhanh chóng, rút ngắn thời gian tổ chức.
Tuy nhiên, việc giảm hội họp vẫn chưa hiệu quả. Hội họp nhiều có nguyên nhân từ phân cấp, phân quyền, quy định trách nhiệm tập thể với người đứng đầu đơn vị chưa rõ ràng, dứt khoát. Một phần chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ giữa các cơ quan, đơn vị cũng buộc phải họp để thống nhất ý kiến.
Để giảm họp trước hết cần có quy định cụ thể các trường hợp được tổ chức hội họp; chỉ tổ chức hội họp theo đúng quy định của pháp luật, của điều lệ, hoặc trong trường hợp thật sự cần thiết phải họp để giải quyết công việc gắn với yêu cầu, nội dung của vấn đề, nhiệm vụ cần giải quyết; cần kết hợp nhiều nội dung cần giải quyết, có liên quan với nhau để tổ chức chung vào một cuộc họp; ngoài những trường hợp thực sự cần thiết phải họp tập trung, trực tiếp, cần tăng cường họp trực tuyến nhằm giảm nhân lực, chi phí; gắn trách nhiệm của người đứng đầu trong việc thực hiện chế độ hội họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan; thực hiện đầy đủ trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị đối với những vấn đề, công việc đã được giao quyền, hoặc phân cấp, ủy quyền; tăng cường trách nhiệm cơ quan được giao làm đầu mối chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan trong thực hiện nhiệm vụ chung.
Hội họp là một hoạt động cần thiết và quan trọng nhưng cần phải có cách nhìn đúng về hội họp, tìm ra được nguyên nhân dẫn đến hội họp quá nhiều để đưa hội họp trở về với đúng nghĩa của nó, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của các cơ quan, đơn vị, góp phần thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.
CHU VĂN
