Công khai cơ quan, đơn vị trễ hạn hồ sơ

Nhằm tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành chính, Chủ tịch UBND thành phố chỉ đạo công khai tên các cơ quan, đơn vị trễ hạn giải quyết thủ tục hành chính và yêu cầu lãnh đạo thực hiện nghiêm quy định xin lỗi tổ chức, công dân, nêu rõ lý do và đề nghị gia hạn giải quyết hồ sơ trễ hẹn.

Bộ phận “Một cửa” Sở Tài nguyên và Môi trường tiếp nhận hồ sơ công dân tại Trung tâm Hành chính thành phố. Ảnh: MINH SƠN

Công khai xin lỗi

Tháng 9 và 10-2023, UBND quận Liên Chiểu là một trong những địa phương được công khai danh sách vì để xảy ra tình trạng trễ hạn giải quyết thủ tục hành chính (TTHC). Chủ tịch UBND quận Liên Chiểu Nguyễn Đăng Huy cho biết, thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có hồ sơ bị trễ hạn phải trao đổi, có giải thích cụ thể về nguyên nhân cũng như thực hiện quy định xin lỗi tổ chức, công dân. Hiện nay, UBND quận đang giao cho cơ quan, đơn vị chuyên môn rà soát nhiệm vụ của mình, những nội dung nào vướng mắc phải báo cáo kịp thời. Thực tế hiện có một số nội dung công việc vướng mắc chưa tháo gỡ được, nên chưa đề xuất kịp thời dẫn đến chậm trễ trong giải quyết, xử lý cho người dân. Quận cũng đang kiểm tra, xử lý trách nhiệm đối với người đứng đầu cơ quan, đơn vị liên quan.

Theo đại diện Sở Tài nguyên và Môi trường, trễ hạn trong giải quyết TTHC cho tổ chức, công dân tại sở là khó tránh khỏi, nhất là bộ phận liên quan lĩnh vực đất đai (Văn phòng Đăng ký đất đai thành phố). Có nhiều nguyên nhân, song với số lượng hồ sơ phát sinh rất lớn, trong khi quy trình, điều kiện bắt buộc trong giải quyết TTHC khiến việc xử lý bị trễ nhưng khi có hồ sơ trễ hạn là sở làm thủ tục xin lỗi tổ chức, công dân ngay. Tại các đơn vị thuộc sở, căn cứ thẩm quyền, trách nhiệm cụ thể, phải thông tin tình hình xử lý, giải quyết hồ sơ cũng như có hình thức xin lỗi với tổ chức, công dân kịp thời khi để trễ hạn giải quyết.

Qua trao đổi, hầu hết các cơ quan, đơn vị có hồ sơ giải quyết TTHC trễ hạn, đều thực hiện công khai xin lỗi tổ chức, công dân theo quy định. Ngày 27-10-2023, Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị 27/CT-TTg về tiếp tục đẩy mạnh các giải pháp cải cách và nâng cao hiệu quả giải quyết TTHC, cung cấp dịch vụ công phục vụ người dân, doanh nghiệp, trong đó yêu cầu thực hiện nghiêm việc báo cáo giải trình của người đứng đầu, xin lỗi người dân, doanh nghiệp và kịp thời khắc phục đối với các trường hợp để xảy ra chậm muộn, tiêu cực trong giải quyết hồ sơ TTHC của cơ quan, đơn vị. Mới đây, Chủ tịch UBND thành phố ban hành quy định về việc tiếp nhận, giải quyết và số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố.

Quy định này yêu cầu người đứng đầu cơ quan, đơn vị ký ban hành văn bản xin lỗi, trong đó xác định cụ thể thời gian đề nghị gia hạn trả kết quả và nêu rõ lý do giải quyết hồ sơ trễ hẹn. Việc hẹn lại ngày trả kết quả được thực hiện không quá một lần. Căn cứ văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức chuyển đến, cán bộ "Một cửa" thực hiện gọi điện thoại hoặc dùng các hình thức phù hợp khác theo quy định thông báo, giải thích lý do quá hạn, thời gian đề nghị gia hạn trả kết quả để tổ chức, cá nhân không phải đi lại nhiều lần và điều chỉnh lại thời hạn trả kết quả trên hệ thống thông tin giải quyết TTHC thành phố.

Khắc phục các bất cập

Hiện nay, việc thực hiện xin lỗi tổ chức, công dân khi có hồ sơ trễ hạn giải quyết TTHC được tổ chức nghiêm, đúng quy trình, quy định. Mặc dù UBND thành phố công khai danh sách các cơ quan, đơn vị để xảy ra tình trạng trễ hạn giải quyết TTHC, song thực tế có một số địa phương (chủ yếu phường, xã) bị “oan” do quy trình xử lý trên phầm mềm kiểm soát TTHC thành phố nhận diện quá “máy móc”. Hoặc do công chức phụ trách các đơn vị “quên” báo cáo kết thúc công việc bằng việc gắn file phiếu trả kết quả lên hệ thống, dẫn đến bị xác nhận trễ hạn, trong khi thực tế đã trả sớm và đúng hạn (trường hợp phường Phước Mỹ (quận Sơn Trà), phường Thanh Khê Tây (quận Thanh Khê) và xã Hòa Khương (huyện Hòa Vang)).

Chủ tịch UBND phường Phước Mỹ (quận Sơn Trà) Phan Tất Tỉnh cho biết, ngày 12-4, phường tiếp nhận 2 hồ sơ liên thông liên quan lĩnh vực bảo trợ xã hội, sau đó chuyển lên quận tiếp nhận, giải quyết theo quy trình. Theo lịch hẹn trả hồ sơ đến ngày 10-5. Tuy nhiên, 10 ngày sau khi tiếp nhận hồ sơ (lần 1), cán bộ chuyên môn của UBND quận yêu cầu phường bổ sung hồ sơ và nhập lại hồ sơ mới (lần 2). Ngay trong ngày, cán bộ phường đã bổ sung và nộp lại hồ sơ theo yêu cầu của quận. Lúc này, hạn trả hồ sơ được gia hạn đến ngày 19-5. Hồ sơ sau đó được giải quyết và trả vào ngày 12-5, sớm hạn trước 1 tuần. Nhưng do bộ phận “Một cửa” của quận chỉ tiếp nhận xử lý, trả hồ sơ lần 2, còn hồ sơ lần 1 do phường tiếp nhận vẫn ở trạng thái chờ liên thông, dẫn đến 2 hồ sơ này bị treo trên hệ thống và quá hạn. Ngày 13-6, UBND phường đã có công văn báo cáo tình trạng này lên Văn phòng UBND thành phố để giải trình. Đến tháng 11, UBND phường đã liên hệ Đội vận hành hệ thống Một cửa điện tử để xử lý 2 hồ sơ trên nên không còn tình trạng hồ sơ trễ hạn, quá hạn.

“Nếu phường xử lý, giải quyết chậm, sẽ nhận trách nhiệm cụ thể và có văn bản giải trình, xin lỗi công dân cụ thể. Đằng này phường đã làm đúng quy trình, hỗ trợ, phối hợp để giải quyết sớm hạn cho công dân, nhưng do các khâu xử lý chưa thống nhất, dẫn đến bị treo oan trên hệ thống. Phường đã có văn bản báo cáo, giải trình việc bị treo này từ sớm, song đến tháng 11, Văn phòng UBND thành phố vẫn công khai cho rằng phường có hồ sơ bị trễ hạn trong tháng 10 là không thỏa đáng”, ông Tỉnh bày tỏ.

MINH SƠN