Những hội nghị không giấy

Giảm văn bản giấy, tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian chuẩn bị họp... là những hiệu quả khi thực hiện hội nghị không giấy tại nhiều cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố. Qua đó, góp phần nâng cao hiệu quả công tác chỉ đạo điều hành phù hợp với xu hướng và yêu cầu chuyển đổi số.

Mới đây, Quận đoàn Ngũ Hành Sơn tổ chức hội nghị đánh giá công tác hoạt động đoàn quý 1 năm 2024, triển khai phương hướng, nhiệm vụ quý 2. 100% tài liệu hội nghị được tích hợp trong mã QR, các đại biểu tham dự chỉ cần quét mã để truy cập vào nội dung. Theo Bí thư Quận đoàn Ngũ Hành Sơn Lê Xuân Thành, Quận đoàn bắt đầu triển khai hội nghị không giấy lần đầu tiên vào tháng 8-2022 tại Đại hội Đại biểu Đoàn TNCS Hồ Chí Minh quận Ngũ Hành Sơn lần thứ VI, nhiệm kỳ 2022- 2027 với hơn 150 đại biểu tham dự. Sau đó, các hội nghị của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Quận đoàn; hội nghị sơ kết, tổng kết công tác đoàn trên địa bàn quận đều là hội nghị không giấy. “Gần 2 năm triển khai, hội nghị không giấy giúp Quận đoàn rút ngắn thời gian chuẩn bị họp, các đại biểu tham dự cũng dễ dàng tiếp cận tài liệu. Với mô hình này, nguồn tài liệu mở và luôn sẵn sàng để các đại biểu tra cứu khi quét mã. Việc lưu trữ cũng dễ dàng hơn, hầu như toàn bộ tài liệu các hội nghị đều được lưu trữ thành các file”, anh Thành cho biết.

Theo Phó Bí thư Thành đoàn, Chủ tịch Hội Liên hiệp Thanh niên (LHTN) thành phố Nguyễn Bá Duân, Thành đoàn chỉ đạo các quận, huyện Đoàn cơ sở và đơn vị trực thuộc đẩy mạnh công tác chuyển đổi số trong các hoạt động Đoàn. Trong đó, đối với các hội nghị, hội thảo, các cơ sở Đoàn thực hiện chuyển đổi tài liệu thành dữ liệu số, tích cực triển khai hội nghị không giấy. Ước lượng nếu in tài liệu cho mỗi đại biểu tham dự ở từng hội nghị, chi phí 1 bộ tài liệu sẽ khoảng 30.000 - 50.000 đồng/đại biểu. Việc thực hiện hội nghị không giấy giúp tiết kiệm chi phí đáng kể. Hầu hết các đại biểu tham dự là thanh niên nên việc ứng dụng công nghệ thông tin, thực hiện quét mã QR nhận được sự hưởng ứng tích cực.

Tại Đảng ủy khối Các cơ quan thành phố, Kế hoạch số 138-KH/TU ngày 6-6-2023 của Ban Thường vụ Thành ủy về triển khai thực hiện Đề án Cải cách hành chính, gắn với công tác văn thư, lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan Đảng thành phố giai đoạn 2023-2025 được Đảng ủy Khối và các tổ chức cơ sở đảng quan tâm, triển khai thực hiện trên tất cả các mặt của công tác xây dựng Đảng. Theo đó, thông qua tổ chức hội nghị không giấy Đảng ủy Khối rút ngắn thời gian in ấn, hầu hết các tài liệu hội nghị đều được gửi cho thành phần dự họp bằng văn bản điện tử (trừ tài liệu mật), tài liệu hội nghị luôn được gửi trước 3 ngày cho đại biểu, đồng thời in mã QR trên bảng tên từng đại biểu.

Theo Chánh Văn phòng Đảng ủy khối Các cơ quan thành phố Phạm Thị Hồng Linh, việc các đại biểu được tiếp cận các nội dung sớm giúp thay đổi không khí làm việc trong các hội nghị. Lãnh đạo và các đại biểu tham dự tập trung trao đổi, đóng góp ý kiến một cách nhanh chóng, nội dung kết thúc hội nghị sẽ được cập nhật gửi đến các thành viên tham dự họp. Qua đó, kịp thời văn bản hóa các nội dung chỉ đạo, kết luận của Thường trực, Ban Thường vụ Đảng ủy, Ban Chấp hành Đảng bộ, chỉ đạo Văn phòng rút ngắn thời gian ban hành thông báo kết luận của Thường trực (trong vòng 24 giờ), của Ban Thường vụ Đảng ủy (trong vòng 48 giờ) và của Ban Chấp hành Đảng bộ (trong vòng 72 giờ). Bên cạnh đó, Đảng ủy khối Các cơ quan thành phố duy trì việc xây dựng video, slide trình chiếu thay cho báo cáo tại các cuộc họp, hội nghị, ứng dụng các tiện ích sẵn có của Inforgraphic để thiết kế, tuyên truyền các nội dung chính trong các văn bản chỉ đạo của Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng ủy khối.

XUÂN HẬU