Công nghệ mới và nguồn tài liệu mở

Việc thống nhất triển khai sử dụng phần mềm quản trị thư viện Aleph trên toàn hệ thống thư viện Đại học Đà Nẵng hơn một năm nay được coi là bước tiến mang tính đột phá trong ứng dụng công nghệ mới vào hoạt động thư viện các trường đại học trên địa bàn.

Một bạn đọc (trái) đang được thủ thư hướng dẫn cách thao tác mượn tài liệu. Ảnh: T.T

Tài liệu phong phú, thủ tục nhanh gọn

Theo đó, phần mềm quản trị thư viện Aleph cho phép nhân viên thư viện biên mục tài liệu và thực hiện thao tác mượn trả tài liệu cho sinh viên thống nhất cùng hệ thống tra cứu dữ liệu 10 thư viện các trường đại học thành viên ĐH Đà Nẵng và Trung tâm Thông tin Học liệu (TTHL) ĐH Đà Nẵng.

Trong đó, Trung tâm TTHL có nhiệm vụ là đầu mối thông tin, quản lý, điều hành hệ thống sử dụng chung, thống nhất về các chuẩn nghiệp vụ thông tin thư viện quốc tế bảo đảm sự liên thông, đồng bộ giữa các thư viện đại học thành viên và toàn hệ thống.

Bà Lê Thị Thanh Nhàn, Phó Giám đốc Trung tâm TTHL ĐH Đà Nẵng cho biết, hoạt động trên phần mềm Aleph, với công nghệ hiện đại của thế giới, đưa toàn bộ thông tin, tài nguyên tư liệu của các trường vào hệ thống Mục lục chung.

Theo thống kê, hiện Mục lục chung thư viện ĐH Đà Nẵng cung cấp nguồn tài nguyên thông tin với hơn 200.000 nhan đề, 1 triệu tài liệu bản in (bao gồm sách, ấn phẩm nhiều kỳ, luận văn, luận án, báo cáo khoa học và các tài liệu bản in khác) cùng các cơ sở dữ liệu, tài liệu số và tài liệu điện tử hiện có tại ĐH Đà Nẵng.

Bên cạnh đó, mạng mục lục còn kết nối tìm kiếm đến cơ sở dữ liệu xuất bản trực tuyến, tích hợp, bao phủ hàng trăm triệu tài nguyên điện tử toàn văn từ báo chí, sách điện tử, kỷ yếu hội nghị khoa học, báo cáo kỹ thuật, luận văn,… từ các nhà xuất bản, từ kho số truy cập mở trực tuyến của hàng trăm trường đại học trên thế giới.

Mục lục thư viện chung này cho phép người dùng của toàn ĐH Đà Nẵng tìm kiếm tất cả các tài liệu sẵn có từ các thư viện khác nhau trong hệ thống, trên cùng một giao diện thông qua một “hộp tìm kiếm duy nhất”.

Đặc biệt, cái lợi lớn nhất là bạn đọc có cơ hội tiếp cận nguồn tài liệu mở, phong phú, chất lượng. “Trước đây, việc không quản lý tập trung, dẫn đến nguồn tài liệu giữa các trường không được chia sẻ, người dùng không biết và tiếp cận đến các nguồn thông tin một cách khó khăn, hạn hẹp.

Còn bây giờ, sinh viên Trường ĐH Bách khoa hoàn toàn có thể mượn tài liệu đang có tại Trường ĐH Kinh tế và các trường thành viên và có thể tiếp cận với nhiều sách báo, tài liệu quý trên toàn thế giới, chỉ qua một lệnh tìm kiếm”, bà Nhàn phân tích.

“Tôi mới sử dụng phần mềm này nên cũng chưa biết hết tính năng của nó, nhưng một ưu điểm có thể nhận ra ngay là tính nhanh gọn và nguồn tài liệu phong phú. Chỉ cần có một tài khoản, bạn chỉ cần đăng nhập và tìm kiếm tài liệu, đặt mượn sẵn ở nhà, đến kho sách chỉ cần đưa số điện thoại, có thể nhận sách ngay. Khi cần gia hạn mượn tài liệu, cũng chỉ cần ngồi ở nhà, một thao tác click chuột là xong, rất thuận tiện”, giảng viên Trần Thị Tuyết (Khoa Ngữ văn - Trường ĐH Sư phạm) nhận xét.

Trong khi đó, với Nguyễn Lê Ngân Hà, sinh viên Trường ĐH Ngoại ngữ, điều khiến “mọt sách” này thích thú là với phần mềm Aleph chính là việc cô có thể tiếp cận được nhiều nguồn tài liệu quốc tế quý hiếm. “Ngồi ở nhà, vào tài khoản trong hệ thống chung, em có thể tha hồ đọc những tài liệu ngoại văn ngay trên máy tính”, Ngân Hà thích thú chia sẻ.

Bà Huỳnh Ngọc Minh Thi, Tổ trưởng Thư viện Trường ĐH Sư phạm-một trong những trường thành viên tiên phong trong ứng dụng phầm mềm mới vào hoạt động thư viện của ĐH Đà Nẵng cho hay, thư viện này đang sử dụng phân hệ lưu thông, tra cứu và biên mục của phầm mềm Aleph. Việc này giúp các thủ thư như bà tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức.

Đầu tiên là việc biên mục tài liệu, chỉ cần một trường thành viên hoàn tất biên mục thì các trường còn lại không phải “động chân động tay” nữa. Cũng chỉ cần một vài thao tác chuột trong phân hệ lưu thông, các thủ thư có thể có ngay bản đánh giá tình hình mượn, trả, thống kê tần suất sử dụng tài liệu của bạn đọc. “Tài liệu cũng rất khó “bốc hơi” như thi thoảng trước đây vẫn xảy ra, vì mọi thứ được quản lý rất chặt, công khai trên toàn hệ thống”, bà Thi nói thêm.

Nỗ lực hoàn thiện

Tiết kiệm thời gian, công sức của thủ thư, chi phí vận hành cho các thư viện thành viên, đem lại cho người sử dụng những sự trải nghiệm mới, việc tìm tài nguyên thông tin cần thiết một cách nhanh chóng và thuận lợi. Đó chính là những ưu thế vượt trội của phần mềm Aleph, tuy nhiên, theo những người trong nghề, vì nhiều nguyên nhân, Aleph vẫn bộc lộ một số bất cập, nhất là trong điều kiện hiện nay.

Bà Huỳnh Ngọc Minh Thi cho rằng, tiện lợi từ hệ thống chung và bất cập cũng từ đó mà ra. Vì sử dụng một máy chủ (tại TTHL ĐH Đà Nẵng), nên khi hệ thống Internet của máy chủ gặp vấn đề hay đơn giản bị cúp điện, thì toàn hệ thống không thể hoạt động.

Cũng theo bà Thi, ngày trước, mỗi thư viện một phần mềm, như “ngôi nhà riêng” của mình có thể chủ động tất tật thông tin. Còn bây giờ, trong “ngôi nhà chung”, mọi thông tin, thông báo, biên mục, thống kê, muốn thay đổi chỉnh sửa, thêm bớt dù lớn, nhỏ, nhiều hay ít đều phải nhờ sự can thiệp của hệ thống chung mới có thể thực hiện.

Qua trao đổi, nhiều nhân viên thư viện tiếp tục chỉ ra những trở ngại trong việc tiếp cận phần mềm mới này như: việc biên mục tài liệu phân phối khá phức tạp, nhiều thao tác; việc tìm kiếm tài liệu trong hệ thống Aleph chưa được thuận lợi lắm do tài liệu chưa được sắp xếp theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần; việc in nhãn cho tài liệu đòi hỏi quá nhiều thao tác; thông tin bạn đọc tìm được vì quá nhiều nguồn nên đôi khi thông tin bị trùng lặp; phần mềm mới và khá phức tạp nên nhiều thủ thư chưa nắm hết được...

Trao đổi về vấn đề này, bà Lê Thị Thanh Nhàn thừa nhận, việc sử dụng phần mềm quản trị thư viện Aleph trong hệ thống các thư viện thuộc ĐH Đà Nẵng không đồng đều, chưa khai thác hết các chức năng của các phân hệ trong phần mềm.

Một số phân hệ được sử dụng nhiều như: Lưu thông, biên mục, thống kê trong khi phân hệ bổ sung ấn phẩm chưa được khai thác sử dụng trừ Phân hiệu ĐH Đà Nẵng tại Kon Tum. Bên cạnh đó, là khó khăn do nhân sự trong thư viện luôn biến động; trình độ chuyên môn nghiệp vụ của các cán bộ thư viện không đồng đều; kinh phí dành cho hoạt động bổ sung tài nguyên thông tin của hầu hết các thư viện vẫn khiêm tốn đặc biệt là kinh phí bổ sung tài nguyên điện tử ngoại văn.

Theo bà Nhàn, để phát huy hết những tính năng vượt trội của phần mềm Aleph, cán bộ thư viện cần tích cực hơn nữa trong việc nghiên cứu và sử dụng phần mềm mới. Ngoài ra, cũng cần phải có thêm các đợt tập huấn thực hành ngay trên phần mềm theo kiểu cầm tay chỉ việc hơn là thiên về lý thuyết.

Các trường đại học nên quan tâm nhiều hơn và dành thêm kinh phí để bổ sung tài nguyên nhất là tài nguyên điện tử cho thư viện phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và giảng dạy của cán bộ, giảng viên và sinh viên.

THANH TÂN