Từ nhu cầu vận hành và sắp xếp công việc của cá nhân và công ty, anh Lê Quang Đạo (trú phường Hòa Minh, quận Liên Chiểu) đã nghiên cứu và đưa vào vận hành ứng dụng quản lý công việc Jobchat.
 |
| Nhân viên Công ty CP Jobchat giao dịch trực tuyến với khách hàng. Ảnh: M.QUẾ |
Chia sẻ về ý tưởng của ứng dụng, Giám đốc Công ty CP Jobchat (quận Hải Châu) Lê Quang Đạo cho biết, qua tìm hiểu từ lâu, người Nhật Bản được biết đến là những người chỉn chu, sắp xếp công việc một cách khoa học, cẩn thận và nổi tiếng với phương pháp Kanban - một hệ thống lập kế hoạch cho sản xuất tinh gọn. Theo đó, mỗi giai đoạn của công việc đều được liên kết với nhau bằng các thẻ kanban ghi chi tiết nơi sản xuất, nơi chuyển đến và số lượng, các chi tiết luôn được “kéo” bởi công đoạn sau như các toa tàu. Quản lý công việc dạng Kanban kèm nhãn dán liên quan đến từng yêu cầu, giúp việc nắm thông tin được trực quan, nhanh, đầy đủ. Việc lọc các thông tin theo nhãn dán hoặc theo người theo dõi, người chỉ định cũng giúp ích nhiều. Dựa trên phương pháp Kanban, anh Đạo đã xây dựng nên ứng dụng Jobchat từ năm 2018 và phát triển dần các tính năng tới nay.
“Bất kỳ một doanh nghiệp hay đơn vị tổ chức nào cũng cần quản lý thì mọi hoạt động trong công việc mới được diễn ra đúng chuẩn theo quy trình và nâng cao hiệu quả làm việc tối đa. Nhưng cách quản lý truyền thống bằng cách giám sát trực tiếp được thì quá lạc hậu. Vì vậy đã có nhiều ứng dụng về quản lý công việc được ra đời. Tuy nhiên, chưa có ứng dụng nào bằng Tiếng Việt sử dụng phương pháp Kanban của người Nhật Bản nên chúng tôi đã tập trung vào điểm này để tạo sự khác biệt”, anh Đạo chia sẻ.
Theo đó, khi mở ứng dụng Jobchat, người dùng sẽ thấy ba phần là My job, My chat và My workspace. Với My job (công việc của tôi), người dùng sẽ thấy công việc đang thực hiện, công việc đã tạo và các tệp tin đính kèm theo các thẻ công việc. Trong My chat (trò chuyện của tôi), tất cả trao đổi liên quan tới công việc đều hiện ra nếu người dùng cài đặt chế độ “tất cả”, còn nếu chỉ muốn thấy công việc chưa xử lý cũng có thể cài đặt tương ứng. Cuối cùng, My workspace (không gian làm việc của tôi) sẽ là nơi hiển thị tất cả công việc của các nhóm công việc đang thực hiện và các người dùng là bạn bè trong công việc khác.
Các công việc và chức năng nghiệp vụ khác nhau tùy theo người quản lý doanh nghiệp phân cấp bậc và mức độ truy cập. Chẳng hạn, nhân viên kỹ thuật sẽ chỉ thấy công việc máy móc của khách hàng cần sửa chữa, nhân viên chăm sóc khách hàng tiếp nhận thông tin từ khách hàng và xử lý các vấn đề khách hàng phản ánh. Trường hợp muốn công khai công việc, chủ doanh nghiệp có thể cài đặt chế độ “Tất cả” để mọi người đều thấy các công việc đang vận hành.
Riêng chủ doanh nghiệp sẽ luôn nhận được các thông báo công việc ở bất cứ nơi đâu, khi nhìn vào tổng quan sẽ thấy được: công việc mới, công việc đã xong, công việc đang làm, sổ việc ghi nợ (đã làm xong nhưng khách hàng chưa thanh toán...) và nhiều mức độ của quản lý do chủ doanh nghiệp hoặc người quản lý tùy biến linh hoạt.
Trưởng phòng nghiên cứu của Công ty CP hóa mỹ phẩm 3C (phường Bình Thuận, quận Hải Châu) Phạm Thị Thảo chia sẻ, trước đây, từng bộ phận khó nắm và hình dung toàn bộ công việc cần làm, đồng thời mất nhiều thời gian tương tác để nắm tình hình và có thể sau tương tác cũng không nắm hết tình hình hoặc quên công việc được giao. Để xử lý công việc, công ty cần phải dùng kèm nhiều phần mềm khác nhau như Zalo, Skype để trao đổi thông tin. Chatwork là phần mềm có giao việc, có thống kê việc cần làm dựa trên số việc được người khác giao nhưng không đủ để quản lý tiến độ. iHCM là phần mềm nắm tiến độ đơn hàng nhưng tổng quan lúc nhìn thì khó nắm hết đơn, giao diện khó làm việc, chỉ nắm được việc đến đâu, không nắm được vướng mắc chỗ nào.
Còn khi dùng Jobchat, tất cả được tích hợp trong trao đổi và quản lý đơn hàng. Các cột, nhãn dán được tùy chỉnh sắp xếp theo quy trình làm việc của mỗi bộ phận nên rất dễ sử dụng và áp dụng được cho nhiều bộ phận, mảng khác nhau. Việc tách bạch các công việc giúp người dùng xử lý đến từng phần việc nhỏ nhất. Bên cạnh các tính năng tương tác thời gian thực, biểu tượng thông báo khi có người vào xem, cập nhật, cộng tác, bình luận về công việc...
Anh Đạo cho biết, Jobchat đang phát triển thêm các thao tác chat chuyên dụng, gọi điện, gọi video để hướng tới mục tiêu trở thành “mạng xã hội” cho doanh nghiệp. Sau nhiều cải tiến và hoàn thiện, đầu năm 2021, anh Đạo cùng cộng sự đã phát hành ứng dụng Jobchat chính thức có thu phí trên hai nền tảng điện thoại thông minh và ứng dụng trên website. Hiện có 100 doanh nghiệp dùng thử tự do ứng dụng Jobchat và 15 công ty chính thức ký hợp đồng mua ứng dụng Jobchat bản đầy đủ để sử dụng.
MAI QUẾ
