Văn hóa hội họp

Chuyện họp hành nghe qua có vẻ thật đơn giản, nhưng trong thực tế, chuyện đi muộn về sớm, cười nói ồn ào, sử dụng điện thoại, ăn mặc không phù hợp của một số thành phần dự họp vẫn đang diễn ra ở nhiều nơi. Điều đó không chỉ thể hiện sự thiếu tôn trọng người khác mà còn làm mất đi hình ảnh chuyên nghiệp, nghiêm túc của bản thân, đơn vị mình công tác.

Phong cách hội họp mang tính chuyên nghiệp ở các nước tiên tiến. (Ảnh minh họa)

Chuyện thường thấy ở những cuộc họp

Xin trích một đoạn bài viết “Thiếu nghiêm túc” của tác giả Đăng Khoa từng đăng trên Báo Đà Nẵng trong một cuộc họp do một Đảng ủy trực thuộc Thành ủy Đà Nẵng tổ chức vào sáng 14-5-2014. Trong lúc mọi đại biểu khác nghiêm túc lắng nghe hoặc ghi chép, thì suốt trong buổi sáng hội nghị, có một “vị đại biểu liên tục sử dụng điện thoại di động để nhắn tin, chơi trò chơi xếp bài trên điện thoại, trên Ipad. Thậm chí, cả khi đồng chí Phó Bí thư thường trực phát biểu ý kiến chỉ đạo, vị đại biểu này vẫn không rời chiếc điện thoại để nhắn tin…”.

Khi trực tiếp nhìn thấy hình ảnh có phần “chướng tai, gai mắt” này, tác giả Đăng Khoa chia sẻ rằng ở cuộc họp quan trọng còn thế thì không biết tại phòng làm việc của mình, vị đại biểu kia sẽ dành bao nhiêu thời gian vào công việc chung?

Đơn cử một ví dụ khác, trong cuộc gặp mặt báo chí dịp cuối năm 2014 tại quận H., giấy mời phát đi ghi rõ 15 giờ chương trình bắt đầu. Tuy nhiên, đúng 15 giờ, khi chúng tôi đến, tại phòng họp chỉ có những “chủ nhà” đứng đợi khách. Ở bàn chủ tọa, các đồng chí lãnh đạo quận vẫn kiên nhẫn ngồi chờ, thỉnh thoảng nhìn vào đồng hồ tỏ ý sốt ruột. Khoảng 30 phút sau, khách (là những nhà báo) mới lác đác bước qua cánh cửa phòng họp nhưng chưa vội ngồi ngay vào ghế mà đi loanh quanh chào hỏi.

Mất thêm 15 phút nữa, buổi gặp mặt giữa lãnh đạo quận H. với cánh phóng viên mới chính thức diễn ra, dù những ngày cuối năm đầy bận rộn phải mất khá nhiều thời gian ngồi chờ những vị khách chậm chạp. Chưa kể, trong suốt thời gian diễn ra buổi gặp mặt, trong lúc lãnh đạo quận phát biểu thì phía dưới, nhiều người thản nhiên nói chuyện như thể đang đứng ngoài hành lang. Chưa tàn cuộc, nhiều người lại sè sẹ ra về. Vẻ như, chưa đến 50% khách mời thật sự lắng nghe và giữ trật tự, nghiêm túc đến phút cuối cùng.

Đó chỉ là 2 trong rất nhiều ví dụ về thái độ thiếu nghiêm túc, thiếu chuyên nghiệp thường thấy trong các cuộc hội họp hiện nay. Một cán bộ công tác tại Sở Nội vụ Đà Nẵng cho rằng, để thực hiện tốt hơn Chỉ thị số 43-CT/TU của Ban Thường vụ Thành ủy Đà Nẵng về việc tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện “Năm văn hóa, văn minh đô thị 2015” thì mỗi cơ quan, đơn vị cần đề ra những quy định về “văn hóa hội họp” như luôn đi đúng giờ, ăn mặc lịch sự, điện thoại nên tắt hoặc để chế độ im lặng, chuẩn bị tài liệu trước cuộc họp… Những quy tắc trên không mang tính bắt buộc nhưng lại là thước đo giá trị và tính chuyên nghiệp ở mỗi người, nhằm tạo điều kiện cho công việc tại cơ quan, đơn vị mình (hoặc đơn vị tổ chức) diễn ra một cách suôn sẻ, tiết kiệm thời gian.

Xây dựng văn hóa hội họp

Không thể phủ nhận rằng hội họp là nơi để mọi người tổng hợp ý kiến và đưa ra những ý tưởng mới nhằm xây dựng kế hoạch thực hiện trong tương lai. Tuy nhiên trong thực tế, không phải cuộc họp nào cũng thành công và gặt hái được những kết quả như mong đợi.

Năm 2005, tác giả Patrick Lencioni, Chủ tịch Công ty Tư vấn quản trị The Table Group tại Bay Area, San Francisco, Mỹ đã viết cuốn sách “Chết vì hội họp” (nằm trong bộ sách Chuyện về thuật lãnh đạo) tạo nên tiếng vang lớn trong giới trí thức, kinh doanh Mỹ suốt nhiều năm qua. Từ đó đến nay, “Chết vì hội họp” là một trong những quyển sách bán chạy bởi nó chỉ ra được sự lãng phí về thời gian, tài chính của những cuộc họp không hiệu quả và gợi ý cho mọi người cách khắc phục.

Trong cuốn sách dày hơn 300 trang của mình, tác giả  Patrick Lencioni đã trả lời được câu hỏi “tại sao họp hành lại chán ngắt và không hiệu quả” khi cho rằng vì nó thiếu kịch tính bởi kịch tính dẫn đến tranh luận, tranh luận sẽ dẫn đến những quyết định đúng đắn. Theo ông, người chủ trì giỏi không phải là người tránh nhắc đến xung đột, mà là người khéo léo kích thích những xung đột và đào xới chúng lên, đồng thời biết cách dừng các xung đột đúng lúc, đúng thời điểm.

Ngoài ra, họp hành không hiệu quả còn đến từ phương pháp tổ chức, giải pháp được ông Patrick Lencioni đưa ra là nên tổ chức nhiều phương pháp hội họp khác nhau, với công thức và thời gian có sự thay đổi phù hợp với mục đích hướng tới, tránh đọc báo cáo, phụ thuộc vào báo cáo, kéo dài thời gian không cần thiết, có phần “hội” mà thiếu phần “thảo” (thảo luận)…

Thế nhưng trong thực tế, có khá nhiều cuộc hội thảo mang tính chất toàn quốc hoặc khu vực, có nhiều đơn vị tham gia chỉ tổ chức trong thời gian gói gọn một ngày, thậm chí một buổi sáng. Không cần nói ra mọi người cũng có thể hình dung được khoảng thời gian ít ỏi ấy phần lớn dành cho đại biểu đọc tham luận, còn người ngồi nghe phía dưới chủ quan không cần chuẩn bị ý kiến cho phần “thảo”.

Từ thực tế cho thấy, những cuộc họp được chuẩn bị kỹ lưỡng về nội dung bao giờ cũng tạo được sức hút cho chủ tọa lẫn người nghe. Và hơn hết, sự tôn trọng, lắng nghe từ hai phía là chất men xúc tác để các cuộc họp diễn ra đúng theo kế hoạch.

Không chỉ riêng Đà Nẵng, rất nhiều tỉnh, thành phía Nam có thói quen xài “giờ cao su”, đi trễ về sớm trong những cuộc họp nói riêng và trong thói quen sinh hoạt nói chung. Điều này được nhiều người ví von là “căn bệnh” trầm kha, cần sớm khắc phục nếu muốn xây dựng Đà Nẵng thành thành phố văn minh, chuyên nghiệp, hấp dẫn trong mắt bạn bè gần xa. Có ý kiến cho rằng, muốn chấm dứt “giờ cao su”, cứ đến giờ G thì tiến hành, ai tới sau… mất quyền lợi, tự biết xấu hổ. Tuy nhiên, nói phải có người nghe nên trong bối cảnh thưa thớt đó, Ban tổ chức muốn tiến hành họp đúng giờ cũng rất khó và không đạt hiệu quả như mong muốn.

Muốn thay đổi những thói quen “chưa tốt” trên thật sự cần một nỗ lực: nỗ lực hoàn thiện bản thân mỗi người để không làm ảnh hưởng đến người khác, cùng chung tay xây dựng một nếp sống văn hóa, văn minh và không kém phần chuyên nghiệp của Đà Nẵng trong tương lai.

TIỂU YẾN