Phục vụ chuyển đổi số, Công ty CP Công nghệ Novaio (quận Hải Châu) đã xây dựng dự án khởi nghiệp - phần mềm Workflow nhằm quản lý và tự động hóa quy trình doanh nghiệp trên một nền tảng. Sau hơn 1 năm triển khai, hiện Workflow có khoảng 20 khách hàng là các doanh nghiệp trên khắp cả nước.
 |
| Phần mềm Workflow hỗ trợ quản lý quy trình doanh nghiệp trên nền tảng web và di động. Ảnh: KHANG NINH |
Anh Nguyễn Quang Nhi, Giám đốc Công ty Novaio, người sáng lập dự án Workflow cho biết, anh bắt tay thực hiện dự án từ đầu năm 2019. Lúc bấy giờ, anh nhận thấy nhiều doanh nghiệp, trong đó gồm cả công ty anh có bộ quy trình đã được chuẩn hóa, nhưng vẫn gặp khó khăn khi triển khai. Trong đó, khó khăn lớn nhất là không liên thông được dữ liệu giữa các phòng, ban, dẫn đến tình trạng công việc chồng chéo, “mạnh ai nấy làm”, làm việc nhóm thiếu hiệu quả.
Bên cạnh đó, một số quy trình vẫn còn được thực hiện thủ công trên giấy tờ, doanh nghiệp muốn đưa lên hệ thống, nhưng không có công cụ hỗ trợ phù hợp. Vấn đề đối thoại nội bộ cũng gặp trục trặc khi doanh nghiệp sử dụng đa dạng các hình thức thư điện tử, chat trên Zalo hoặc Messenger, gọi điện thoại... nên khó theo dõi, dễ rơi vào tình trạng “trôi tin nhắn”, thiếu tương tác.
Trước thực trạng đó, anh Nguyễn Quang Nhi và đội ngũ đã nung nấu ý tưởng xây dựng một dự án khởi nghiệp với sản phẩm chính là phần mềm Workflow (tạm dịch: “Luồng công việc”). Sau 6 tháng thiết kế, xây dựng và hoàn thiện, phiên bản Workflow đầu tiên ra đời nhằm đáp ứng các nhu cầu của chính Công ty Novaio. Anh Nhi cho biết: “Ngay sau khi đưa Workflow vào ứng dụng tại công ty, chúng tôi đã giải quyết được bài toán liên kết giữa các nhóm kỹ thuật và các nhóm marketing, bán hàng. Khi mỗi bên nắm được tình trạng công việc của bên kia như thế nào thì công việc trôi chảy hơn hẳn.
Đối với người quản lý, Workflow cho phép xây dựng danh sách công việc mỗi tuần, phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân cụ thể, theo dõi tiến trình thực hiện theo thời gian thực. Chúng tôi sử dụng các bảng truyền đạt thông tin, các “phiếu liên lạc” nội bộ điện tử nên dần tiết kiệm được thời gian, giảm sai sót công việc”.
Đối với mỗi phòng ban, Workflow hỗ trợ tạo quy trình đầy đủ các bước theo nhiệm vụ; kết nối dữ liệu tự động, chuyển giao công việc giữa các quy trình với nhau; cấu trúc dữ liệu tùy theo đặc trưng của từng công việc cụ thể. Workflow cũng có thể phân quyền và phân bổ nhiệm vụ cho mỗi cá nhân một cách rõ ràng, phân quyền truy cập vào từng loại dữ liệu. Workflow cũng cho phép tùy chỉnh biểu đồ, hiển thị tệp tin, trò chuyện nhóm, tạo mẫu dữ liệu, ghi chú...
Phương châm xây dựng Workflow là không cố gắng phát minh cái mới mà chỉ đưa những công thức kinh doanh đã thành công vào phần mềm để tạo ra các ứng dụng dễ sử dụng và hữu ích hơn cho người sử dụng. Không chỉ quản lý những quy trình đã tồn tại, Workflow được xây dựng để đồng hành với sự phát triển của doanh nghiệp bằng cách hỗ trợ xây dựng những quy trình mới, đưa ra các báo cáo về những hướng đi tiềm năng dựa trên số liệu, bảng biểu.
Để đưa Workflow ra thị trường, quan trọng nhất là phải nắm rõ nhu cầu của khách hàng. Mỗi doanh nghiệp thường có nhiều phòng, ban với các quy trình công việc, yêu cầu quản lý khác nhau. “Chúng tôi thường dành nhiều thời gian để trao đổi, tìm hiểu công việc của khách hàng để điều chỉnh phần mềm sao cho phù hợp nhất. Workflow cũng có tính năng hỗ trợ khách hàng tự điều chỉnh các trường dữ liệu theo từng loại quy trình, từ kế hoạch, công việc, khách hàng cho đến văn bản, nhân sự”, anh Nguyễn Quang Nhi nói.
Hiện Workflow đang có khoảng 20 khách hàng là các doanh nghiệp ở Đà Nẵng, Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh, thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như: quản lý dự án, thương mại dịch vụ, logistics, quản lý công nghệ thông tin, marketing... Anh Nguyễn Văn Đạt, Trưởng phòng Kinh doanh Công ty CP Xây lắp bưu điện miền Trung (quận Hải Châu) cho biết, trong gần 1 năm nay, anh sử dụng Workflow để quản lý công tác bán hàng.
Phần mềm giúp đội ngũ của anh quản lý hiệu quả các khách hàng tiềm năng, mối quan hệ khách hàng, kênh bán hàng và các nhiệm vụ trên cùng một nền tảng, giúp đội ngũ tập trung vào việc đóng giao dịch và không bị phân tâm bởi những công việc khác. Trong giai đoạn Covid-19, Workflow là một trong các startup Đà Nẵng tham gia chương trình Vietnam Remote Workforce (tạm dịch: “Lực lượng lao động từ xa Việt Nam”) do Bộ Thông tin và Truyền thông bảo trợ nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp chuyển đổi số vượt qua dịch, ưu đãi dịch vụ cho các doanh nghiệp.
KHANG NINH
