Quản lý công việc ngành dịch vụ với Bestaff

Đã từng quản lý 3 quán cà phê nên anh Lê Quốc Hùng (sinh năm 1991, trú tại quận Hải Châu) hiểu rõ hơn ai hết về những khó khăn khi vận hành một cửa hàng F&B (dịch vụ nhà hàng và quầy uống). Vì vậy, anh cùng các cộng sự đã nghiên cứu và đưa vào vận hành một ứng dụng quản lý công việc ngành dịch vụ có tên Bestaff.

Ứng dụng Bestaff giúp quản lý công việc ngành dịch vụ dễ dàng hơn. TRONG ẢNH: Nhân viên Công ty TNHH Tekup Solutions đang làm việc tại văn phòng. Ảnh: M.QUẾ

Mở quán cà phê từ năm 2011, đến năm 2016 anh Lê Quốc Hùng, Trưởng nhóm dự án Bestaff của Công ty TNHH Tekup Solutions (quận Hải Châu) đã có kinh nghiệm vận hành 3 quán cà phê. Tuy vậy, điều làm anh luôn trăn trở là việc quản lý nhân sự thủ công rất vất vả. Cụ thể, nhân viên quán cà phê phần lớn là sinh viên nên lịch đi làm không cố định, việc sắp xếp ca làm việc mất nhiều thời gian vì phải tổng hợp thời gian bận hay rỗi của nhiều người.

Bên cạnh đó, nhân viên là sinh viên cũng hay phát sinh việc bận đột xuất như học thêm giờ… nên rất khó quản lý. Ngoài ra, việc chấm công cho nhân viên nếu chỉ dựa vào những loại máy có trên thị trường thời điểm đó cũng không đáp ứng được yêu cầu xác thực mức độ cao mà chỉ dựa vào vân tay. Một vấn đề khác trong quản lý nhân sự là việc lưu trữ hồ sơ, giấy tờ dễ thất lạc hoặc hư hỏng…

Vì vậy, tháng 1-2020, anh Hùng cùng các cộng sự xây dựng phần mềm để giải quyết những bất cập trên. Đến tháng 5-2021, phần mềm chấm công và xếp lịch làm việc Bestaff đã ra mắt trên thị trường ở cả hai nền tảng điện thoại thông minh và website.

Theo đó, Bestaff chia hai chức năng cho người chủ hoặc người quản lý và nhân viên. Đầu tiên, người chủ cửa hàng lên website của Bestaff để tạo ra những thông tin ban đầu về cửa hàng và của nhân viên, sau khi cài đặt xong sẽ có lời mời tới thư điện tử của nhân viên để tải ứng dụng Bestaff về sử dụng. Khi nhân viên bắt đầu sử dụng ứng dụng sẽ chọn các khung thời gian có thể đi làm vào tuần tới. Sau khi tất cả các nhân viên thực hiện xong, người quản lý chỉ cần ấn “chia ca tự động” trên trang quản lý là một bảng lịch làm việc đầy đủ ai làm ca nào, vị trí nào cho cả cửa hàng sẽ được xuất ra, gần như ngay lập tức.

Nếu một nhân viên có việc bận đột xuất, nhân viên này có thể đối chiếu lịch làm việc mà mọi người đã điền trước đó để xem ca làm việc đó ai có thời gian rỗi để làm thay và đề xuất nhờ làm thay ngay trên Bestaff. Nếu người làm thay đồng ý thì khi tới cửa hàng làm việc, ứng dụng sẽ tự động chấm công cho người đó mà không cần thủ tục phức tạp. Ngoài ra nhân viên có thể xin nghỉ phép, xem thông báo, xem lương, thưởng ngay trên ứng dụng dựa trên số công mình đi làm chứ không phải chờ tới cuối tháng mới biết.

Còn với người quản lý, hầu hết những khó khăn của công việc thủ công trước đây đã được giải quyết. Cụ thể, khi nhân viên chấm công trên điện thoại, ứng dụng sẽ định vị được tọa độ khi nhân viên chấm công có đúng là ở cửa hàng không, đồng thời ứng dụng yêu cầu nhân viên chụp ảnh “check-in” để kiểm tra hoặc lưu trữ khi cần.

Bên cạnh đó, khi một nhân viên chấm công trễ thì sẽ có thông báo gửi ngay tới người quản lý; hay khi cửa hàng quá đông khách, người quản lý có thể xem lịch làm việc để đối chiếu nhân viên nào có thời gian rỗi và nhờ người đó tới tăng ca gấp. Mỗi khi nhân viên chấm công xong, lương của nhân viên sẽ lập tức được tính chứ không phải chờ tới cuối tháng để cộng lương. Việc tính lương có thể cài đặt cụ thể đến mức cùng một vị trí là nhân viên phục vụ hay lễ tân nhưng có thể chia thành nhiều bậc lương khác nhau tùy theo người quản lý cài đặt… Ngoài ra, quy trình làm việc, hồ sơ làm việc cũng đều được ứng dụng lưu trữ.

Nhìn chung, Bestaff đáp ứng khá tốt yêu cầu quản lý chuyên sâu cho ngành dịch vụ như ngành F&B, cơ sở lưu trú… nên chỉ một thời gian ngắn sau khi ra mắt, ứng dụng đã có hơn 100 cửa hàng F&B, cơ sở lưu trú tại Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh và Đà Nẵng đăng ký dùng thử.

Anh Hùng cho biết, vì ứng dụng vẫn đang trong thời gian hoàn thiện nên khách hàng được sử dụng hoàn toàn miễn phí, qua đó, đội ngũ vận hành của Bestaff có thể tiếp nhận những góp ý của khách hàng để cải tiến sản phẩm. Dự kiến tháng 6-2022, Bestaff sẽ chính thức được thương mại hóa với nhiều tính năng được nâng cấp như phần mềm vận hành nhanh hơn, tính năng truyền thông nội bộ tới từng nhóm nhỏ… Ngoài ra, trong thời gian tới, Bestaff sẽ hợp tác với một đơn vị trong lĩnh vực camera để xây dựng tính năng chấm công bằng khuôn mặt.

MAI QUẾ