Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế dựa trên những thông tin hóa đơn của doanh nghiệp.
Hóa đơn điện tử đang dần dần được sử dụng rộng rãi thay cho hóa đơn giấy. Theo chủ trương của Thủ tướng Chính phủ tại Chỉ thị 07/CT-TTg ngày 5-3-2018, trong năm 2018 sẽ triển khai sử dụng hóa đơn điện tử rộng rãi trên cả nước. Mới đây, Bộ Tài chính cũng đã ra Quyết định 526/QĐ-BTC ngày 16-4-2018 cho phép thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế tại Đà Nẵng, thay vì chỉ TP. Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh như trước đây.
Vậy, những lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử xác thực là gì?
1. Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.
Với hóa đơn giấy, thủ tục đăng ký mẫu hóa đơn khá rườm rà. Doanh nghiệp mất nhiều thời gian chờ đợi cơ quan thuế cấp phép. Sau khoảng 2 ngày, doanh nghiệp được đem mẫu hóa đơn đi đặt in với số lượng bản in là cố định và phải mang về phải lưu trữ tại doanh nghiệp. Hóa đơn đã in phải thông báo phát hành trước khi sử dụng ít nhất 2 ngày…
Lợi ích của hóa đơn điện tử xác thực là xóa bỏ những công đoạn không cần thiết. Với hóa đơn xác thực, doanh nghiệp sẽ được tự thiết kế mẫu và phát hành hóa đơn điện tử. Thủ tục phát hành và đăng ký thực hiện qua website và email. Cơ quan thuế sẽ xử lý và gửi kết quả cho doanh nghiệp ngay trong ngày thông qua email. Như vậy, hóa đơn xác thực giúp phát hành hóa đơn nhanh hơn nhiều so với hóa đơn giấy.
2. Tiết kiệm chi phí.
Để in mỗi quyển hóa đơn giấy thì trung bình phải trả từ 200 nghìn đến 500 nghìn đồng. Bình quân, doanh nghiệp sẽ cần in từ 5 đến 10 quyển mỗi lần. Tức là sẽ mất khoảng 3 triệu đến 5 triệu đồng mỗi lần in. Chưa kể với các doanh nghiệp lớn, số lượng cần in này sẽ tăng lên. Như vậy chi phí của doanh nghiệp sẽ tăng lên tới cả vài chục triệu đồng mỗi lần in hóa đơn. Chưa kể để gửi tới khách hàng, sẽ phát sinh phí chuyển phát nhanh. Số lượng hóa đơn càng lớn chi phí này sẽ càng nhiều.
Lợi ích của hóa đơn điện tử xác thực ở đây là không cần thiết phải in hóa đơn. Để gửi cho khách hàng, doanh nghiệp chỉ cần lập hóa đơn, ký điện tử, gửi hóa đơn tới cơ quan Thuế để được cấp mã xác thực sau đó gửi cho khách hàng của mình dưới dạng file điện tử. Vậy hóa đơn xác thực đã giảm chi phí in hóa đơn của doanh nghiệp về 0.
3. Giảm các thủ tục hành chính.
Việc quản lý hóa đơn giấy phải nhất thiết cẩn thận. Nếu để mất hóa đơn, doanh nghiệp sẽ phải giải trình chi tiết và hợp lý với cơ quan thuế. Hàng quý, doanh nghiệp phải thống kê về tình hình sử dụng hóa đơn như: số hóa đơn đã sử dụng, số hóa đơn bị hỏng do gạch xóa, số mất, số hóa đơn chưa được sử dụng... để nộp cơ quan thuế.
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn có mã xác thực sẽ không cần báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Bởi khi hóa đơn được xác thực thành công, thông tin hóa đơn của doanh nghiệp đã được lưu trữ và kiểm soát trên hệ thống của Tổng cục Thuế.
4. Có độ an toàn, chính xác cao
Khi lập hóa đơn giấy, kế toán phải làm tất cả nghiệp vụ bằng tay với giấy than. Bởi vậy, hóa đơn có thể bị sai sót là chuyện khó tránh khỏi, ngoài ra sử dụng hóa đơn giấy phải có nơi bảo quản, lưu trữ, dễ bị nhàu nát hoặc thất lạc.
Để lập hóa đơn điện tử, kế toán sẽ sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử xác thực có kết nối với cơ quan thuế. Trước khi được xác thực bởi Tổng cục Thuế, kế toán có thể kiểm tra lại thông tin hóa đơn, thực hiện sửa hóa đơn trên phần mềm nếu có sai sót. Vì vậy, hóa đơn xác thực đã giúp tăng độ chính xác, giúp việc lưu trữ, quản lý hóa đơn vĩnh viễn, tăng cường khả năng bảo mật hóa đơn của doanh nghiệp.
5. Chống việc làm giả hóa đơn.
Hiện nay, hóa đơn giấy giả, hóa đơn giấy hết hạn sử dụng đang tràn lan trên thị trường. Theo Thông tư số 10/2014/TT-BTC ngày 17-1-2014 của Bộ Tài chính, mức phạt đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn trái phép từ 20 triệu đến 50 triệu đồng và có thể truy tố hình sự nếu như gây hậu quả nghiêm trọng.
Khi hóa đơn đã được cơ quan thuế cấp mã xác thực, nghĩa là hóa đơn đã có giá trị pháp lý. Lúc này, khách hàng muốn kiểm tra hóa đơn chỉ cần nhập mã hóa đơn vào website của cơ quan thuế để tra cứu thông tin. Điều này sẽ ngăn chặn việc làm giả hay sử dụng hóa đơn quá hạn sử dụng.
6. Không lo thất lạc hóa đơn.
Trong khi hóa đơn giấy phải được gửi qua đường bưu điện hoặc các đơn vị vận chuyển khác nên rất dễ bị thất lạc và gây không ít phiền toái cho cả nhà cung cấp và khách hàng. Theo Thông tư 176/2016/TT-BTC, trường hợp làm mất hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có thể bị phạt tiền từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng.
Việc trao đổi hóa đơn điện tử giữa doanh nghiệp với khách hàng cũng đơn giản và đa dạng hơn rất nhiều, doanh nghiệp có thể xuất, gửi hóa đơn cho khách hàng thông qua các cách thức như:
- Gửi hóa đơn cho khách hàng qua hệ thống email tích hợp trên phần mềm
- Gửi thông tin hóa đơn qua hình thức tin nhắn SMS để khách hàng tra cứu.
- Xuất ra tệp dữ liệu để gửi cho khách hàng qua hình thức gửi email thông thường hoặc sao lưu vào USB…
7. Tăng mức độ tin cậy của doanh nghiệp.
Hóa đơn điện tử có thể chứa các thông tin nhận diện của doanh nghiệp như logo, hình ảnh. Bên cạnh đó, mã số xác thực được cấp bởi tổng cục Thuế sẽ giúp khách hàng của doanh nghiệp dễ dàng tra cứu hóa đơn trên website của Thuế để kiểm tra tính xác thực của hóa đơn.
Trên đây là các lợi ích của hóa đơn điện tử xác thực mang lại cho doanh nghiệp. Điều này chính là một cơ sở vững chắc để khẳng định: Hóa đơn xác thực sẽ trở thành một xu thế tất yếu trong các giao dịch kinh tế.
