Hậu trường tuyển sinh

Mùa tuyển sinh ĐH, CĐ đã bắt đầu. Nhưng để hàng nghìn sĩ tử yên tâm bước chân vào phòng thi, các chuyên viên của các Sở GD&ĐT, các trường ĐH, CĐ phải thực hiện một khối lượng công việc đồ sộ liên quan đến xử lý hồ sơ, giấy báo dự thi, sắp xếp phòng thi... với không ít áp lực mà không phải ai cũng biết.

Làm hết việc chứ không làm hết giờ

		Để thí sinh có thể đến nhận giấy báo dự thi ĐH, CĐ đúng thời gian, những người làm công tác tuyển sinh đã phải làm hết việc chứ không chỉ làm hết giờ. Trong ảnh: Nhận giấy báo dự thi tại Sở GD-ĐT Đà Nẵng.

Hai năm trở lại đây, Phòng GDTX – GDCN Sở GD&ĐT Đà Nẵng không còn phải căng thẳng chuyện “ôm” hồ sơ đăng ký dự thi (ĐKDT) ĐH, CĐ ra Bắc, vào Nam như những năm trước. Thầy Nguyễn Văn Dũng - Trưởng phòng, cho biết: “Kể từ mùa tuyển sinh năm 2009, sau khi hoàn tất khâu xử lý hồ sơ, nhập dữ liệu, chúng tôi đã ký hợp đồng với Viettel chuyển hồ sơ, lệ phí đến các trường ĐH, CĐ trong cả nước. Việc làm này giúp Sở GD&ĐT tiết kiệm được khoảng 1/2 số kinh phí so với việc cử người trực tiếp giao nhận hồ sơ cho các trường ĐH, CĐ. Ngoài ra, tính an toàn của cách làm này là rất cao, hạn chế tối đa việc thất lạc hồ sơ”. Nếu trực tiếp nộp hồ sơ ĐKDT cho các trường ĐH,CĐ tại các điểm tập trung (đã được Bộ GD&ĐT quy định), mỗi Sở GD&ĐT thường cử một trưởng hoặc phó trưởng phòng GDCN – GDTX và một chuyên viên đảm nhận. Thầy Dũng kể: “Thường thì đại diện các trường ĐH, CĐ luôn muốn lấy hồ sơ cho nhanh, nên hầu như không có ký nhận, kiểm tra mà chỉ đến bàn hồ sơ của các địa phương rồi ôm hồ sơ đi luôn... Một trường lại nhận hồ sơ của nhiều tỉnh, thế nên, tâm lý chung của các Sở GD&ĐT là rất sợ thất lạc hoặc sót hồ sơ”.

Thế nhưng, áp lực của việc “áp tải” hồ sơ ĐKDT và chuyển tiền lệ phí thi không thể sánh bằng công đoạn phân loại, xử lý hồ sơ, nhập dữ liệu. Anh Nguyễn Phan Duy Vũ - chuyên viên Phòng GDTX – GDCN Sở GD&ĐT Đà Nẵng cho biết: “Thường chúng tôi chia việc xử lý hồ sơ thành hai công đoạn: Trước hết, hồ sơ ĐKDT được phân loại theo từng vùng miền, rồi phân theo mã trường, ngành... Những sai sót của thí sinh trong khi làm hồ sơ cũng sẽ được xử lý trong giai đoạn này. Sau phân loại hồ sơ, đánh phiếu số 1 kèm lẫn bì hồ sơ gốc, tổ số 2 bắt đầu vào cuộc để nhập dữ liệu vào máy tính. Tất cả các công đoạn xử lý hồ sơ, nhập dữ liệu... đều đòi hỏi sự cẩn thận, chính xác và tỉ mỉ của cán bộ làm công tác tuyển sinh. Người xử lý hồ sơ phải nhớ mã trường, trường nào không tổ chức thi... Có một số trường, khối này tổ chức thi, nhưng khối khác thì chỉ xét tuyển, thế nên người xử lý hồ sơ buộc phải nắm hết những thông tin này để điều chỉnh nếu thí sinh có sai sót. Người ít, việc nhiều, lại phải hoàn thành trong một thời gian ngắn, nên những người trong tổ xử lý hồ sơ thường phải làm đêm”.

Để xử lý hồ sơ ĐKDT kịp thời gian gửi giấy báo dự thi cho thí sinh, các chuyên viên Ban Đào tạo của ĐH Đà Nẵng làm việc với phương châm “làm hết việc chứ không làm hết giờ”. TS Nguyễn Hoàng Việt - Trưởng Ban Đào tạo ĐH Đà Nẵng - cho biết: “Mặc dù trước khi hồ sơ ĐKDT gửi đến ĐH Đà Nẵng đã được bộ phận tiếp nhận và xử lý hồ sơ của các Sở GD-ĐT xử lý, điều chỉnh nếu có sai sót, nhưng khi đến ĐH Đà Nẵng vẫn phát hiện ra nhiều điều sai như sai tên, ngày sinh, đối tượng, khu vực... Hầu như năm nào cũng có đơn vị không gửi file đính kèm, nhập sai số liệu, sai ngành học hoặc sai khối thi...”. Những trường hợp này, bộ phận tiếp nhận, xử lý hồ sơ đều phải liên lạc với các Sở GD&ĐT để phối hợp xử lý, nhằm bảo đảm quyền lợi cho thí sinh. Chẳng hạn như năm nay, ĐH Đà Nẵng không tuyển sinh các ngành Y Dược nhưng Phú Yên vẫn có một hồ sơ đăng ký dự thi.

Tạo điều kiện tối đa cho thí sinh

Mùa tuyển sinh năm 2009, Cụm thi Quy Nhơn đã tổ chức cho thí sinh điều chỉnh những sai sót, nhầm lẫn trong hồ sơ ĐKDT ngay tại điểm thi trong buổi phổ biến quy chế thi. Những năm trước đó, thí sinh tại cụm thi Quy Nhơn phải thực hiện việc điều chỉnh tại Trường ĐH Quy Nhơn nên rất bất tiện trong di chuyển. Những thí sinh dự thi vào ĐH Đà Nẵng có thể vào trang web www.ud.edu.vn để in giấy báo dự thi đề phòng trường hợp thất lạc. Thí sinh có thể dùng giấy này cùng chứng minh thư để dự thi trong trường hợp chưa thể xin lại giấy báo dự thi tại Ban Đào tạo của ĐH Đà Nẵng.

Mùa tuyển sinh năm trước cũng trùng với thời điểm nắng nóng kéo dài và số người nhiễm cúm A/H1N1 tăng lên, các trường ĐH tổ chức tuyển sinh đã có kế hoạch phối hợp với Sở Y tế địa phương và các bệnh viện trên địa bàn để có những phương án hỗ trợ, chăm sóc sức khỏe thí sinh trong thời điểm dự thi. Trường ĐH Tây Nguyên, ĐH Đà Nẵng, cụm thi Quy Nhơn... đều trang bị khẩu trang y tế và phòng cách ly, đề phòng trường hợp có những thí sinh có biểu hiện sốt cao trong quá trình làm bài.

Để thí sinh yên tâm bước vào phòng thi, giúp cho các em không bị căng thẳng về tâm lý, các Hội đồng tuyển sinh đều rất chủ động và linh hoạt trong việc giải quyết những tình huống phát sinh, như thí sinh không nhận được giấy báo dự thi, đổi địa điểm thi... nhằm bảo đảm quyền lợi của thí sinh.

HIỀN LƯƠNG