Chiêu đãi là một biện pháp lễ tân quan trọng trong chương trình đón tiếp một đoàn khách quốc tế hoặc nhân những ngày có ý nghĩa đặc biệt như dịp quốc khánh, kỷ niệm ngày thiết lập quan hệ ngoại giao… Để một cuộc chiêu đãi đối ngoại đạt kết quả mong muốn, công việc chuẩn bị phải thật tỉ mỉ, chu đáo trong tất cả các khâu:
 |
| (Ảnh Internet) |
- Giấy mời in theo mẫu thông dụng, cần gửi trước đối với những dịp đã thành truyền thống, như Quốc khánh, khoảng 7-10 ngày. Đối với những đoàn khách quốc tế đến thăm và dự hội nghị ngắn hạn, giấy mời dự tiệc nên gửi ngay sau khi đoàn khách đến, ít nhất là 24 giờ, nếu gửi chậm hơn, người được mời có thể nghĩ rằng mình thuộc loại khách “kém quan trọng nhất” trong buổi tiệc. Nội dung giấy mời cần ghi rõ một số yếu tố để khách nhớ và khỏi nhầm lẫn như ngày, giờ, địa điểm, trang phục…
Về địa điểm, có thể đãi tiệc trong phòng hoặc ngoài vườn, tại cơ quan hay khách sạn. Tuy nhiên, một cuộc chiêu đãi được tổ chức trong khuôn viên một cơ quan đại diện ngoại giao thường được coi là có ý nghĩa lễ tân hơn là được tổ chức tại nhà hàng, khách sạn.
- Thực đơn cần được chọn phù hợp tính chất và mức độ cuộc chiêu đãi, chú ý tín ngưỡng và khẩu vị khách chính. Khi xen lẫn món ăn dân tộc với món ăn Âu-Tây, cần chú ý một số điểm sau:
+ Tránh những món ăn dân tộc quá độc đáo như thịt rắn, thịt chuột, thịt rùa, thịt chó (trừ khách Triều Tiên). Tránh những món ăn có thể gây bối rối đối với khách vì phải cầm tay, lột vỏ như cua, ghẹ…
+ Cần biết đặc điểm tôn giáo của khách để tránh những món ăn cấm kỵ đối với tín ngưỡng của họ. Người Hồi giáo không ăn thịt heo, không uống rượu, bia, hằng năm có một tháng nhịn ăn, nhịn uống, nhịn hút thuốc lá từ khi mặt trời mọc đến khi mặt trời lặn (tháng Ramadan). Người Ấn Độ không ăn thịt bò vì bò là con vật linh thiêng, không chiêu đãi rượu, bia trong dịp quốc khánh. Người Do Thái không ăn thịt heo và tôm, cua.
+ Quan tâm chế độ ăn uống của trưởng đoàn hay khách chính để chuẩn bị món ăn thích hợp (ăn chay, ăn kiêng).
- Sắp xếp chỗ ngồi quanh bàn tiệc tùy theo dạng bàn (chữ nhật, tròn, chữ T, chữ U…). Đây là một vấn đề khó khăn, tế nhị, nhất là trong chiêu đãi lớn và trọng thể, cần cân nhắc kỹ, tính toán các mặt thật chu đáo. Mọi sơ suất có thể bị khách phản ứng, bị coi là một cử chỉ thiếu hữu nghị, xúc phạm danh dự quốc gia… Nói chung, chỗ ngồi phải tương ứng với cương vị chính thức của khách, cần chú ý đến một số điểm sau:
+ Thứ tự quan trọng tính từ chủ tiệc và khách chính trở đi.
+ Nếu cùng cấp thì xếp người nhiều tuổi trước người ít tuổi hơn, nữ xếp trước nam (không nên xếp phụ nữ ngồi ở ngoài, cuối bàn tiệc).
+ Chủ, khách, nam, nữ ngồi xen kẽ.
+ Vợ chồng không ngồi cạnh nhau.
+ Chú ý khả năng ngôn ngữ và nghề nghiệp của khách để tiện việc nói chuyện trong buổi tiệc.
Khách được mời dự tiệc ngồi nhất thiết phải trả lời có đến dự hay không để lễ tân kịp thời điều chỉnh sắp xếp chỗ ngồi trước khi buổi tiệc bắt đầu. Để ghế trống trong buổi tiệc là điều nên tránh vì nó có thể khêu gợi tính tò mò và phán đoán không nên có. Nên nhớ rằng giấy mời ghi tên ai thì người đó đến dự tiệc ngồi, tuyệt đối không cử người đi thay (mời đích danh, không phải mời theo chức vụ).
PHI TUÂN (st)
