Xuất phát từ thực trạng sử dụng nhân sự không hiệu quả ở các đại lý thuế, Công ty CP VBPO (quận Hải Châu) phối hợp Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn và Đại lý thuế Trương Gia (Thành phố Hồ Chí Minh) xây dựng dự án khởi nghiệp - giải pháp quản lý hóa đơn TAIO. Đây được xem là công cụ xử lý hóa đơn “từ A đến Z” tự động đầu tiên tại Việt Nam, có khả năng thay thế hoàn toàn các nhân viên nhập liệu trong tương lai.
 |
| Công ty CP VBPO sử dụng ứng dụng TAIO để tự động hóa công tác kế toán. (Ảnh chụp tháng 5-2020) Ảnh: K.NINH |
Anh Trần Mạnh Huy, Giám đốc Công ty CP VBPO cho biết, ý tưởng xây dựng TAIO đến từ một cuộc trao đổi giữa anh và anh Trương Ngọc Đăng Khoa, Giám đốc Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn và Đại lý thuế Trương Gia (gọi tắt là Công ty Trương Gia) vào đầu năm 2019. Thời điểm đó, Công ty Trương Gia đang gặp khó khăn về quản lý nhân sự với mạng lưới khách hàng lớn, cần nhiều nhân viên để hỗ trợ các nghiệp vụ thuế cho khách hàng.
Tuy vậy, việc nhập liệu các hóa đơn chiếm đến 70-80% tổng số thời gian làm việc của nhân viên, khiến thời gian dành cho các dịch vụ chuyên môn sâu hơn như phân tích, tư vấn thuế bị rút lại. Trước tình hình đó, anh Khoa nghĩ cách thành lập một nhóm nhân sự gồm chủ yếu là các sinh viên chuyên thực hiện công việc nhập liệu. Song, cách làm này lại khó bảo đảm bảo mật thông tin khách hàng, cũng không đạt được năng suất như mong đợi.
Sau khi nắm bắt tình hình, anh Huy đề nghị Công ty VBPO hợp tác với Công ty Trương Gia để xây dựng một dự án khởi nghiệp là giải pháp giúp xử lý hóa đơn tự động. Là doanh nghiệp công nghệ thông tin của Đà Nẵng, VBPO đảm nhiệm phần công nghệ, còn Công ty Trương Gia phụ trách phần nghiệp vụ. Chỉ sau vài tháng, phiên bản chính thức đầu tiên của TAIO ra đời. Anh Huy nói: “Một trong những nghĩa của từ TAIO là “Tax All In One”, tức “Thuế - Mọi thứ trong một”. Đây cũng chính là giải pháp xử lý hóa đơn thông minh và tự động hóa các quy trình kế toán doanh nghiệp đầu tiên tại Việt Nam”. Để sử dụng công cụ này, người dùng tải hóa đơn lên TAIO (qua địa chỉ thư điện tử hoặc tải trực tiếp lên trang web).
Sử dụng công nghệ dữ liệu lớn (Big Data), TAIO sẽ tự động kiểm tra, xác thực tính hợp lệ và hợp pháp của hóa đơn thông qua bộ tiêu chí được xây dựng bởi các cố vấn. Đối với các hóa đơn giấy (được tải lên bằng cách chụp hình trực tiếp), TAIO sử dụng công nghệ nhận dạng chữ viết để xử lý tương tự như hóa đơn điện tử. Mọi dữ liệu hóa đơn đều được tự động trích xuất nhanh chóng, bảo đảm độ chính xác. Ngoài ra, dựa trên khả năng tích hợp cơ sở dữ liệu, TAIO còn có thể tự động xuất các báo cáo và số liệu thống kê theo thời gian thực, phục vụ công tác kế toán thuế và kế toán quản trị của doanh nghiệp.
Để bảo đảm tính bảo mật, mỗi hóa đơn đều được TAIO “chẻ nhỏ” thành nhiều “mảnh”, chỉ khi đến tay người dùng cuối mới được ghép lại toàn vẹn. Như vậy, phần mềm giúp doanh nghiệp không bị phụ thuộc quá nhiều vào nhân sự.
Đặc biệt, khả năng tổng hợp và trích xuất tự động và theo thời gian thực của TAIO giúp chủ doanh nghiệp kiểm soát tình hình dòng tiền, hỗ trợ ra quyết định kịp thời. Chị Huỳnh Thị Thu Hiền, Kế toán trưởng Công ty CP Vintapro (thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương) cho biết, trước đây, công ty chị thực hiện công việc nhập liệu hóa đơn một cách thủ công. Công việc này rất mất thời gian bởi đối với mỗi hóa đơn, nhân viên cần lên các trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra soát. Khi dùng TAIO, toàn bộ quá trình tra soát, xử lý, cập nhật được tự động hóa và hoàn tất chỉ trong chưa đầy một phút.
Chị Hiền chia sẻ: “Khi doanh nghiệp tải hóa đơn lên ứng dụng này, cả đại lý thuế lẫn doanh nghiệp đều có thể cập nhật, kiểm soát được tình hình mà không phụ thuộc vào thời gian, khoảng cách địa lý. Nhờ vậy, chúng tôi có thể kịp thời phát hiện các lỗi sai trong công tác kế toán. Đội ngũ xây dựng TAIO cũng sẵn sàng điều chỉnh các tính năng cho phù hợp với nhu cầu của từng khách hàng. Công ty Vintapro bắt đầu sử dụng TAIO vào đúng thời điểm Covid-19 bùng phát tại Việt Nam. Nhờ công cụ này, chúng tôi vượt qua được những khó khăn khi nhân sự xin nghỉ việc, hỗ trợ nhân viên làm việc tại nhà”.
Trong khi đó, anh Trương Ngọc Đăng Khoa nhận định, TAIO giúp giải phóng chi phí và nhân lực cho doanh nghiệp, thúc đẩy các nhân sự kế toán thuế, xây dựng kỹ năng mới, thực hiện các công việc chuyên sâu, mang lại nhiều giá trị gia tăng hơn. Hiện TAIO sở hữu mạng lưới khách hàng gồm gần 20 đại lý thuế trên toàn quốc (mỗi đại lý cung cấp dịch vụ cho khoảng 50-100 doanh nghiệp) và hơn 50 doanh nghiệp nhỏ lẻ.
Trong thời gian tới, TAIO sẽ tích hợp công nghệ chuỗi khối (Blockchain) để truy vết hóa đơn, tránh nạn hóa đơn giả; đồng thời, bổ sung thêm các tính năng như theo dõi công nợ, hàng tồn kho, tình trạng thuế doanh nghiệp…, kết nối với các cổng khai báo thuế của cơ quan chức năng. Anh Trần Mạnh Huy cho biết, mong muốn của anh là từ TAIO sẽ xây dựng thêm dự án khởi nghiệp hỗ trợ tự động hóa quy trình doanh nghiệp, số hóa tất cả chứng từ giấy đang lưu hành, tiến đến doanh nghiệp không giấy tờ.
KHANG NINH
