Từ việc bản thân cũng gặp khó khăn trong quá trình vận hành công ty, anh Nguyễn Phước Hiệp (phường Khuê Trung, quận Cẩm Lệ) đã nghiên cứu và đưa vào vận hành một ứng dụng quản lý công việc và tự động hóa doanh nghiệp có tên Zinwork.
 |
| Zinwork là ứng dụng quản lý công việc và tự động hóa doanh nghiệp. TRONG ẢNH: Nhân viên làm việc tại Công ty CP Zinwork. (Ảnh chụp tháng 1-2020) Ảnh: M.QUẾ |
Trong một sự kiện của cộng đồng khởi nghiệp về kinh nghiệm vận hành và quản lý công ty, anh Nguyễn Phước Hiệp, Giám đốc Công ty CP Zinwork (phường Khuê Trung, quận Cẩm Lệ) chia sẻ về một ứng dụng do chính anh xây dựng, có tên Zinwork.
Trước khi có ý tưởng về ứng dụng, anh Hiệp cũng như nhiều công ty khác, quản lý công việc của doanh nghiệp bằng Microsoft Excel, Zalo cùng các phiếu giao nhận cũng như giấy tờ thủ công khác. Song, tính chất của công ty anh là giải quyết các công việc hằng ngày với nhiều khách hàng thì việc phân công nhân viên nào, làm việc gì, theo dõi tình hình xuất kho, thu chi và đánh giá hiệu suất trên Microsoft Excel và Zalo là rất khó khăn. Chính vì vậy, anh Hiệp đã tìm hiểu và sử dụng qua những phần mềm quản lý công việc khác từ nước ngoài như Trello, Odoo...
Tuy nhiên, các phần mềm này nếu áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thì sẽ không đi sâu vào được quản lý chi tiết nguồn lực; còn những hệ thống quản trị hoạch định chi tiết thì khó triển khai do chi phí cao và độ phức tạp lớn, lại chưa khớp những yêu cầu anh Nguyễn Phước Hiệp mong muốn. “Vốn đã có sẵn lợi thế về công nghệ, tôi nghĩ tại sao mình không nghiên cứu và phát triển một phần mềm áp dụng được cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ như mình, giúp nâng cao năng lực cạnh tranh trong thời đại 4.0.”, anh Hiệp chia sẻ. Ấp ủ từ năm 2018 để hoàn thiện từng tính năng cho ứng dụng Zinwork, tới đầu năm 2020, anh Hiệp cùng một người bạn thành lập Công ty CP Zinwork với cơ sở tại Đà Nẵng và Thành phố Hồ Chí Minh.
Theo đó, khi mở ứng dụng Zinwork, người dùng sẽ thấy các công việc và chức năng nghiệp vụ khác nhau tùy theo người quản lý doanh nghiệp phân cấp bậc và mức độ truy cập. Chẳng hạn, nhân viên kỹ thuật sẽ thấy công việc máy móc của khách hàng cần sửa chữa, nhân viên chăm sóc khách hàng có thể tạo cũng như duyệt đóng, kiểm tra với khách hàng... Chủ doanh nghiệp sẽ luôn nhận được các thông báo công việc ở bất cứ nơi đâu, khi nhìn vào tổng quan sẽ thấy được: công việc mới, công việc đã xong, công việc đang làm, sổ việc ghi nợ (đã làm xong nhưng khách hàng chưa thanh toán...) và nhiều mức độ của quản lý do chủ doanh nghiệp hoặc người quản lý tùy biến linh hoạt.
Có thể nói, Zinwork như một “mạng xã hội” dành cho mỗi doanh nghiệp khi có thêm sự hỗ trợ các tính năng tương tác thời gian thực, biểu tượng thông báo khi có người vào xem, cập nhật, cộng tác, bình luận về công việc... Bên cạnh đó, để tạo động lực cho nhân viên hoàn thành công việc, hệ thống sẽ tự động quy ra điểm dựa trên đầu việc và được tính vào lương, thưởng cuối tháng, hoặc hỗ trợ chấm công nhân viên vắng làm, đi trễ, về sớm để có các mức phạt phù hợp...
Tất cả đều hiển thị rõ ngày giờ và lưu lại nên doanh nghiệp sẽ minh bạch trong việc quản lý nhân sự. Để chăm sóc khách hàng, người chủ doanh nghiệp có thể phân loại khách hàng tùy theo tính chất và lưu lại thông tin, phân quyền truy cập cho các nhóm nhân viên. Khi bấm vào xem, sẽ hiển thị sản phẩm mà khách hàng đã mua, ngày giờ giao dịch hoặc thông tin bảo hành, sửa chữa liên quan nên không tốn thời gian để tìm kiếm thông tin khi tất cả mọi thứ đã được liệt kê rõ ràng. Danh sách khách hàng này nếu công ty đã thống kê qua Microsoft Excel thì ứng dụng Zinwork sẽ hỗ trợ lấy danh sách từ Excel, doanh nghiệp hoàn toàn không mất thời gian nhập lại.
“Ứng dụng Zinwork phù hợp với khá nhiều lĩnh vực. Tuy nhiên, như chia sẻ ban đầu, nếu phù hợp tất cả các ngành nghề thì sẽ không đi sâu được vào chi tiết đặc thù. Chính vì vậy, khi xây dựng Zinwork, chúng tôi hướng đến việc nó phù hợp nhất với các doanh nghiệp có các công việc liên quan đến lắp đặt thi công, bảo hành, bảo trì, cung cấp dịch vụ làm tận nơi... gọi chung là khối kỹ thuật, dịch vụ, hỗ trợ”, anh Hiệp cho biết. Năm 2019, anh Nguyễn Phước Hiệp dành ra một năm để các doanh nghiệp đối tác sử dụng thử ứng dụng Zinwork miễn phí.
Sau nhiều cải tiến và hoàn thiện, đầu năm 2020, anh Hiệp cùng cộng sự đã phát hành ứng dụng Zinwork chính thức trên hai nền tảng điện thoại thông minh và mới đây là ứng dụng trên website. Hiện anh Hiệp vẫn duy trì tính năng dùng thử tự do, đến nay đã có khoảng 10 công ty chính thức ký hợp đồng mua ứng dụng Zinwork bản đầy đủ để sử dụng. Anh Hiệp cho biết, thời gian tới, anh sẽ xây dựng nhiều chính sách marketing để các doanh nghiệp biết tới Zinwork nhiều hơn.
MAI QUẾ
